華夏幸福會議管理制度總則目的為規(guī)范華夏幸福各類會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議質量，特制定本制度。適用范圍本制度適用于華夏幸福總部及各分支機構召開的各類會議，包括但不限于工作例會、專題會議、研討會、匯報會等。會議原則1.高效務實原則：會議應緊密圍繞工作目標和任務，精簡議程，注重實效，避免形式主義。2.充分準備原則：會前應明確會議主題、目的、議程，準備充分的會議資料，確保參會人員有足夠時間了解相關信息。3.規(guī)范有序原則：會議組織、流程、記錄等應遵循統(tǒng)一規(guī)范，確保會議有序進行。4.責任落實原則：會議明確各項決議的責任人及完成時間，確保決議得到有效執(zhí)行。會議分類及組織工作例會1.定義：工作例會是公司定期召開的總結工作、部署任務、溝通協(xié)調(diào)的會議。2.參會人員：公司領導、各部門負責人及相關人員。3.召開周期：每周[X]次，具體時間由公司統(tǒng)一安排。4.會議內(nèi)容：各部門匯報上周工作進展、存在問題及本周工作計劃。公司領導對上周工作進行總結點評，對本周重點工作進行部署。協(xié)調(diào)解決工作中的跨部門問題。5.組織要求：會議由綜合管理部負責組織，提前[X]天通知參會人員。各部門應提前準備好工作匯報材料，內(nèi)容應簡潔明了，突出重點。會議主持人應把控會議節(jié)奏，確保各項議程按計劃進行。專題會議1.定義：專題會議是針對公司某一專項工作或問題召開的會議。2.參會人員：根據(jù)會議主題確定，包括相關部門負責人、專業(yè)人員及其他相關人員。3.召開時間：根據(jù)工作需要適時召開。4.會議內(nèi)容：深入討論專項工作的方案、措施、進度安排等。分析解決專項工作中遇到的困難和問題。明確專項工作的責任人及時間節(jié)點。5.組織要求：會議發(fā)起部門負責會議的組織，提前[X]天確定會議主題、議程及參會人員，并通知相關部門。發(fā)起部門應準備詳細的會議資料，包括專項工作的背景、現(xiàn)狀、存在問題及解決方案建議等。會議主持人應引導參會人員充分發(fā)表意見，形成共識。研討會1.定義：研討會是圍繞公司發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務創(chuàng)新、技術難題等重要議題進行深入研討的會議。2.參會人員：邀請公司內(nèi)部專家、業(yè)務骨干及外部相關領域專家參加。3.召開時間：根據(jù)研討議題確定，一般提前[X]周通知。4.會議內(nèi)容：介紹研討議題的背景、目的及相關資料。參會人員圍繞議題展開深入討論，分享觀點和經(jīng)驗。對研討成果進行總結提煉，形成建議或方案。5.組織要求：會議由發(fā)起部門或相關職能部門負責組織，提前準備充分的研討資料。合理安排會議時間，確保參會人員有足夠時間進行發(fā)言和討論。會議結束后，及時整理會議紀要，將研討成果轉化為實際工作措施。匯報會1.定義：匯報會是下級向上級匯報工作進展、成果或問題的會議。2.參會人員：匯報部門負責人及相關人員、接收匯報的上級領導及相關部門人員。3.召開時間：根據(jù)工作需要適時召開。4.會議內(nèi)容：匯報部門詳細匯報工作情況，包括工作目標完成情況、采取的措施、取得的成效、存在的問題及下一步工作計劃。接收匯報的領導及相關部門人員進行提問、點評和指導。5.組織要求：匯報部門應提前準備好匯報材料，確保內(nèi)容真實、準確、完整。匯報過程中應簡潔明了，突出重點，回答問題應準確清晰。接收匯報的領導應及時給予反饋和指導，明確工作要求和方向。會議準備會議發(fā)起1.會議發(fā)起部門或個人應填寫《會議申請表》，詳細說明會議主題、目的、議程、參會人員、會議時間、地點等信息。2.《會議申請表》經(jīng)部門負責人審核后，提交至綜合管理部。資料準備1.根據(jù)會議主題和議程，準備相關的會議資料，如匯報材料、文件、數(shù)據(jù)報表等。2.資料應確保內(nèi)容準確、完整、清晰，提前分發(fā)給參會人員，以便其提前了解會議內(nèi)容，做好準備。場地安排1.綜合管理部根據(jù)會議規(guī)模和要求，合理安排會議場地。2.確保會議場地環(huán)境整潔、舒適，設備設施齊全，如投影儀、音響、麥克風等正常運行。通知發(fā)布1.綜合管理部根據(jù)《會議申請表》，及時發(fā)布會議通知。2.會議通知應明確會議時間、地點、主題、議程、參會人員等信息，提前[X]天發(fā)送給參會人員。3.對于重要會議，可采用多種方式通知，如郵件、短信、內(nèi)部通訊工具等，確保參會人員收到通知。會議議程與主持議程制定1.會議發(fā)起部門應根據(jù)會議目的和內(nèi)容，制定合理的會議議程。2.議程應明確各項議題的先后順序、時間分配等，確保會議緊湊、有序進行。3.會議議程應提前發(fā)送給參會人員，以便其提前熟悉會議流程。會議主持1.會議主持人一般由公司領導或部門負責人擔任。2.主持人應提前熟悉會議議程和資料，了解參會人員情況。3.主持會議時應把控會議節(jié)奏，引導參會人員圍繞主題發(fā)言，避免跑題或出現(xiàn)混亂局面。4.及時總結會議討論結果，明確下一步工作方向和要求。會議記錄與紀要會議記錄1.會議應安排專人負責記錄，記錄人員應熟悉會議內(nèi)容和流程。2.記錄內(nèi)容應包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、發(fā)言要點、討論結果、決議事項等。3.記錄應準確、完整、清晰，采用電子記錄和紙質記錄相結合的方式，確保記錄的真實性和可追溯性。會議紀要1.會議結束后，記錄人員應及時整理會議紀要。2.會議紀要應突出會議重點，明確會議討論結果和決議事項，包括責任人、完成時間等。3.會議紀要經(jīng)主持人審核后，發(fā)送給參會人員及相關部門，作為工作執(zhí)行和監(jiān)督的依據(jù)。會議決議執(zhí)行與跟蹤決議傳達1.會議紀要發(fā)布后，相關部門應及時組織傳達學習，確保部門內(nèi)人員了解會議決議內(nèi)容。2.對于涉及多個部門的決議事項，牽頭部門應負責協(xié)調(diào)相關部門共同落實。執(zhí)行跟蹤1.各部門應按照會議決議要求，制定具體的工作計劃和措施，明確責任人及時間節(jié)點。2.綜合管理部負責對會議決議執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，定期向公司領導匯報。3.對執(zhí)行不力的部門和個人，應進行督促整改，情節(jié)嚴重的應追究責任。會議紀律參會要求1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能參會，應提前向會議組織者請假。2.參會人員應提前做好準備，熟悉會議資料，積極參與會議討論，發(fā)表建設性意見。3.會議期間應將手機調(diào)至靜音或關機狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會場。如有緊急情況需要處理，應向主持人請假后離開。保密要求1.參會