商貿(mào)公司采購(gòu)管理制度總則一、目的為規(guī)范商貿(mào)公司的采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量、價(jià)格合理，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于商貿(mào)公司及其所屬各部門的采購(gòu)活動(dòng)，包括原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、勞務(wù)等各類物資的采購(gòu)。三、管理原則1.公開、公平、公正原則：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，杜絕暗箱操作和不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為。2.擇優(yōu)原則：在保證質(zhì)量的前提下，應(yīng)選擇價(jià)格合理、交貨及時(shí)、服務(wù)良好的供應(yīng)商。3.節(jié)約原則：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)注重節(jié)約成本，合理控制采購(gòu)費(fèi)用，提高資金使用效率。4.合規(guī)原則：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度和相關(guān)合同約定，確保采購(gòu)行為的合法性和合規(guī)性。四、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.采購(gòu)管理部門（1）公司設(shè)立采購(gòu)管理部門，負(fù)責(zé)公司的采購(gòu)管理工作，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。（2）采購(gòu)管理部門的主要職責(zé)包括：制定采購(gòu)計(jì)劃、編制采購(gòu)預(yù)算、組織采購(gòu)招標(biāo)、選擇供應(yīng)商、簽訂采購(gòu)合同、驗(yàn)收采購(gòu)物資、處理采購(gòu)糾紛等。2.需求部門（1）各需求部門負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，并對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等進(jìn)行審核和確認(rèn)。（2）需求部門應(yīng)配合采購(gòu)管理部門進(jìn)行采購(gòu)工作，提供必要的協(xié)助和信息，參與供應(yīng)商的考察和評(píng)價(jià)等活動(dòng)。3.財(cái)務(wù)部門（1）財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、控制采購(gòu)費(fèi)用、辦理采購(gòu)付款等工作，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行監(jiān)督和管理。（2）財(cái)務(wù)部門應(yīng)參與采購(gòu)合同的審核，確保采購(gòu)款項(xiàng)的支付符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)合同約定。4.審計(jì)部門（1）審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（2）審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，對(duì)采購(gòu)過程中的違規(guī)行為進(jìn)行查處，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算1.采購(gòu)計(jì)劃（1）采購(gòu)管理部門應(yīng)根據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和庫(kù)存情況，制定年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)物資的種類、數(shù)量、規(guī)格、時(shí)間等要求。（2）采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后下達(dá)執(zhí)行，各需求部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)，不得擅自變更采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)預(yù)算（1）采購(gòu)管理部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，編制年度、季度和月度采購(gòu)預(yù)算，明確采購(gòu)物資的預(yù)算金額和資金來(lái)源。（2）采購(gòu)預(yù)算應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后下達(dá)執(zhí)行，各需求部門應(yīng)嚴(yán)格控制采購(gòu)費(fèi)用，不得超預(yù)算采購(gòu)。（3）財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行審核和控制，確保采購(gòu)資金的合理使用。六、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商的選擇（1）采購(gòu)管理部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)物資的種類和需求，制定供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)價(jià)指標(biāo)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評(píng)價(jià)。（2）供應(yīng)商的選擇應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，通過招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)等方式確定供應(yīng)商，嚴(yán)禁私自確定供應(yīng)商。（3）供應(yīng)商應(yīng)具備相應(yīng)的資質(zhì)和信譽(yù)，能夠提供符合質(zhì)量要求的物資和服務(wù)，并且價(jià)格合理、交貨及時(shí)。2.供應(yīng)商的評(píng)價(jià)與管理（1）采購(gòu)管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系，對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行定期評(píng)價(jià)和考核。（2）根據(jù)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)結(jié)果，采購(gòu)管理部門應(yīng)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商進(jìn)行重點(diǎn)扶持，對(duì)不合格供應(yīng)商進(jìn)行淘汰。（3）供應(yīng)商的評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)作為供應(yīng)商選擇和管理的重要依據(jù)，同時(shí)應(yīng)及時(shí)反饋給供應(yīng)商，促進(jìn)供應(yīng)商的改進(jìn)和提高。七、采購(gòu)招標(biāo)與合同管理1.采購(gòu)招標(biāo)（1）對(duì)于采購(gòu)金額較大或重要的物資采購(gòu)，應(yīng)采用招標(biāo)方式進(jìn)行采購(gòu)。（2）采購(gòu)招標(biāo)應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度的要求進(jìn)行，公開招標(biāo)信息，接受供應(yīng)商的投標(biāo)報(bào)價(jià)。（3）采購(gòu)招標(biāo)應(yīng)成立招標(biāo)評(píng)審小組，對(duì)供應(yīng)商的投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。（4）招標(biāo)評(píng)審小組應(yīng)由采購(gòu)管理部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，確保招標(biāo)評(píng)審的公正性和客觀性。2.采購(gòu)合同（1）中標(biāo)供應(yīng)商確定后，采購(gòu)管理部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、付款方式等條款。（2）采購(gòu)合同應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后生效，采購(gòu)管理部門應(yīng)將合同副本分別發(fā)送給需求部門、財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門等相關(guān)部門備案。（3）采購(gòu)管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保供應(yīng)商按照合同約定履行交貨義務(wù)。八、采購(gòu)驗(yàn)收與付款1.采購(gòu)驗(yàn)收（1）采購(gòu)物資到達(dá)公司后，應(yīng)由需求部門和采購(gòu)管理部門共同進(jìn)行驗(yàn)收。（2）驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫驗(yàn)收單，并簽字確認(rèn)。（3）如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)物資存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行處理，直至驗(yàn)收合格。2.采購(gòu)付款（1）采購(gòu)管理部門應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收單和采購(gòu)合同的約定，編制付款申請(qǐng)單，經(jīng)需求部門、財(cái)務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理采購(gòu)付款手續(xù)。（2）財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的要求，對(duì)采購(gòu)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保付款金額的準(zhǔn)確性和合法性。（3）采購(gòu)付款應(yīng)采用銀行轉(zhuǎn)賬等方式進(jìn)行，嚴(yán)禁現(xiàn)金支付。九、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)1.采購(gòu)監(jiān)督（1）公司設(shè)立采購(gòu)監(jiān)督小組，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督，檢查采購(gòu)管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（2）采購(gòu)監(jiān)督小組應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)、采購(gòu)管理部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，確保監(jiān)督的公正性和客觀性。2.采購(gòu)審計(jì)（1）審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)合同的簽訂、執(zhí)行情況，供應(yīng)商的選擇、評(píng)價(jià)情況，采購(gòu)款項(xiàng)的支付情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出審計(jì)意見。（2）審計(jì)部門應(yīng)將審計(jì)結(jié)果及時(shí)反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，對(duì)存在的問題進(jìn)行整改和處理。十、附則1.本制度由