商貿公司資料管理制度總則一、目的為規范商貿公司資料的管理，確保資料的安全、完整、準確和及時利用，提高公司的工作效率和管理水平，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于商貿公司內部所有部門和員工，包括總部及各分支機構。三、資料定義本制度所稱資料，是指商貿公司在經營管理過程中形成的各種文字、圖表、聲像等形式的信息載體，包括但不限于文件、檔案、報表、合同、憑證、圖紙、備忘錄等。四、管理原則1.統一管理原則：公司的資料實行統一管理，由公司指定的部門或人員負責資料的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.安全保密原則：公司的資料屬于公司的商業秘密，應嚴格遵守保密制度，防止資料的泄露和濫用。3.及時準確原則：資料的收集、整理、歸檔和利用應及時、準確，確保資料的時效性和可靠性。4.便于利用原則：資料的管理應便于公司內部各部門和員工的利用，提高資料的使用效率。資料的分類與編碼一、資料分類根據資料的性質和用途，將公司的資料分為以下幾類：1.行政管理類：包括公司的規章制度、會議紀要、通知、請示、報告等。2.人事管理類：包括員工檔案、勞動合同、培訓記錄、績效考核記錄等。3.財務管理類：包括會計憑證、財務報表、預算報表、審計報告等。4.市場營銷類：包括市場調研資料、營銷策劃方案、客戶檔案、銷售合同等。5.物流管理類：包括貨物運輸單據、倉儲記錄、物流配送計劃等。6.其他類：包括公司的資質證書、榮譽證書、商標注冊證等。二、資料編碼為便于資料的管理和利用，對公司的資料進行編碼。資料編碼采用分類編碼法，即根據資料的分類，分別給每一類資料賦予一個固定的編碼前綴，然后再根據資料的具體內容，給每一份資料賦予一個唯一的編碼。資料編碼的具體規則如下：1.行政管理類資料編碼前綴為“XG”。2.人事管理類資料編碼前綴為“RS”。3.財務管理類資料編碼前綴為“CW”。4.市場營銷類資料編碼前綴為“XS”。5.物流管理類資料編碼前綴為“WL”。6.其他類資料編碼前綴為“QT”。7.每份資料的編碼由編碼前綴和具體編碼組成，具體編碼根據資料的內容和順序進行編排。資料的收集與整理一、資料的收集1.各部門應根據本部門的工作需要，及時收集與本部門工作相關的資料，并將收集到的資料交予公司指定的資料管理部門或人員。2.資料管理部門或人員應定期對各部門收集到的資料進行檢查和督促，確保資料的收集工作及時、準確。3.對于重要的資料，應采取多種方式進行收集，如書面收集、電子收集等，以確保資料的完整性和準確性。二、資料的整理1.資料管理部門或人員應根據資料的分類和編碼規則，對收集到的資料進行整理和分類，將相同類別的資料歸為一類，并按照一定的順序進行排列。2.對于整理好的資料，應編制資料目錄，以便于資料的查閱和利用。3.資料的整理工作應定期進行，一般每年進行一次，以確保資料的整理工作及時、準確。資料的歸檔與保管一、資料的歸檔1.各部門應將整理好的資料及時歸檔，歸檔的資料應符合歸檔要求，如資料的完整性、準確性、規范性等。2.資料的歸檔工作應按照規定的程序進行，一般由資料管理部門或人員負責，各部門應予以配合。3.對于重要的資料，應采取雙重歸檔的方式，即同時在紙質檔案和電子檔案中進行歸檔，以確保資料的安全性和可靠性。二、資料的保管1.資料的保管應采取專柜保管、專人負責的方式，確保資料的安全和完整。2.資料保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施，以防止資料的損壞和丟失。3.資料保管人員應定期對保管的資料進行檢查和清點，確保資料的數量和質量完好。4.對于超過保管期限的資料，應按照規定的程序進行銷毀或移交，以減少資料的存儲空間和管理成本。資料的利用與借閱一、資料的利用1.公司內部各部門和員工在工作中需要利用資料時，應向資料管理部門或人員提出申請，并填寫資料利用申請表。2.資料管理部門或人員應根據申請內容，及時提供所需的資料，并辦理相關的借閱手續。3.資料的利用應在規定的范圍內進行，不得將資料用于與工作無關的用途。4.資料利用完畢后，應及時歸還資料管理部門或人員，并辦理歸還手續。二、資料的借閱1.公司內部員工因工作需要借閱資料時，應填寫資料借閱申請表，并經部門負責人批準后，方可借閱。2.外部單位或個人因工作需要借閱資料時，應填寫資料借閱申請表，并經公司領導批準后，方可借閱。3.借閱的資料應在規定的期限內歸還，如需延期歸還，應辦理延期手續。4.借閱的資料不得轉借他人，不得損壞或丟失，如有損壞或丟失，應照價賠償。資料的更新與維護一、資料的更新1.公司的資料應定期進行更新，以確保資料的時效性和準確性。2.各部門應根據工作需要，及時將本部門的資料進行更新，并將更新后的資料交予資料管理部門或人員。3.資料管理部門或人員應定期對公司的資料進行檢查和更新，確保資料的更新工作及時、準確。二、資料的維護1.資料的維護應包括資料的整理、歸檔、保管、利用等方面的工作，以確保資料的安全、完整、準確和及時利用。2.資料管理部門或人員應定期對資料的管理工作進行檢查和評估，及時發現和解決