公章印鑒備案管理制度一、總則（一）目的為加強公司公章印鑒的管理，確保公章印鑒的使用規范、安全，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的公章印鑒管理。（三）定義1.公章：指公司法定名稱章，用于公司對外的正式文件、信函、合同、協議等。2.印鑒：包括公司財務專用章、合同專用章、法定代表人章等具有特定用途的印章。二、公章印鑒的刻制與啟用（一）刻制1.公司公章、印鑒的刻制由行政部門統一負責，根據公司相關規定及實際工作需要，填寫《公章印鑒刻制申請表》，經公司法定代表人或授權代表審批后，到公安機關指定的刻章單位進行刻制。2.刻制的公章印鑒必須符合國家法律法規及相關規定的要求，確保印章的質量和安全性。（二）啟用1.新刻制的公章印鑒在領取后，由行政部門負責登記備案，并填寫《公章印鑒啟用登記表》。2.啟用公章印鑒時，行政部門應將啟用日期、印章名稱、印章規格、啟用范圍等信息以書面形式通知公司各部門，并在公司內部進行公示。3.各部門在收到公章印鑒啟用通知后，應及時更新相關文件模板及業務流程，確保公章印鑒的正確使用。三、公章印鑒的保管（一）保管原則1.實行專人保管制度，確保公章印鑒的安全。2.保管人員應具備高度的責任心，嚴格遵守公章印鑒管理規定，不得擅自將公章印鑒交予他人使用。（二）保管人員職責1.負責公章印鑒的日常保管，確保印章存放安全，防止印章被盜、丟失或損壞。2.按照規定的使用范圍和程序，審核用印申請，對不符合規定的用印申請有權拒絕，并及時向上級報告。3.做好公章印鑒使用登記工作，詳細記錄用印時間、用印內容、用印人等信息。4.定期對公章印鑒進行檢查，發現問題及時報告并采取相應措施。（三）保管地點1.公章應存放在公司指定的保險柜內，保險柜鑰匙由保管人員專人保管，不得隨意轉借他人。2.印鑒應根據其使用性質和頻率，分別存放在安全可靠的地方，確保取用方便且安全。四、公章印鑒的使用（一）使用范圍1.公司公章用于公司對外的正式文件、信函、合同、協議、授權委托書、資質證書、營業執照副本等的蓋章。2.財務專用章用于公司財務票據、報表、稅務申報等相關財務業務的蓋章。3.合同專用章用于公司簽訂各類合同、協議的蓋章。4.法定代表人章用于公司法定代表人授權的特定事項或文件的蓋章。（二）使用流程1.用印申請各部門因工作需要使用公章印鑒時，應填寫《公章印鑒使用申請表》，詳細注明用印事項、用印文件名稱、份數、用印時間等信息。用印申請需經部門負責人審核簽字，涉及重要事項或金額較大的合同、協議等，還需經公司分管領導或法定代表人審批。2.審核保管人員收到用印申請后，應認真審核申請內容是否完整、準確，審批手續是否齊全。對不符合規定的用印申請，保管人員應及時與申請部門溝通，說明原因并要求其補充或修改相關材料。3.用印審核通過后，保管人員應在指定地點使用公章印鑒，并確保蓋章清晰、端正，符合文件格式要求。用印過程中，保管人員應嚴格監督用印情況，防止他人擅自使用公章印鑒。4.登記用印完畢后，保管人員應在《公章印鑒使用登記表》上詳細記錄用印時間、用印內容、用印人、批準人等信息，并由用印人簽字確認。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法事先填寫用印申請表并按正常流程審批時，用印人應通過電話或其他方式向部門負責人、分管領導或法定代表人報告，經同意后可先行用印，但事后必須及時補辦審批手續和用印登記。2.因工作需要攜帶公章印鑒外出使用時，必須經公司法定代表人或授權代表批準，并填寫《公章印鑒外出使用申請表》，注明外出時間、地點、用途等信息。外出期間，公章印鑒必須由專人妥善保管，使用完畢后立即帶回公司交回保管人員。五、公章印鑒的廢止與銷毀（一）廢止1.因公司名稱變更、業務調整、印章損壞等原因，需要廢止公章印鑒時，由行政部門填寫《公章印鑒廢止申請表》，經公司法定代表人或授權代表審批后，辦理廢止手續。2.廢止的公章印鑒應及時收回，并與《公章印鑒啟用登記表》進行核對，確保印章收回齊全。（二）銷毀1.對于廢止的公章印鑒，行政部門應按照國家有關規定進行銷毀處理。2.銷毀時，應填寫《公章印鑒銷毀登記表》，詳細記錄銷毀時間、銷毀方式、銷毀印章名稱、規格等信息，并由行政部門負責人、監督人員及銷毀人員簽字確認。3.銷毀過程應進行拍照或錄像，留存相關資料以備查。六、監督與檢查（一）內部監督1.公司審計部門負責定期對公章印鑒的管理情況進行審計監督，檢查公章印鑒的保管、使用、登記等環節是否符合規定。2.行政部門應定期對公章印鑒的使用情況進行統計分析，發現問題及時采取措施進行整改。（二）外部監督1.接受上級主管部門、政府相關部門及其他外部機構的監督檢查，積極配合提供有關公章印鑒管理的資料和信息。2.對于外部監督檢查中發現的問題，應及時整改，并將整改情況報告公司領導及相關部門。七、責任追究（一）違規責任1.對違反本制度規定，擅自使用公章印鑒、保管不善導致公章印鑒丟失或被盜用等行為，公司將視情節輕重，對相關責任人給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因公章印鑒使用不當給公司造成經濟損失或法律糾紛的，相關責任人應承擔相應的賠償責任；構成犯罪的，依法追究刑事責任。（二）賠償責任1.因保管人員失職導致公章印鑒丟失或被盜用，保管人員應承擔相應的賠償責任。賠償金額根據公司實際損失情況確定，最高不超過公章印鑒重置費用的[X]倍。2.因用印人違規操作導致公司遭受損失的，用印人應承擔全部賠償責任。賠償金額包括但不限于直接經濟損失