完善檔案管理管理制度總則一、目的為了規范公司檔案管理工作，確保檔案的安全、完整、準確和及時利用，提高檔案管理水平，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構的檔案管理工作。三、管理原則1.統一管理原則：公司檔案實行統一管理，由公司綜合管理部負責檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定等工作。2.分級負責原則：各部門、各分支機構應按照本制度的要求，負責本部門、本分支機構檔案的收集、整理、保管和利用等工作，并接受公司綜合管理部的指導和監督。3.安全保密原則：檔案管理工作應嚴格遵守國家有關保密法規和公司的保密制度，確保檔案的安全保密。4.便于利用原則：檔案管理工作應注重檔案的利用價值，采取有效的措施，提高檔案的利用效率。四、檔案的分類與編號1.檔案分類公司檔案分為文書檔案、人事檔案、財務檔案、工程檔案、科技檔案、聲像檔案等六大類。（1）文書檔案：包括公司的各種文件、報告、通知、紀要、合同等。（2）人事檔案：包括公司員工的個人檔案、勞動合同、培訓記錄、考核記錄等。（3）財務檔案：包括公司的各種財務報表、會計憑證、稅務資料等。（4）工程檔案：包括公司的各種工程項目的設計圖紙、施工記錄、驗收報告等。（5）科技檔案：包括公司的各種科研項目的研究報告、實驗數據、專利資料等。（6）聲像檔案：包括公司的各種照片、錄像、錄音等。2.檔案編號公司檔案編號采用“分類號年度順序號”的方式進行編制。（1）分類號：根據檔案的分類，分別用“W”（文書檔案）、“R”（人事檔案）、“C”（財務檔案）、“G”（工程檔案）、“K”（科技檔案）、“S”（聲像檔案）表示。（2）年度：檔案形成的年度，用四位數字表示。（3）順序號：檔案的順序編號，用三位數字表示，從001開始依次編號。五、檔案的收集1.各部門、各分支機構應指定專人負責本部門、本分支機構檔案的收集工作，確保檔案的及時收集和完整。2.檔案的收集范圍包括：（1）本部門、本分支機構形成的各種文件、報告、通知、紀要、合同等。（2）本部門、本分支機構收到的上級部門、外部單位的各種文件、報告、通知、紀要、合同等。（3）本部門、本分支機構的各種人事檔案、財務檔案、工程檔案、科技檔案、聲像檔案等。3.檔案的收集時間：（1）文書檔案：應在文件形成后的3個工作日內收集完畢。（2）人事檔案：應在員工入職后的10個工作日內收集完畢，并在員工離職后的10個工作日內完成檔案的整理和歸檔工作。（3）財務檔案：應在財務報表、會計憑證等形成后的10個工作日內收集完畢。（4）工程檔案：應在工程項目竣工后的30個工作日內收集完畢。（5）科技檔案：應在科研項目結束后的30個工作日內收集完畢。（6）聲像檔案：應在拍攝或錄制后的10個工作日內收集完畢。六、檔案的整理1.檔案的整理應按照檔案的分類和編號進行，確保檔案的分類準確、編號規范。2.文書檔案的整理：（1）歸檔文件應齊全、完整，應按照文件的形成時間、文號、標題等進行排列。（2）歸檔文件應裝訂成冊，裝訂時應使用檔案專用裝訂線，不得使用金屬訂書釘、回形針等。（3）歸檔文件應編制歸檔文件目錄，歸檔文件目錄應包括文件編號、文件標題、文件日期、文號、頁數等內容。3.人事檔案的整理：（1）人事檔案應按照員工的姓名、性別、出生年月、入職時間等進行分類整理。（2）人事檔案應裝訂成冊，裝訂時應使用檔案專用裝訂線，不得使用金屬訂書釘、回形針等。（3）人事檔案應編制人事檔案目錄，人事檔案目錄應包括員工編號、員工姓名、性別、出生年月、入職時間等內容。4.財務檔案的整理：（1）財務檔案應按照財務報表、會計憑證、稅務資料等進行分類整理。（2）財務檔案應裝訂成冊，裝訂時應使用檔案專用裝訂線，不得使用金屬訂書釘、回形針等。（3）財務檔案應編制財務檔案目錄，財務檔案目錄應包括檔案編號、檔案名稱、檔案日期、頁數等內容。5.工程檔案的整理：（1）工程檔案應按照工程項目的名稱、施工單位、監理單位等進行分類整理。（2）工程檔案應裝訂成冊，裝訂時應使用檔案專用裝訂線，不得使用金屬訂書釘、回形針等。（3）工程檔案應編制工程檔案目錄，工程檔案目錄應包括檔案編號、檔案名稱、檔案日期、頁數等內容。6.科技檔案的整理：（1）科技檔案應按照科研項目的名稱、研究單位、完成時間等進行分類整理。（2）科技檔案應裝訂成冊，裝訂時應使用檔案專用裝訂線，不得使用金屬訂書釘、回形針等。（3）科技檔案應編制科技檔案目錄，科技檔案目錄應包括檔案編號、檔案名稱、檔案日期、頁數等內容。7.聲像檔案的整理：（1）聲像檔案應按照照片、錄像、錄音等進行分類整理。（2）聲像檔案應裝入檔案袋或檔案盒中，檔案袋或檔案盒上應注明檔案編號、檔案名稱、檔案日期等內容。（3）聲像檔案應編制聲像檔案目錄，聲像檔案目錄應包括檔案編號、檔案名稱、檔案日期、頁數等內容。七、檔案的保管1.公司綜合管理部應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風，溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。3.檔案應按照分類和編號進行存放，不得混放、亂放。4.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，發現檔案損壞、變質等情況應及時進行修復或更換。5.檔案管理人員應嚴格遵守檔案借閱制度，未經批準不得擅自將檔案借出檔案庫房。6.檔案管理人員應定期對檔案進行清理和鑒定，對于已超過保管期限的檔案應及時進行銷毀或移交。八、檔案的利用1.公司各部門、各分支機構因工作需要查閱檔案時，應填寫檔案借閱申請表，經部門負責人批準后，到公司綜合管理部辦理借閱手續。2.檔案借閱期限一般為10個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續借手續。3.檔案借閱人員應妥善保管檔案，不得損壞、丟失或擅自涂改檔案內容。4.檔案借閱人員應在規定的期限內歸還檔案，如因工作需要繼續使用檔案，應辦理延期手續。5.公司綜合管理部應定期對檔案利用情況進行統計和分析，為公司的決策提供參考依據。九、檔案的鑒定與銷毀1.檔案的鑒定工作應由公司綜合管理部組織相關部門和人員進行，鑒定工作應按照檔案的保管期限和價值進行。2.檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種，具體保管期限應按照國家有關規定和公司的實際情況確定。3.對于已超過保管期限的檔案，應進行銷毀處理。銷毀檔案應按照國家有關規定和公司的保密制度進行，銷毀前應編制銷毀清單，經公司領導批準后，由檔案管理人員和監銷人員共同銷毀。4.對于有