辦公場(chǎng)所租賃管理制度總則一、目的為規(guī)范公司辦公場(chǎng)所的租賃管理，合理控制租賃成本，確保辦公場(chǎng)所的安全、舒適和高效使用，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)在國(guó)內(nèi)外租賃的辦公場(chǎng)所，包括寫(xiě)字樓、商務(wù)中心、商鋪等各類(lèi)辦公用房。三、管理原則1.節(jié)約成本原則：在滿(mǎn)足公司辦公需求的前提下，盡量選擇性?xún)r(jià)比高的辦公場(chǎng)所，降低租賃成本。2.安全便捷原則：租賃的辦公場(chǎng)所應(yīng)具備良好的安全設(shè)施和便捷的交通條件，確保員工的人身安全和工作效率。3.合規(guī)合法原則：租賃辦公場(chǎng)所應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，避免因違規(guī)租賃而帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)。4.靈活調(diào)整原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，及時(shí)調(diào)整辦公場(chǎng)所的租賃規(guī)模和布局，提高辦公場(chǎng)所的使用效率。四、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.人事行政部（1）負(fù)責(zé)辦公場(chǎng)所租賃的前期調(diào)研、選址、談判和合同簽訂等工作。（2）負(fù)責(zé)辦公場(chǎng)所的日常管理，包括物業(yè)管理、設(shè)施維護(hù)、環(huán)境衛(wèi)生等。（3）負(fù)責(zé)與出租方的溝通協(xié)調(diào)，處理租賃過(guò)程中的相關(guān)事宜。（4）負(fù)責(zé)收集整理辦公場(chǎng)所租賃的相關(guān)資料，建立租賃檔案。2.財(cái)務(wù)部（1）負(fù)責(zé)審核辦公場(chǎng)所租賃的預(yù)算和費(fèi)用支出，確保租賃費(fèi)用的合理性和合規(guī)性。（2）負(fù)責(zé)辦理租賃款項(xiàng)的支付手續(xù)，與出租方進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。（3）參與辦公場(chǎng)所租賃的談判和合同簽訂，對(duì)租賃條款進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。3.各部門(mén)（1）根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，提出辦公場(chǎng)所的租賃需求，并配合人事行政部進(jìn)行選址和談判。（2）負(fù)責(zé)本部門(mén)在辦公場(chǎng)所內(nèi)的日常管理，遵守辦公場(chǎng)所的各項(xiàng)規(guī)章制度。（3）協(xié)助人事行政部處理租賃過(guò)程中的相關(guān)事宜，如搬遷、裝修等。租賃前期工作一、需求調(diào)研1.各部門(mén)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，提出辦公場(chǎng)所的租賃需求，包括租賃面積、租賃地點(diǎn)、租賃期限等。2.人事行政部對(duì)各部門(mén)的租賃需求進(jìn)行匯總和分析，制定辦公場(chǎng)所租賃的初步方案。3.人事行政部對(duì)初步方案進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，了解當(dāng)?shù)剞k公場(chǎng)所的租賃市場(chǎng)情況，包括租金水平、租賃政策、地理位置等。二、選址1.根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研的結(jié)果，人事行政部初步確定幾個(gè)符合公司需求的辦公場(chǎng)所候選地點(diǎn)。2.組織相關(guān)人員對(duì)候選地點(diǎn)進(jìn)行實(shí)地考察，考察內(nèi)容包括辦公場(chǎng)所的周邊環(huán)境、交通條件、配套設(shè)施等。3.對(duì)實(shí)地考察的結(jié)果進(jìn)行評(píng)估和比較，確定最終的辦公場(chǎng)所選址方案。三、談判1.人事行政部與出租方進(jìn)行談判，談判內(nèi)容包括租金、押金、租賃期限、物業(yè)管理費(fèi)、水電費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用的支付方式和標(biāo)準(zhǔn)。2.談判過(guò)程中，應(yīng)充分考慮公司的利益和需求，爭(zhēng)取獲得最優(yōu)惠的租賃條件。3.談判結(jié)束后，人事行政部應(yīng)及時(shí)將談判結(jié)果反饋給相關(guān)部門(mén)，并根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)進(jìn)行調(diào)整和決策。四、合同簽訂1.人事行政部根據(jù)談判結(jié)果，起草辦公場(chǎng)所租賃合同，并提交財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核。2.財(cái)務(wù)部對(duì)租賃合同進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核租金、押金、相關(guān)費(fèi)用的支付方式和標(biāo)準(zhǔn)等條款，確保合同的合規(guī)性和合理性。3.經(jīng)財(cái)務(wù)部審核通過(guò)后，人事行政部與出租方簽訂辦公場(chǎng)所租賃合同，并將合同原件交財(cái)務(wù)部備案。