前期手續檔案管理制度總則一、目的為規范公司前期手續檔案的管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案的利用價值，特制定本制度。前期手續檔案是指公司在開展各項業務活動之前，為取得相關許可、批準和資質等所形成的文件、資料和記錄，包括但不限于項目立項文件、規劃許可證、施工許可證、環評報告等。這些檔案對于公司的合法經營和持續發展具有重要的意義，因此必須加以嚴格管理。二、適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位的前期手續檔案管理工作。凡涉及公司前期手續辦理、變更、注銷等相關活動所形成的檔案，均應納入本制度的管理范圍。三、管理原則1.統一管理原則：公司的前期手續檔案實行統一管理，由公司綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作。各部門應積極配合綜合管理部門的工作，及時將本部門形成的前期手續檔案移交綜合管理部門。2.安全保密原則：前期手續檔案涉及公司的商業秘密和法律權益，必須嚴格遵守保密制度，確保檔案的安全和保密。未經批準，不得擅自查閱、復制或泄露檔案內容。3.及時歸檔原則：公司各部門應及時將辦理完畢的前期手續檔案移交綜合管理部門，不得拖延或積壓。對于重要的前期手續檔案，應在辦理完畢后立即移交，以確保檔案的及時性和完整性。4.規范整理原則：前期手續檔案的整理應按照國家有關檔案管理的規定和公司的實際情況進行，做到分類科學、排列有序、編號規范、目錄清晰。四、管理機構及職責1.綜合管理部門（1）負責公司前期手續檔案的統一管理，制定檔案管理制度和工作流程，指導和監督各部門的檔案管理工作。（2）負責收集、整理、保管、利用和銷毀公司的前期手續檔案，確保檔案的安全和完整。（3）負責定期對公司的前期手續檔案進行檢查和清理，及時發現和解決檔案管理中存在的問題。（4）負責組織開展檔案管理人員的培訓和考核工作，提高檔案管理人員的業務水平和綜合素質。2.各部門（1）負責本部門前期手續檔案的形成、收集和整理工作，確保檔案的真實性、完整性和準確性。（2）按照規定的時間和要求，將本部門形成的前期手續檔案移交綜合管理部門，不得拖延或積壓。（3）配合綜合管理部門的工作，提供必要的協助和支持，確保檔案管理工作的順利進行。檔案的收集與整理一、檔案的收集1.各部門應指定專人負責本部門前期手續檔案的收集工作，及時收集本部門在辦理前期手續過程中形成的文件、資料和記錄。2.收集的檔案應包括但不限于以下內容：（1）項目立項文件，如項目建議書、可行性研究報告、立項批復等。（2）規劃許可證，包括建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證等。（3）施工許可證，包括建筑工程施工許可證、市政工程施工許可證等。（4）環評報告，包括環境影響評價報告書、環境影響評價報告表等。（5）其他與前期手續辦理相關的文件、資料和記錄，如土地使用證、消防審批文件、節能評估報告等。3.對于通過外部渠道獲取的前期手續檔案，如政府部門頒發的許可證、批準文件等，應及時進行登記和歸檔。二、檔案的整理1.綜合管理部門應根據國家有關檔案管理的規定和公司的實際情況，制定前期手續檔案的整理規范和標準。2.各部門應按照整理規范和標準，對本部門收集的前期手續檔案進行整理，做到分類科學、排列有序、編號規范、目錄清晰。3.檔案的整理應包括以下內容：（1）分類：將前期手續檔案按照不同的類別進行分類，如項目立項類、規劃許可類、施工許可類等。（2）排列：將同一類別的檔案按照時間順序進行排列，形成檔案卷。（3）編號：為每個檔案卷編制唯一的檔案編號，檔案編號應包含年份、部門代碼、檔案類別代碼和檔案序號等信息。（4）目錄：為每個檔案卷編制目錄，目錄應包含檔案編號、檔案名稱、檔案日期、檔案頁數等信息。檔案的保管與利用一、檔案的保管1.綜合管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設施和設備，如檔案柜、滅火器、溫濕度計等，確保檔案的安全和完整。2.檔案庫房應保持干燥、通風、清潔，嚴禁存放易燃、易爆、易腐蝕等物品。3.檔案的保管應采取防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施，定期對檔案進行檢查和維護，發現問題及時處理。4.檔案的保管期限應按照國家有關檔案管理的規定和公司的實際情況進行確定，一般分為永久、長期和短期三種。對于重要的前期手續檔案，應永久保存；對于一般的前期手續檔案，應長期保存；對于時效性較強的前期手續檔案，應短期保存。5.檔案的借閱應嚴格按照規定的程序進行，未經批準，不得擅自借閱檔案。借閱檔案應填寫借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、借閱人、借閱時間、歸還時間等信息。借閱檔案的期限一般不得超過一個月，如需延長借閱期限，應辦理續借手續。二、檔案的利用1.綜合管理部門應建立檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和要求，為公司各部門和員工提供便捷的檔案利用服務。2.公司各部門和員工在辦理業務活動時，如需查閱前期手續檔案，應填寫檔案利用申請表，注明查閱檔案的名稱、查閱人、查閱時間、查閱目的等信息。綜合管理部門應根據檔案利用申請表的內容，及時安排查閱檔案，并在查閱完畢后將檔案歸還。3.對于重要的前期手續檔案，如涉及公司重大利益或法律糾紛的檔案，應經公司領導批準后，方可查閱。查閱重要檔案時，應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。4.綜合管理部門應定期對檔案利用情況進行統計和分析，了解檔案利用的需求和趨勢，為公司的經營管理提供參考依據。檔案的鑒定與銷毀一、檔案的鑒定1.綜合管理部門應定期對公司的前期手續檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值和保管期限。2.檔案的鑒定應按照國家有關檔案管理的規定和公司的實際情況進行，由檔案鑒定小組負責組織實施。檔案鑒定小組應由綜合管理部門、法律事務部門、財務部門等相關部門的人員組成。3.檔案鑒定小組應根據檔案的內容、形式、歷史價值等因素，對檔案進行全面的鑒定，并提出鑒定意見。鑒定意見應包括檔案的保存價值、保管期限、銷毀建議等內容。4.對于鑒定為無保存價值的前期手續檔案，應及時進行銷毀。銷毀檔案應按照規定的程序進行，由檔案鑒定小組提出銷毀建議，經公司領導批準后，由綜合管理部門負責組織實施。二、檔案的銷毀1.銷毀檔案應在指定的地點進行，并由檔案鑒定小組和綜合管理部門的人員共同監督。2.銷毀檔案應采用碎紙機、焚燒等方式進行，確保檔案的徹底銷毀。3.銷毀檔案的過程應記錄在案，包括銷毀檔案的名稱、數量、銷毀時間、銷毀方式等信息。銷毀檔案的記錄應保存至少五年。4.對于已銷毀的