公司印信證照管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印信證照的管理，規(guī)范印信證照的使用流程，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司。（三）定義1.印信：指公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、部門章等具有法律效力的印章。2.證照：指公司營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等各類證件。二、印信管理（一）印章的刻制1.公司因工作需要刻制印章，由相關(guān)部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。2.印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將印章登記備案，并將印章交由專人保管。（二）印章的保管1.公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章由行政部門指定專人保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人保管，部門章由各部門指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自攜帶印章外出。如因工作需要攜帶印章外出，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.印章保管人員應(yīng)建立印章使用登記簿，詳細(xì)記錄印章的使用日期、使用部門、使用事由、批準(zhǔn)人等信息。（三）印章的使用1.公司印章的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。2.用印申請(qǐng)部門應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明用印事由、用印文件名稱、份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，印章保管人員應(yīng)按照審批意見用印，并在《印章使用申請(qǐng)表》上加蓋印章。4.印章使用完畢后，印章保管人員應(yīng)及時(shí)將印章歸位，并將《印章使用申請(qǐng)表》存檔保管。（四）印章的停用與銷毀1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱變更等原因，需要停用印章的，由行政部門統(tǒng)一收回印章，并進(jìn)行登記備案。2.停用的印章應(yīng)及時(shí)銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門會(huì)同相關(guān)部門共同銷毀，并在《印章銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。3.印章銷毀后，行政部門應(yīng)將《印章銷毀申請(qǐng)表》存檔保管。三、證照管理（一）證照的辦理1.公司各類證照的辦理由相關(guān)部門負(fù)責(zé)，辦理前應(yīng)填寫《證照辦理申請(qǐng)表》，注明辦理證照的名稱、辦理事由、預(yù)計(jì)辦理時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，相關(guān)部門應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理證照，并及時(shí)將辦理結(jié)果反饋給行政部門。3.行政部門應(yīng)建立證照辦理登記簿，詳細(xì)記錄證照的辦理日期、辦理部門、辦理事由、辦理結(jié)果等信息。（二）證照的保管1.公司各類證照由行政部門指定專人保管，保管人員應(yīng)妥善保管證照，不得將證照轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自攜帶證照外出。如因工作需要攜帶證照外出，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.保管人員應(yīng)建立證照使用登記簿，詳細(xì)記錄證照的使用日期、使用部門、使用事由、批準(zhǔn)人等信息。3.證照保管人員應(yīng)定期對(duì)證照進(jìn)行清查核對(duì)，確保證照的安全完整。（三）證照的使用1.公司證照的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。2.用證申請(qǐng)部門應(yīng)填寫《證照使用申請(qǐng)表》，注明用證事由、用證文件名稱、份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，證照保管人員應(yīng)按照審批意見提供證照，并在《證照使用申請(qǐng)表》上加蓋印章。4.證照使用完畢后，證照保管人員應(yīng)及時(shí)將證照收回，并將《證照使用申請(qǐng)表》存檔保管。（四）證照的年檢與換證1.公司各類證照的年檢與換證由相關(guān)部門負(fù)責(zé)，辦理前應(yīng)填寫《證照年檢（換證）申請(qǐng)表》，注明年檢（換證）的名稱、年檢（換證）時(shí)間、預(yù)計(jì)辦理時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，相關(guān)部門應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理證照的年檢與換證，并及時(shí)將辦理結(jié)果反饋給行政部門。3.行政部門應(yīng)建立證照年檢（換證）登記簿，詳細(xì)記錄證照的年檢（換證）日期、年檢（換證）部門、年檢（換證）事由、辦理結(jié)果等信息。（五）證照的遺失與補(bǔ)辦1.如發(fā)現(xiàn)公司證照遺失，證照保管人員應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并填寫《證照遺失報(bào)告表》，注明遺失證照的名稱、遺失時(shí)間、遺失地點(diǎn)等信息。2.行政部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門掛失，并按照規(guī)定的程序辦理證照的補(bǔ)辦手續(xù)。3.補(bǔ)辦證照所需費(fèi)用由責(zé)任人承擔(dān)。四、印信證照的借用與歸還（一）借用1.因工作需要借用印信證照的，借用部門應(yīng)填寫《印信證照借用申請(qǐng)表》，注明借用事由、借用時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，借用部門應(yīng)到行政部門辦理借用手續(xù)，借用人員應(yīng)在《印信證照借用登記簿》上簽字確認(rèn)。3.借用人員應(yīng)妥善保管借用的印信證照，不得擅自轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。如因工作需要擴(kuò)大使用范圍，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）歸還1.借用人員應(yīng)在借用期限屆滿前及時(shí)歸還印信證照，如需延期借用，須提前辦理延期手續(xù)。2.歸還印信證照時(shí)，借用人員應(yīng)確保印信證照完好無損，并在《印信證照借用登記簿》上簽字確認(rèn)。3.行政部門應(yīng)對(duì)歸還的印信證照進(jìn)行檢查核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借用人員的責(zé)任。五、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.行政部門應(yīng)定期對(duì)公司印信證照的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章的保管、使用、停用與銷毀情況，證照的辦理、保管、使用、年檢與換證、遺失與補(bǔ)辦情況等。2.檢查人員應(yīng)填寫《印信證照檢查記錄表》，詳細(xì)記錄檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、檢查結(jié)果等信息。（二）不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)或行政部門有權(quán)對(duì)印信證照的管理情況進(jìn)行不定期抽查，抽查內(nèi)容包括印章的使用審批情況、證照的借用與歸還情況等。2.抽查人員應(yīng)填寫《印信證照抽查記錄表》，詳細(xì)記錄抽查時(shí)間、抽查人員、抽查內(nèi)容、抽查結(jié)果等信息。（三）問題處理1.對(duì)于檢查或抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)提出