租賃期間管理一、物業(yè)管理1.人事行政部負(fù)責(zé)與物業(yè)管理公司簽訂物業(yè)管理合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.物業(yè)管理公司應(yīng)按照合同約定，提供辦公場(chǎng)所的物業(yè)管理服務(wù)，包括環(huán)境衛(wèi)生、安全保衛(wèi)、設(shè)施維護(hù)等。3.人事行政部應(yīng)定期對(duì)物業(yè)管理公司的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。4.如物業(yè)管理公司未能按照合同約定提供服務(wù)，人事行政部應(yīng)及時(shí)與物業(yè)管理公司溝通協(xié)調(diào)，要求其整改。如整改不力，人事行政部應(yīng)根據(jù)合同約定追究物業(yè)管理公司的違約責(zé)任。二、設(shè)施維護(hù)1.人事行政部負(fù)責(zé)辦公場(chǎng)所設(shè)施的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)施的正常運(yùn)行。2.如發(fā)現(xiàn)設(shè)施出現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)維修人員進(jìn)行維修。維修人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成維修工作，并及時(shí)將維修情況反饋給人事行政部。3.對(duì)于需要更換的設(shè)施設(shè)備，人事行政部應(yīng)及時(shí)提出申請(qǐng)，并按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購(gòu)和更換。4.人事行政部應(yīng)定期對(duì)辦公場(chǎng)所的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，制定設(shè)施設(shè)備的保養(yǎng)計(jì)劃，延長(zhǎng)設(shè)施設(shè)備的使用壽命。三、安全管理1.人事行政部負(fù)責(zé)辦公場(chǎng)所的安全管理工作，制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，確保員工的人身安全和公司的財(cái)產(chǎn)安全。2.人事行政部應(yīng)定期對(duì)辦公場(chǎng)所的安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保安全設(shè)施的正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)安全設(shè)施存在隱患，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。3.人事行政部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)辦公場(chǎng)所的人員管理，制定門(mén)禁制度和訪客管理制度，嚴(yán)格控制人員進(jìn)出。4.如發(fā)生安全事故，人事行政部應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，組織救援和善后處理工作，并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)報(bào)告。四、費(fèi)用管理1.人事行政部應(yīng)根據(jù)租賃合同的約定，及時(shí)向出租方支付租金和相關(guān)費(fèi)用。如遇租金調(diào)整，應(yīng)及時(shí)與出租方協(xié)商并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。2.人事行政部應(yīng)定期對(duì)辦公場(chǎng)所的費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，如水電費(fèi)、物業(yè)管理費(fèi)等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決費(fèi)用異常情況。3.對(duì)于需要分?jǐn)偟馁M(fèi)用，如水電費(fèi)等，人事行政部應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分?jǐn)偅⒓皶r(shí)將分?jǐn)偳闆r通知各部門(mén)。4.財(cái)務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)辦公場(chǎng)所租賃費(fèi)用的審核和監(jiān)督，確保租賃費(fèi)用的合理性和合規(guī)性。租賃變更與終止一、租賃變更1.如公司需要變更辦公場(chǎng)所的租賃面積、租賃地點(diǎn)、租賃期限等，應(yīng)提前與出租方進(jìn)行協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。2.租賃變更的協(xié)商過(guò)程中，應(yīng)充分考慮公司的利益和需求，爭(zhēng)取獲得出租方的同意。3.租賃變更協(xié)議應(yīng)明確變更后的租賃條款和雙方的權(quán)利義務(wù)，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。二、租賃終止1.如公司需要終止辦公場(chǎng)所的租賃，應(yīng)提前通知出租方，并按照租賃合同的約定辦理終止手續(xù)。2.租賃終止的通知應(yīng)提前書(shū)面通知出租方，通知中應(yīng)明確終止的原因、終止的時(shí)間等相關(guān)事項(xiàng)。3.租賃終止后，人事行政部應(yīng)及時(shí)與