單位電話使用管理制度一、總則1.目的為規范單位電話的使用，確保通訊暢通，提高工作效率，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于單位全體員工。3.基本原則確保工作需要，優先保障業務聯系和緊急事務處理。合理使用，避免浪費，嚴禁利用單位電話進行私人閑聊或從事與工作無關的活動。愛護設備，妥善保管，保持電話及周邊環境整潔。二、電話管理職責1.行政部門負責單位電話設備的選型、采購、安裝、調試及日常維護保養，確保設備正常運行。定期檢查電話線路，及時排除故障，保障通訊暢通。根據工作需要，合理分配電話號碼，并負責號碼的變更、停用等管理工作。對員工電話使用情況進行監督檢查，發現違規行為及時糾正處理。2.各部門負責人負責本部門電話使用的日常管理和監督，教育引導員工正確使用電話。配合行政部門做好電話設備的維護和管理工作，及時反饋設備故障及使用問題。對本部門員工因工作需要撥打長途電話進行審核和控制，確保費用合理。3.員工嚴格遵守本制度，正確、規范使用單位電話，不得擅自更改電話號碼或轉借他人使用。愛護電話設備，保持電話清潔，不得隨意拆卸、損壞。在工作時間內，應及時接聽電話，禮貌應答，不得拒接或故意拖延。不得利用單位電話撥打私人長途電話、閑聊或從事其他與工作無關的活動。三、電話使用規范1.接聽規范電話鈴響三聲內必須接聽，拿起話筒后應先自報單位名稱和部門，然后禮貌詢問對方有何事。通話過程中要認真傾聽對方講話，不得隨意打斷，如有重要內容應做好記錄。若對方找的人不在，應禮貌告知對方，并詢問是否需要代為轉達，如需轉達，應準確記錄對方姓名、單位、聯系電話及留言內容，并及時傳達。通話結束時，應禮貌道別，待對方掛斷電話后再輕輕放下話筒。2.撥打規范撥打外線電話前，應先了解對方電話號碼及所在地區號，確認無誤后再撥打。如需撥打長途電話，應提前填寫《長途電話使用申請表》，經部門負責人審核、分管領導批準后，交行政部門登記備案方可撥打。撥打國際長途電話，必須嚴格按照國家有關規定辦理審批手續，經單位主要領導批準后，方可撥打。通話時要簡潔明了，直奔主題，避免冗長、繁瑣的交談，提高通話效率。不得隨意撥打與工作無關的電話，如因特殊情況需要撥打私人電話，應盡量縮短通話時間，并確保不影響工作。3.傳真使用規范如需發送傳真，應先將傳真內容整理好，確保清晰、準確，然后放入傳真機進紙口。發送傳真前，應檢查傳真號碼是否正確，確認無誤后再按發送鍵。接收傳真時，應及時查看傳真內容，如為重要文件或資料，應及時通知相關人員，并做好登記和保管工作。傳真機使用完畢后，應及時清理紙屑，關閉電源，保持設備整潔。四、電話費用管理1.費用核算單位電話費用由行政部門統一核算，每月定期與電信運營商核對賬單，確保費用準確無誤。電話費用根據使用部門進行分攤，各部門應嚴格控制本部門電話費用支出，不得超出預算。2.費用報銷員工因工作需要撥打長途電話、國際長途電話等產生的費用，應按照單位費用報銷規定，填寫《費用報銷單》，附上《長途電話使用申請表》等相關審批文件，經部門負責人審核、財務部門審核、分管領導批準后，方可報銷。嚴禁虛報、冒報電話費用，一經發現，將嚴肅追究相關人員責任。3.費用控制行政部門應定期對各部門電話費用使用情況進行統計分析，如發現某部門費用異常，應及時與該部門溝通，查找原因，采取措施加以控制。鼓勵員工充分利用電子郵件、即時通訊工具等方式進行工作溝通，減少電話使用頻率，降低通訊費用。五、電話設備維護與保養1.日常維護員工應愛護電話設備，保持電話清潔，不得隨意在電話上張貼物品或進行其他損壞設備的行為。如發現電話設備出現故障，應及時向行政部門報告，不得自行拆卸或修理。行政部門應定期對電話設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。2.故障維修對于電話設備出現的一般性故障，行政部門應及時進行維修，確保在最短時間內恢復正常使用。如遇重大故障或無法自行維修的問題，行政部門應及時聯系電信運營商或專業維修人員進行維修，并做好記錄。3.設備更新與升級隨著業務發展和技術進步，行政部門應根據工作需要，及時對電話設備進行更新與升級，以提高通訊質量和工作效率。電話設備更新與升級前，行政部門應進行充分的調研和論證，確保選型合理、投資效益最大化。六、違規處理1.員工如有下列違反本制度的行為，將視情節輕重給予相應的批評教育、警告、罰款等處罰：未按規定接聽或撥打單位電話，影響工作聯系的。利用單位電話進行私人閑聊或從事與工作無關活動，經批評教育仍不改正的。擅自更改電話號碼或轉借他人使用單位電話的。故意損壞電話設備的。虛報、冒報電話費用的。2.因員工違規使用單位電話給單位造成經濟損失的，應責令其賠償相應損失。3.對于多次違反本制度或情節嚴重的員工，將按照