醫院共享文件管理制度總則一、目的為規范醫院內部文件的共享與管理，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。醫院共享文件是指在醫院內部各部門、各科室之間共享的電子文檔，包括但不限于醫療記錄、科研資料、行政文件等。通過建立健全的共享文件管理制度，確保醫院內部信息的及時、準確傳遞，促進醫院各項工作的順利開展。二、適用范圍本制度適用于醫院內所有部門、科室及工作人員，包括臨床、醫技、行政、后勤等各個領域。凡涉及醫院內部文件共享的行為，均應遵守本制度的規定。三、管理原則1.安全第一原則：在保證文件共享的同時，必須高度重視信息安全，采取有效的安全措施，防止文件泄露、篡改或丟失。2.便捷高效原則：共享文件管理應注重提高工作效率，簡化文件共享的流程，方便各部門、科室之間的信息交流與協作。3.規范有序原則：建立健全的文件共享管理規范，明確各部門、科室及工作人員的職責和權限，確保文件共享的有序進行。4.保密原則：對于涉及醫院機密、患者隱私等敏感信息的文件，應嚴格遵守保密規定，不得隨意共享或泄露。共享文件的分類與標識一、分類根據文件的內容和用途，醫院共享文件可分為以下幾類：1.醫療文件：包括病歷、檢查報告、檢驗報告、手術記錄等與醫療業務相關的文件。2.科研文件：包括科研項目資料、學術論文、研究報告等與科研工作相關的文件。3.行政文件：包括醫院規章制度、人事任免通知、財務報表等與行政管理相關的文件。4.后勤文件：包括物資采購計劃、設備維修記錄、后勤保障方案等與后勤工作相關的文件。二、標識為便于識別和管理共享文件，每個文件應進行統一的標識，標識內容包括文件編號、文件名稱、文件類別、文件密級、創建日期、修改日期等。文件編號應具有唯一性，可按照一定的規則進行編制，如按照部門、科室、年份、序號等進行編號。文件名稱應簡潔明了，能夠準確反映文件的內容和用途。文件密級可分為絕密、機密、秘密、普通四個等級，根據文件的重要性和保密性進行劃分。創建日期和修改日期應記錄文件的創建時間和最后一次修改時間，以便于跟蹤文件的更新情況。共享文件的創建與上傳一、創建1.各部門、科室應指定專人負責本部門、本科室的文件創建工作，確保文件的準確性和完整性。2.創建文件時，應按照規定的格式和要求進行填寫，包括文件編號、文件名稱、文件類別、文件密級、創建日期等信息。3.對于醫療文件，應嚴格按照醫療質量管理的相關規定進行創建，確保病歷的書寫規范、準確、完整。4.對于科研文件，應按照科研管理的相關規定進行創建，確保科研資料的真實性、可靠性、完整性。5.對于行政文件和后勤文件，應按照行政管理和后勤管理的相關規定進行創建，確保文件的合法性、合規性、有效性。二、上傳1.創建完成的文件應及時上傳至醫院的共享文件服務器，確保文件的及時共享。2.上傳文件時，應選擇正確的文件類別和密級，并填寫相關的文件信息，如文件標題、文件摘要、關鍵詞等。3.對于重要的文件或敏感的文件，應在上傳前進行加密處理，防止文件泄露。4.上傳文件后，應及時通知相關部門、科室及工作人員，確保文件的及時獲取和使用。共享文件的權限管理一、權限設置1.醫院共享文件服務器應設置不同的權限級別，包括讀取權限、編輯權限、刪除權限等。根據不同部門、科室及工作人員的職責和需求，為其分配相應的權限。2.對于醫療文件，臨床醫生應具有讀取和編輯權限，護士應具有讀取權限，其他部門、科室及工作人員應根據需要分配相應的權限。3.對于科研文件，科研人員應具有讀取和編輯權限，其他部門、科室及工作人員應根據需要分配相應的權限。4.對于行政文件和后勤文件，相關部門、科室及工作人員應根據其工作職責和需求，分配相應的權限。二、權限變更1.各部門、科室及工作人員的權限應根據其工作職責和需求的變化進行及時變更，確保權限的合理性和有效性。2.權限變更應由部門負責人或科室負責人提出申請，經醫院信息管理部門審核批準后進行變更。3.權限變更后，應及時通知相關部門、科室及工作人員，確保其能夠及時了解權限的變化情況。共享文件的使用與管理一、使用1.各部門、科室及工作人員在使用共享文件時，應嚴格遵守醫院的相關規定和操作規程，不得隨意更改、刪除或泄露文件內容。2.對于醫療文件，臨床醫生在使用時應嚴格遵守醫療質量管理的相關規定，不得篡改病歷等醫療文件內容。3.對于科研文件，科研人員在使用時應嚴格遵守科研管理的相關規定，不得抄襲、剽竊他人的科研成果。4.對于行政文件和后勤文件，相關部門、科室及工作人員在使用時應嚴格遵守行政管理和后勤管理的相關規定，不得濫用職權或違反規定。二、管理1.醫院信息管理部門應定期對共享文件的使用情況進行統計和分析，及時發現和解決問題，提高文件的使用效率。2.各部門、科室應加強對本部門、本科室共享文件的管理，定期對文件進行清理和整理，確保文件的準確性和完整性。3.對于長期未使用的共享文件，應及時進行清理和刪除，避免文件堆積占用服務器空間。4.對于重要的共享文件，應定期進行備份，防止文件丟失或損壞。共享文件的安全管理一、安全措施1.醫院共享文件服務器應采取嚴格的安全措施，包括防火墻、入侵檢測、數據加密等，防止外部攻擊和內部泄露。2.各部門、科室及工作人員應使用強密碼，并定期更換密碼，防止密碼被破解。3.對于重要的共享文件，應進行備份，并將備份存儲在安全的地方，防止文件丟失或損壞。4.不得將共享文件存儲在個人電腦或移動存儲設備中，防止文件泄露或丟失。二、違規處理1.對于違反本制度規定，擅自更改、刪除或泄露共享文件內容的部門、科室及工作人