發票進項掃描管理制度一、總則（一）目的為規范公司發票進項掃描管理工作，確保發票信息準確、及時錄入系統，提高財務工作效率，加強稅務風險管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門涉及發票進項業務的相關人員，包括但不限于采購人員、報銷人員、財務人員等。（三）基本原則1.準確性原則：確保發票掃描信息與紙質發票內容一致，準確無誤地錄入系統。2.及時性原則：在規定時間內完成發票的掃描及相關信息的錄入，不得延誤。3.保密性原則：嚴格保護發票信息的安全，防止信息泄露。二、發票進項掃描流程（一）發票接收1.采購部門或其他業務部門在收到供應商開具的發票后，應及時進行核對。核對內容包括發票的真實性、完整性、準確性，如發票抬頭、稅號、金額、貨物或服務名稱、稅率等信息是否與業務合同及實際交易相符。2.對于不符合要求的發票，采購部門應及時與供應商溝通，要求其重新開具正確的發票。（二）發票整理1.將核對無誤的發票按照類別、時間順序進行整理，確保發票平整、無褶皺、無破損。2.去除發票上的訂書釘、回形針等金屬物品，以免影響掃描效果。（三）掃描設備及軟件1.公司配備專門的發票掃描設備，如高速掃描儀等，并確保設備正常運行，定期進行維護和保養。2.使用符合公司財務管理要求的發票掃描軟件，該軟件應具備自動識別發票信息、生成電子檔案等功能。（四）掃描操作1.操作人員應按照發票掃描軟件的操作指南進行操作，將發票正面朝上放入掃描設備，確保發票圖像清晰、完整。2.對于多張發票的掃描，應逐張進行掃描，避免漏掃或重掃。3.在掃描過程中，如發現發票存在模糊、污損等情況，應及時重新掃描。（五）信息錄入與審核1.發票掃描軟件自動識別發票上的信息后，操作人員應認真核對錄入系統的信息是否準確。對于識別錯誤的信息，應手動進行修改。2.錄入完成后，由財務人員進行審核。審核內容包括發票的合規性、信息的準確性等。審核通過后，系統生成發票電子檔案，并將相關信息同步至公司財務核算系統。3.對于審核不通過的發票，財務人員應注明原因，并退回給相關業務部門，要求其重新處理。（六）發票存檔1.經審核通過的發票，應按照公司檔案管理規定進行存檔。紙質發票應裝訂成冊，并在封面上注明發票所屬期間、數量、金額等信息。2.電子檔案應按照年度、月份進行分類存儲，確保檔案的完整性和可查詢性。三、發票進項掃描管理職責（一）采購部門1.負責采購業務發票的接收、初步核對及整理工作，確保發票的真實性和完整性。2.及時將整理好的發票傳遞給財務部門，并協助財務部門進行發票相關問題的溝通和處理。（二）報銷人員1.對于涉及發票報銷的業務，應按照公司報銷制度的要求，確保提供的發票真實、合法、有效。2.配合財務部門完成發票的掃描及信息錄入工作，如有問題及時反饋。（三）財務部門1.負責發票進項掃描工作的組織、指導和監督，制定相關操作流程和規范。2.審核發票掃描錄入的信息，確保發票的合規性和信息的準確性。3.負責發票電子檔案和紙質檔案的管理工作，定期對發票進行清查和盤點。（四）信息技術部門1.負責發票掃描設備和軟件的維護和管理，確保設備正常運行，軟件功能滿足公司業務需求。2.提供技術支持，解決發票掃描過程中出現的技術問題。四、發票進項掃描的時間要求（一）日常發票采購部門或報銷人員應在收到發票后的[X]個工作日內完成發票的整理和傳遞工作，財務部門應在收到發票后的[X]個工作日內完成掃描、信息錄入及審核工作。（二）月度結賬前每月結賬前[X]個工作日，各部門應確保所有已發生業務的發票均已完成掃描及相關流程，財務部門完成最終審核并進行賬務處理。五、發票進項掃描的質量控制（一）定期抽檢財務部門應定期對已掃描錄入系統的發票信息進行抽檢，抽檢比例不低于當月發票總數的[X]%。抽檢內容包括發票信息的準確性、發票與業務的匹配性等。（二）問題處理1.在抽檢或日常工作中發現發票掃描信息存在問題時，財務部門應及時通知相關業務部門進行核實和處理。2.對于因發票掃描信息錯誤導致的稅務風險或財務損失，應追究相關責任人的責任。（三）培訓與提升1.公司定期組織發票進項掃描相關業務培訓，提高操作人員的業務水平和操作技能。2.鼓勵員工學習和掌握新的發票管理知識和技術，不斷優化發票進項掃描管理工作流程。六、發票進項掃描的安全管理（一）數據安全1.發票掃描軟件應具備數據加密功能，確保發票信息在傳輸和存儲過程中的安全性。2.財務部門應定期對發票電子檔案進行備份，備份數據存儲在安全的介質上，并異地存放，防止數據丟失。（二）人員安全1.嚴格限制對發票掃描設備和軟件的訪問權限，只有經過授權的人員才能進行操作。2.操作人員應妥善保管個人賬號和密碼，不得將其泄露給他人。如發現賬號被盜用或異常情況，應及時報告并采取措施。（三）保密制度1.所有接觸發票信息的人員應嚴格遵守公司保密制度，不得私自泄露發票內容及相關信息。2.禁止在非工作場合談論發票業務及相關信息，防止信息泄露給無關人員。七、發票進項掃描的監督與考核（一）內部監督1.財務部門負責對發票進項掃描管理工作進行內部監督，定期檢查各部門的工作執行情況，發現問題及時督促整改。2.審計部門應定期對發票進項掃描管理工作進行審計，評估其合規性和有效性，提出改進建議。（二）考核機制1.將發票進項掃描管理工作納入公司績效考核體系，對相關部門和人員的工作質量、工作效率等進行考核。2.對于在發票進項掃描管理工作中表現優秀的部門和個人，給予相應的獎勵；對于工作不力、違反制