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文檔簡介

公章印鑒備案管理制度一、總則(一)目的為加強公司公章印鑒的管理,確保公章印鑒的使用規范、安全,維護公司的合法權益,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的公章印鑒管理。(三)定義1.公章:指公司法定名稱章,用于公司對外的正式文件、信函、合同、協議等。2.印鑒:包括公司財務專用章、合同專用章、法定代表人章等具有特定用途的印章。二、公章印鑒的刻制與啟用(一)刻制1.公司公章、印鑒的刻制由行政部門統一負責,根據公司相關規定及實際工作需要,填寫《公章印鑒刻制申請表》,經公司法定代表人或授權代表審批后,到公安機關指定的刻章單位進行刻制。2.刻制的公章印鑒必須符合國家法律法規及相關規定的要求,確保印章的質量和安全性。(二)啟用1.新刻制的公章印鑒在領取后,由行政部門負責登記備案,并填寫《公章印鑒啟用登記表》。2.啟用公章印鑒時,行政部門應將啟用日期、印章名稱、印章規格、啟用范圍等信息以書面形式通知公司各部門,并在公司內部進行公示。3.各部門在收到公章印鑒啟用通知后,應及時更新相關文件模板及業務流程,確保公章印鑒的正確使用。三、公章印鑒的保管(一)保管原則1.實行專人保管制度,確保公章印鑒的安全。2.保管人員應具備高度的責任心,嚴格遵守公章印鑒管理規定,不得擅自將公章印鑒交予他人使用。(二)保管人員職責1.負責公章印鑒的日常保管,確保印章存放安全,防止印章被盜、丟失或損壞。2.按照規定的使用范圍和程序,審核用印申請,對不符合規定的用印申請有權拒絕,并及時向上級報告。3.做好公章印鑒使用登記工作,詳細記錄用印時間、用印內容、用印人等信息。4.定期對公章印鑒進行檢查,發現問題及時報告并采取相應措施。(三)保管地點1.公章應存放在公司指定的保險柜內,保險柜鑰匙由保管人員專人保管,不得隨意轉借他人。2.印鑒應根據其使用性質和頻率,分別存放在安全可靠的地方,確保取用方便且安全。四、公章印鑒的使用(一)使用范圍1.公司公章用于公司對外的正式文件、信函、合同、協議、授權委托書、資質證書、營業執照副本等的蓋章。2.財務專用章用于公司財務票據、報表、稅務申報等相關財務業務的蓋章。3.合同專用章用于公司簽訂各類合同、協議的蓋章。4.法定代表人章用于公司法定代表人授權的特定事項或文件的蓋章。(二)使用流程1.用印申請各部門因工作需要使用公章印鑒時,應填寫《公章印鑒使用申請表》,詳細注明用印事項、用印文件名稱、份數、用印時間等信息。用印申請需經部門負責人審核簽字,涉及重要事項或金額較大的合同、協議等,還需經公司分管領導或法定代表人審批。2.審核保管人員收到用印申請后,應認真審核申請內容是否完整、準確,審批手續是否齊全。對不符合規定的用印申請,保管人員應及時與申請部門溝通,說明原因并要求其補充或修改相關材料。3.用印審核通過后,保管人員應在指定地點使用公章印鑒,并確保蓋章清晰、端正,符合文件格式要求。用印過程中,保管人員應嚴格監督用印情況,防止他人擅自使用公章印鑒。4.登記用印完畢后,保管人員應在《公章印鑒使用登記表》上詳細記錄用印時間、用印內容、用印人、批準人等信息,并由用印人簽字確認。(三)特殊情況處理1.如遇緊急情況,無法事先填寫用印申請表并按正常流程審批時,用印人應通過電話或其他方式向部門負責人、分管領導或法定代表人報告,經同意后可先行用印,但事后必須及時補辦審批手續和用印登記。2.因工作需要攜帶公章印鑒外出使用時,必須經公司法定代表人或授權代表批準,并填寫《公章印鑒外出使用申請表》,注明外出時間、地點、用途等信息。外出期間,公章印鑒必須由專人妥善保管,使用完畢后立即帶回公司交回保管人員。五、公章印鑒的廢止與銷毀(一)廢止1.因公司名稱變更、業務調整、印章損壞等原因,需要廢止公章印鑒時,由行政部門填寫《公章印鑒廢止申請表》,經公司法定代表人或授權代表審批后,辦理廢止手續。2.廢止的公章印鑒應及時收回,并與《公章印鑒啟用登記表》進行核對,確保印章收回齊全。(二)銷毀1.對于廢止的公章印鑒,行政部門應按照國家有關規定進行銷毀處理。2.銷毀時,應填寫《公章印鑒銷毀登記表》,詳細記錄銷毀時間、銷毀方式、銷毀印章名稱、規格等信息,并由行政部門負責人、監督人員及銷毀人員簽字確認。3.銷毀過程應進行拍照或錄像,留存相關資料以備查。六、監督與檢查(一)內部監督1.公司審計部門負責定期對公章印鑒的管理情況進行審計監督,檢查公章印鑒的保管、使用、登記等環節是否符合規定。2.行政部門應定期對公章印鑒的使用情況進行統計分析,發現問題及時采取措施進行整改。(二)外部監督1.接受上級主管部門、政府相關部門及其他外部機構的監督檢查,積極配合提供有關公章印鑒管理的資料和信息。2.對于外部監督檢查中發現的問題,應及時整改,并將整改情況報告公司領導及相關部門。七、責任追究(一)違規責任1.對違反本制度規定,擅自使用公章印鑒、保管不善導致公章印鑒丟失或被盜用等行為,公司將視情節輕重,對相關責任人給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因公章印鑒使用不當給公司造成經濟損失或法律糾紛的,相關責任人應承擔相應的賠償責任;構成犯罪的,依法追究刑事責任。(二)賠償責任1.因保管人員失職導致公章印鑒丟失或被盜用,保管人員應承擔相應的賠償責任。賠償金額根據公司實際損失情況確定,最高不超過公章印鑒重置費用的[X]倍。2.因用印人違規操作導致公司遭受損失的,用印人應承擔全部賠償責任。賠償金額包括但不限于直接經濟損失

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