醫(yī)藥公司禮品管理制度總則一、目的為規(guī)范醫(yī)藥公司禮品的管理，明確禮品的采購、接收、贈送、保管等流程，防止禮品管理過程中的違規(guī)行為，維護公司的形象和利益，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于醫(yī)藥公司及其所屬各部門、分支機構(gòu)，包括公司總部、各分公司、辦事處等。三、禮品定義本制度所稱禮品，是指醫(yī)藥公司為了業(yè)務拓展、客戶關系維護、市場推廣等目的而購買、接收或贈送的具有一定價值的物品，包括但不限于辦公用品、日用品、食品、飲料、禮品卡、紀念品等。四、禮品管理原則1.合規(guī)性原則：禮品的采購、接收、贈送等行為必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范和公司的相關制度要求。2.廉潔性原則：禮品的管理必須堅持廉潔自律的原則，杜絕任何形式的賄賂、回扣等違規(guī)行為。3.合理性原則：禮品的采購、接收、贈送等行為必須符合公司的業(yè)務需求和實際情況，避免浪費和不必要的支出。4.保密性原則：禮品的管理必須嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露禮品的采購、接收、贈送等信息。禮品采購管理一、采購申請1.各部門需要采購禮品時，應填寫《禮品采購申請表》，明確禮品的用途、數(shù)量、預算、品牌、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交給公司行政部門。2.行政部門收到《禮品采購申請表》后，應根據(jù)禮品的用途、數(shù)量、預算等信息，進行市場調(diào)研和價格比較，選擇合適的供應商，并填寫《禮品采購詢價單》，向供應商詢價。3.行政部門應根據(jù)供應商的報價情況，進行綜合評估，選擇性價比最高的供應商，并填寫《禮品采購合同》，與供應商簽訂采購合同。二、采購流程1.行政部門應按照《禮品采購合同》的約定，向供應商支付貨款，并安排禮品的配送事宜。2.禮品送達后，行政部門應組織相關人員進行驗收，核對禮品的數(shù)量、規(guī)格、品牌等信息是否與采購合同一致，如有不符，應及時與供應商聯(lián)系處理。3.驗收合格后，行政部門應將禮品移交至禮品保管部門，并辦理交接手續(xù)。三、供應商管理1.行政部門應建立供應商檔案，對供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格等情況進行記錄和評估，選擇信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應商進行合作。2.行政部門應與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務，規(guī)范禮品的采購行為。3.行政部門應定期對供應商進行評估和考核，根據(jù)供應商的表現(xiàn)情況，及時調(diào)整供應商名單，淘汰不合格的供應商。禮品接收管理一、接收流程1.外部單位或個人向醫(yī)藥公司贈送禮品時，應填寫《禮品接收登記表》，明確禮品的來源、數(shù)量、規(guī)格、品牌等信息，并經(jīng)接收人簽字確認后，提交給公司行政部門。2.行政部門收到《禮品接收登記表》后，應及時對禮品進行清點和檢查，核對禮品的數(shù)量、規(guī)格、品牌等信息是否與登記表一致，如有不符，應及時與贈送方聯(lián)系處理。3.清點和檢查合格后，行政部門應將禮品移交至禮品保管部門，并辦理交接手續(xù)。二、禮品保管1.禮品保管部門應建立禮品臺賬，對禮品的名稱、數(shù)量、規(guī)格、品牌、來源、接收日期等信息進行記錄和管理。2.禮品保管部門應將禮品分類存放，妥善保管，避免禮品受損、丟失或被盜。3.禮品保管部門應定期對禮品進行盤點，核對禮品的數(shù)量、規(guī)格、品牌等信息是否與臺賬一致，如有不符，應及時查明原因，并進行處理。禮品贈送管理一、贈送申請1.各部門需要贈送禮品時，應填寫《禮品贈送申請表》，明確禮品的用途、贈送對象、數(shù)量、預算、品牌、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交給公司行政部門。2.行政部門收到《禮品贈送申請表》后，應根據(jù)禮品的用途、贈送對象、數(shù)量、預算等信息，進行審核和審批。審核內(nèi)容包括禮品的合規(guī)性、合理性、廉潔性等方面。3.經(jīng)審核和審批通過后，行政部門應將《禮品贈送申請表》提交給公司財務部門，申請禮品費用的報銷。二、贈送流程1.行政部門應根據(jù)《禮品贈送申請表》的要求，選擇合適的禮品，并安排禮品的采購、配送等事宜。2.禮品送達后，行政部門應組織相關人員進行禮品的包裝和裝飾，使其符合贈送的場合和對象。3.行政部門應安排專人將禮品送達贈送對象，并辦理交接手續(xù)。交接時，應向贈送對象說明禮品的用途和價值，不得進行任何形式的暗示或誘導。4.贈送禮品后，行政部門應及時將禮品的贈送情況記錄在《禮品贈送登記表》中，并提交給公司行政部門備案。三、贈送對象限制1.醫(yī)藥公司的禮品贈送對象僅限于與公司業(yè)務有直接關系的單位和個人，包括客戶、供應商、合作伙伴、政府部門、社會團體等。2.不得將禮品贈送至與公司業(yè)務無關的單位和個人，不得將禮品用于個人消費或福利發(fā)放。3.不得向國家工作人員贈送禮品，如有特殊情況需要贈送，應按照國家有關規(guī)定辦理審批手續(xù)。禮品處置管理一、處置流程1.禮品保管部門應定期對過期、損壞或無法使用的禮品進行清理和處置。2.禮品的處置應按照公司的相關規(guī)定進行，如需報廢，應填寫《禮品報廢申請表》，經(jīng)公司相關部門審批后，方可進行處置。3.禮品的處置收入應及時上繳公司財務部門，納入公司的財務預算管理。二、捐贈管理1.對于一些有價值的禮品，如書籍、文具等，公司可以將其捐贈給慈善機構(gòu)或?qū)W校等單位，以體現(xiàn)公司的社會責任。2.捐贈禮品應按照公司的相關規(guī)定進行，如需捐贈，應填寫《禮品捐贈申請表》，經(jīng)公司相關部門審批后，方可進行捐贈。3.捐贈禮品的價值應在公司的財務預算范圍內(nèi)，不得超出公司的捐贈能力。監(jiān)督與檢查一、內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門應定期對禮品的采購、接收、贈送、保管等情況進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司財務部門應加強對禮品費用的審核和報銷管理，嚴格控制禮品費用的支出。3.公司紀檢監(jiān)察部門應加強對禮品管理的監(jiān)督和檢查，嚴肅查處禮品管理中的違規(guī)行為。二、外部監(jiān)督1.醫(yī)藥公司應接受政府部門、行業(yè)協(xié)會、社會公眾等的監(jiān)督，及時公開禮品管理的相關信息，接受社會監(jiān)督。2.醫(yī)藥公司應積極配合政府部門的檢查和調(diào)查，