加強備用鑰匙管理制度總則一、目的為了加強公司備用鑰匙的管理，確保公司財產的安全，規范備用鑰匙的保管、使用和交接等行為，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司內所有涉及備用鑰匙的部門和人員，包括但不限于行政部、財務部、安保部、各部門辦公室等。三、管理原則1.責任明確：明確備用鑰匙的保管責任人和使用權限，確保每把備用鑰匙都有專人負責。2.安全第一：將備用鑰匙的管理置于安全首位，采取有效的防范措施，防止鑰匙丟失或被盜用。3.規范使用：嚴格規范備用鑰匙的使用程序，確保備用鑰匙的使用符合公司的規定和業務需求。4.定期檢查：定期對備用鑰匙的保管情況進行檢查，及時發現和解決問題，確保備用鑰匙的安全可靠。四、管理職責1.行政部負責制定和完善備用鑰匙管理制度，并監督制度的執行情況。負責備用鑰匙的統一管理和調配，確保備用鑰匙的數量和分布符合公司的需求。負責組織對備用鑰匙保管人員的培訓和考核，提高其保管意識和技能。負責對備用鑰匙的使用情況進行記錄和統計，定期向相關部門和領導匯報。2.財務部負責對備用鑰匙的購置和維修費用進行預算和審批，確保備用鑰匙的管理費用合理。負責對備用鑰匙的財務賬目進行管理和核算，確保備用鑰匙的財務信息準確無誤。3.安保部負責對備用鑰匙的保管場所進行安全檢查和防范，確保備用鑰匙的保管環境安全可靠。負責對備用鑰匙的使用情況進行監督和檢查，發現違規行為及時制止并報告相關部門。4.各部門辦公室負責本部門備用鑰匙的保管和使用，指定專人負責備用鑰匙的管理工作。嚴格按照本制度的規定使用備用鑰匙，不得擅自將備用鑰匙借給他人或用于其他用途。如發現備用鑰匙丟失或被盜用，應立即報告行政部，并配合行政部進行調查和處理。備用鑰匙的保管一、保管人員各部門辦公室應指定一名專人負責本部門備用鑰匙的保管工作，該人員應具備良好的職業道德和保密意識，確保備用鑰匙的安全。二、保管場所備用鑰匙應存放在安全、干燥、通風的場所，避免陽光直射和潮濕環境。同時，應采取必要的防盜措施，如安裝門鎖、監控等，確保備用鑰匙的安全。三、保管方式1.實物保管：將備用鑰匙存放在專門的鑰匙柜或保險箱中，鑰匙柜或保險箱應配備兩把鑰匙，分別由保管人員和安保部人員保管，使用時需兩人同時在場。2.電子保管：對于一些重要的備用鑰匙，可以采用電子保管的方式，如使用電子鑰匙管理系統，將備用鑰匙的信息錄入系統中，通過密碼或指紋等方式進行管理和使用。四、保管要求1.專人保管：備用鑰匙應由專人負責保管，不得隨意轉交他人或委托他人保管。2.定期檢查：保管人員應定期對備用鑰匙進行檢查，確保備用鑰匙的完好無損，如有損壞或丟失應及時報告行政部。3.記錄備案：保管人員應將備用鑰匙的保管情況進行記錄，包括備用鑰匙的數量、種類、存放位置等信息，并將記錄備案存檔，以備查閱。備用鑰匙的使用一、使用范圍備用鑰匙僅用于在緊急情況下或正常鑰匙無法使用時開啟相關門、柜、箱等設施，不得用于其他用途。二、使用程序1.申請使用：需要使用備用鑰匙的部門或人員應填寫《備用鑰匙使用申請表》，注明使用備用鑰匙的原因、使用時間、使用人員等信息，并經本部門負責人簽字確認后，提交行政部審批。2.審批同意：行政部收到《備用鑰匙使用申請表》后，應及時進行審批，如審批同意，應在申請表上簽字并注明審批意見，同時通知保管人員準備備用鑰匙。3.領取備用鑰匙：使用備用鑰匙的人員應持行政部審批同意的《備用鑰匙使用申請表》到行政部領取備用鑰匙，并在《備用鑰匙領取登記表》上簽字確認。4.使用備用鑰匙：使用備用鑰匙的人員應在規定的時間內使用備用鑰匙，使用完畢后應立即將備用鑰匙歸還行政部，并在《備用鑰匙歸還登記表》上簽字確認。5.歸還備用鑰匙：保管人員收到歸還的備用鑰匙后，應及時進行檢查，確保備用鑰匙的完好無損，如有損壞或丟失應及時報告行政部。三、使用限制1.嚴禁將備用鑰匙借給他人使用，如確需借用，應經行政部審批同意，并辦理相關借用手續。2.嚴禁將備用鑰匙用于非法或違規活動，如發現將追究相關人員的法律責任。3.嚴禁擅自更改備用鑰匙的使用范圍或用途，如確需更改，應經行政部審批同意。備用鑰匙的交接一、交接范圍備用鑰匙的交接包括保管人員的交接、使用人員的交接等。二、交接程序1.保管人員交接：保管人員因工作調動、離職等原因需要交接備用鑰匙時，應填寫《備用鑰匙交接表》，將備用鑰匙的數量、種類、存放位置等信息進行交接，并經交接雙方簽字確認后，報行政部備案。2.使用人員交接：使用人員因工作調動、離職等原因需要交接備用鑰匙時，應填寫《備用鑰匙交接表》，將使用備用鑰匙的情況進行交接，并經交接雙方簽字確認后，報行政部備案。三、交接要求1.完整交接：交接時應將備用鑰匙的全部信息進行交接，不得遺漏或隱瞞。2.及時交接：交接應及時進行，不得拖延或推諉。3.簽字確認：交接雙方應在《備用鑰匙交接表》上簽字確認，以明確交接