公司會議資料管理制度總則一、目的為規范公司會議資料的管理，確保會議資料的完整性、準確性和及時性，提高會議效率和決策質量，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內部所有會議資料的管理，包括但不限于董事會會議、股東會會議、管理層會議、部門會議等各類會議。三、管理原則1.統一管理原則：公司所有會議資料由人事行政部統一負責管理，確保資料的集中存儲和有效利用。2.保密原則：對于涉及公司機密的會議資料，應嚴格遵守保密規定，不得泄露給未經授權的人員。3.及時更新原則：會議資料應及時更新，確保其反映最新的會議內容和決策。4.便捷使用原則：會議資料應便于查閱和使用，為公司員工提供高效的信息支持。四、管理職責1.人事行政部負責會議資料的收集、整理、歸檔和保管工作。制定會議資料的管理制度和流程，并監督執行。提供會議資料的查閱和借閱服務，確保資料的安全和完整。負責會議資料的備份和存檔工作，防止資料丟失或損壞。2.會議組織部門負責會議資料的準備工作，包括會議議程、會議文件、會議材料等。確保會議資料的準確性和完整性，提前將資料發送給參會人員。協助人事行政部進行會議資料的歸檔和保管工作。3.參會人員負責按時領取和閱讀會議資料，做好會議準備工作。遵守會議資料的保密規定，不得私自復制、傳播或泄露會議資料。會議結束后，應及時將會議資料歸還人事行政部或按照規定進行處理。會議資料的收集與整理一、收集范圍1.會議議程：包括會議的時間、地點、參會人員、會議主題、會議議程等。2.會議文件：包括會議通知、會議紀要、決議文件、提案文件等。3.會議材料：包括會議相關的報告、數據、圖表、圖片等。二、收集方式1.會議組織部門應在會議召開前，將會議資料收集齊全，并發送給人事行政部進行整理。2.人事行政部應及時接收會議資料，并進行登記和編號，確保資料的唯一性和可追溯性。3.對于臨時召開的會議，會議組織部門應在會議結束后，及時將會議資料收集整理，并提交給人事行政部進行歸檔。三、整理要求1.會議資料應按照會議類型、會議時間等進行分類整理，便于查閱和使用。2.會議資料應進行數字化處理，建立電子檔案，同時保留紙質檔案。3.會議資料的整理應做到準確、完整、清晰，不得遺漏或篡改任何信息。4.對于重要的會議資料，應進行加密處理，防止資料被非法訪問或篡改。會議資料的歸檔與保管一、歸檔范圍1.已完成的會議資料，包括會議議程、會議文件、會議材料等。2.正在進行的會議資料，包括會議通知、會議紀要、決議文件等。3.歷史會議資料，包括公司歷年的會議資料、重要會議的資料等。二、歸檔時間1.會議結束后，會議組織部門應在3個工作日內將會議資料提交給人事行政部進行歸檔。2.對于重要的會議資料，應在會議結束后及時進行歸檔，不得拖延。3.人事行政部應在收到會議資料后的5個工作日內完成歸檔工作。三、歸檔要求1.會議資料應按照歸檔范圍進行分類歸檔，建立檔案目錄，便于查閱和使用。2.會議資料的歸檔應做到規范、整齊、有序，不得隨意堆放或丟失。3.對于電子檔案，應定期進行備份，防止數據丟失。4.人事行政部應建立檔案管理制度，明確檔案的保管期限、借閱權限等，確保檔案的安全和完整。會議資料的借閱與使用一、借閱范圍1.公司內部員工，包括管理層、部門負責人、普通員工等。2.外部合作伙伴，如供應商、客戶、合作伙伴等，需經公司領導批準后方可借閱。二、借閱流程1.借閱人應填寫《會議資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、借閱時間、借閱用途等信息，并經所在部門負責人簽字批準。2.借閱人將《會議資料借閱申請表》提交給人事行政部，人事行政部審核通過后，將會議資料借給借閱人。3.借閱人應在規定的借閱期限內歸還會議資料，如需延期借閱，應提前辦理延期手續。4.人事行政部應建立會議資料借閱登記制度，記錄借閱人的姓名、借閱時間、歸還時間等信息，便于管理和查詢。三、使用要求1.借閱人應妥善保管會議資料，不得損壞、丟失或私自復制。2.借閱人應在規定的使用范圍內使用會議資料，不得將資料用于未經授權的用途。3.人事行政部應定期對會議資料的使用情況進行檢查，發現問題及時處理。會議資料的更新與銷毀一、更新要求1.對于已發生變更的會議資料，會議組織部門應及時通知人事行政部進行更新。2.人事行政部應定期對會議資料進行檢查，發現資料過期或內容變更的，應及時進行更新。3.會議資料的更新應做到及時、準確、完整，確保資料的有效性。二、銷毀要求1.對于已過期或無保存價值的會議資料，人事行政部應提出銷毀申請，經公司領導批準后進行銷毀。2.銷毀會議資料時，應嚴格遵守保密規定，采取安全可靠的銷毀方式，防