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文檔簡介

醫(yī)藥公司禮品管理制度總則一、目的為規(guī)范醫(yī)藥公司禮品的管理,明確禮品的采購、接收、贈送、保管等流程,防止禮品管理過程中的違規(guī)行為,維護公司的形象和利益,特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于醫(yī)藥公司及其所屬各部門、分支機構(gòu),包括公司總部、各分公司、辦事處等。三、禮品定義本制度所稱禮品,是指醫(yī)藥公司為了業(yè)務拓展、客戶關系維護、市場推廣等目的而購買、接收或贈送的具有一定價值的物品,包括但不限于辦公用品、日用品、食品、飲料、禮品卡、紀念品等。四、禮品管理原則1.合規(guī)性原則:禮品的采購、接收、贈送等行為必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范和公司的相關制度要求。2.廉潔性原則:禮品的管理必須堅持廉潔自律的原則,杜絕任何形式的賄賂、回扣等違規(guī)行為。3.合理性原則:禮品的采購、接收、贈送等行為必須符合公司的業(yè)務需求和實際情況,避免浪費和不必要的支出。4.保密性原則:禮品的管理必須嚴格遵守公司的保密制度,不得泄露禮品的采購、接收、贈送等信息。禮品采購管理一、采購申請1.各部門需要采購禮品時,應填寫《禮品采購申請表》,明確禮品的用途、數(shù)量、預算、品牌、規(guī)格等信息,并經(jīng)部門負責人簽字確認后,提交給公司行政部門。2.行政部門收到《禮品采購申請表》后,應根據(jù)禮品的用途、數(shù)量、預算等信息,進行市場調(diào)研和價格比較,選擇合適的供應商,并填寫《禮品采購詢價單》,向供應商詢價。3.行政部門應根據(jù)供應商的報價情況,進行綜合評估,選擇性價比最高的供應商,并填寫《禮品采購合同》,與供應商簽訂采購合同。二、采購流程1.行政部門應按照《禮品采購合同》的約定,向供應商支付貨款,并安排禮品的配送事宜。2.禮品送達后,行政部門應組織相關人員進行驗收,核對禮品的數(shù)量、規(guī)格、品牌等信息是否與采購合同一致,如有不符,應及時與供應商聯(lián)系處理。3.驗收合格后,行政部門應將禮品移交至禮品保管部門,并辦理交接手續(xù)。三、供應商管理1.行政部門應建立供應商檔案,對供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格等情況進行記錄和評估,選擇信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應商進行合作。2.行政部門應與供應商簽訂采購合同,明確雙方的權(quán)利和義務,規(guī)范禮品的采購行為。3.行政部門應定期對供應商進行評估和考核,根據(jù)供應商的表現(xiàn)情況,及時調(diào)整供應商名單,淘汰不合格的供應商。禮品接收管理一、接收流程1.外部單位或個人向醫(yī)藥公司贈送禮品時,應填寫《禮品接收登記表》,明確禮品的來源、數(shù)量、規(guī)格、品牌等信息,并經(jīng)接收人簽字確認后,提交給公司行政部門。2.行政部門收到《禮品接收登記表》后,應及時對禮品進行清點和檢查,核對禮品的數(shù)量、規(guī)格、品牌等信息是否與登記表一致,如有不符,應及時與贈送方聯(lián)系處理。3.清點和檢查合格后,行政部門應將禮品移交至禮品保管部門,并辦理交接手續(xù)。二、禮品保管1.禮品保管部門應建立禮品臺賬,對禮品的名稱、數(shù)量、規(guī)格、品牌、來源、接收日期等信息進行記錄和管理。2.禮品保管部門應將禮品分類存放,妥善保管,避免禮品受損、丟失或被盜。3.禮品保管部門應定期對禮品進行盤點,核對禮品的數(shù)量、規(guī)格、品牌等信息是否與臺賬一致,如有不符,應及時查明原因,并進行處理。禮品贈送管理一、贈送申請1.各部門需要贈送禮品時,應填寫《禮品贈送申請表》,明確禮品的用途、贈送對象、數(shù)量、預算、品牌、規(guī)格等信息,并經(jīng)部門負責人簽字確認后,提交給公司行政部門。2.行政部門收到《禮品贈送申請表》后,應根據(jù)禮品的用途、贈送對象、數(shù)量、預算等信息,進行審核和審批。審核內(nèi)容包括禮品的合規(guī)性、合理性、廉潔性等方面。3.經(jīng)審核和審批通過后,行政部門應將《禮品贈送申請表》提交給公司財務部門,申請禮品費用的報銷。二、贈送流程1.行政部門應根據(jù)《禮品贈送申請表》的要求,選擇合適的禮品,并安排禮品的采購、配送等事宜。2.禮品送達后,行政部門應組織相關人員進行禮品的包裝和裝飾,使其符合贈送的場合和對象。3.行政部門應安排專人將禮品送達贈送對象,并辦理交接手續(xù)。交接時,應向贈送對象說明禮品的用途和價值,不得進行任何形式的暗示或誘導。4.贈送禮品后,行政部門應及時將禮品的贈送情況記錄在《禮品贈送登記表》中,并提交給公司行政部門備案。三、贈送對象限制1.醫(yī)藥公司的禮品贈送對象僅限于與公司業(yè)務有直接關系的單位和個人,包括客戶、供應商、合作伙伴、政府部門、社會團體等。2.不得將禮品贈送至與公司業(yè)務無關的單位和個人,不得將禮品用于個人消費或福利發(fā)放。3.不得向國家工作人員贈送禮品,如有特殊情況需要贈送,應按照國家有關規(guī)定辦理審批手續(xù)。禮品處置管理一、處置流程1.禮品保管部門應定期對過期、損壞或無法使用的禮品進行清理和處置。2.禮品的處置應按照公司的相關規(guī)定進行,如需報廢,應填寫《禮品報廢申請表》,經(jīng)公司相關部門審批后,方可進行處置。3.禮品的處置收入應及時上繳公司財務部門,納入公司的財務預算管理。二、捐贈管理1.對于一些有價值的禮品,如書籍、文具等,公司可以將其捐贈給慈善機構(gòu)或?qū)W校等單位,以體現(xiàn)公司的社會責任。2.捐贈禮品應按照公司的相關規(guī)定進行,如需捐贈,應填寫《禮品捐贈申請表》,經(jīng)公司相關部門審批后,方可進行捐贈。3.捐贈禮品的價值應在公司的財務預算范圍內(nèi),不得超出公司的捐贈能力。監(jiān)督與檢查一、內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門應定期對禮品的采購、接收、贈送、保管等情況進行檢查和監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司財務部門應加強對禮品費用的審核和報銷管理,嚴格控制禮品費用的支出。3.公司紀檢監(jiān)察部門應加強對禮品管理的監(jiān)督和檢查,嚴肅查處禮品管理中的違規(guī)行為。二、外部監(jiān)督1.醫(yī)藥公司應接受政府部門、行業(yè)協(xié)會、社會公眾等的監(jiān)督,及時公開禮品管理的相關信息,接受社會監(jiān)督。2.醫(yī)藥公司應積極配合政府部門的檢查和調(diào)查,

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