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文檔簡介

公司辦公物資管理制度總則一、目的為規(guī)范公司辦公物資的管理,提高辦公物資的使用效率,降低辦公成本,特制定本制度。本制度適用于公司全體員工及各部門。二、管理原則1.統(tǒng)一管理原則:公司辦公物資由行政部統(tǒng)一管理,各部門配合行政部做好辦公物資的管理工作。2.節(jié)約使用原則:倡導(dǎo)員工節(jié)約使用辦公物資,杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。3.責(zé)任到人原則:明確各部門及員工在辦公物資管理中的職責(zé),確保辦公物資的安全和有效使用。4.定期盤點(diǎn)原則:行政部定期對公司辦公物資進(jìn)行盤點(diǎn),及時(shí)掌握辦公物資的庫存情況和使用情況。三、管理職責(zé)1.行政部(1)負(fù)責(zé)公司辦公物資的采購、驗(yàn)收、入庫、出庫、保管、盤點(diǎn)等日常管理工作。(2)制定公司辦公物資的采購計(jì)劃和預(yù)算,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。(3)建立公司辦公物資的管理制度和流程,監(jiān)督各部門及員工遵守辦公物資管理制度。(4)負(fù)責(zé)公司辦公物資的調(diào)配和調(diào)撥,滿足各部門的辦公需求。(5)對公司辦公物資的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析,提出改進(jìn)建議。2.各部門(1)負(fù)責(zé)本部門辦公物資的需求申請,填寫《辦公物資申請單》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后交行政部。(2)按照公司辦公物資管理制度的要求,合理使用辦公物資,做好辦公物資的保管和維護(hù)工作。(3)及時(shí)歸還借用的辦公物資,如有損壞或丟失,應(yīng)按規(guī)定賠償。(4)配合行政部進(jìn)行辦公物資的盤點(diǎn)和清查工作。四、辦公物資的分類1.低值易耗品:指單位價(jià)值較低、使用期限較短、容易損耗的辦公物資,如筆、紙、文件夾、訂書機(jī)等。2.固定資產(chǎn):指單位價(jià)值較高、使用期限較長、不易損耗的辦公物資,如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。五、辦公物資的采購1.采購計(jì)劃行政部根據(jù)各部門的辦公物資需求申請和庫存情況,制定公司每月的辦公物資采購計(jì)劃,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.采購流程(1)采購申請:各部門需要采購辦公物資時(shí),應(yīng)填寫《辦公物資申請單》,注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后交行政部。(2)采購審批:行政部根據(jù)各部門的采購申請,編制采購計(jì)劃,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。(3)供應(yīng)商選擇:行政部根據(jù)采購計(jì)劃,選擇合適的供應(yīng)商,進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等工作,確定供應(yīng)商和采購價(jià)格。(4)簽訂合同:行政部與供應(yīng)商簽訂采購合同,明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。(5)物資驗(yàn)收:供應(yīng)商交貨后,行政部應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行物資驗(yàn)收,核對物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合合同要求。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符,應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系處理。(6)付款結(jié)算:行政部根據(jù)采購合同和物資驗(yàn)收單,辦理付款結(jié)算手續(xù)。六、辦公物資的入庫1.物資入庫前,行政部應(yīng)核對采購合同、發(fā)票、物資驗(yàn)收單等相關(guān)資料,確保資料齊全、準(zhǔn)確。2.物資入庫時(shí),行政部應(yīng)填寫《辦公物資入庫單》,注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、供應(yīng)商等信息,并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。3.物資入庫后,行政部應(yīng)將物資分類存放,做好物資的保管和維護(hù)工作。七、辦公物資的出庫1.各部門需要領(lǐng)用辦公物資時(shí),應(yīng)填寫《辦公物資領(lǐng)用單》,注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后交行政部。2.行政部根據(jù)《辦公物資領(lǐng)用單》,辦理物資出庫手續(xù),填寫《辦公物資出庫單》,注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、領(lǐng)用部門等信息,并由領(lǐng)用人員簽字確認(rèn)。3.物資出庫后,行政部應(yīng)及時(shí)更新物資庫存臺賬,確保物資庫存信息的準(zhǔn)確性。八、辦公物資的保管1.行政部應(yīng)建立辦公物資臺賬,記錄物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、入庫日期、出庫日期等信息,定期進(jìn)行盤點(diǎn)和核對。2.辦公物資應(yīng)分類存放,擺放整齊,便于查找和使用。3.辦公物資應(yīng)定期進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù),延長物資的使用壽命。4.嚴(yán)禁將辦公物資挪作他用或私自贈送他人。九、辦公物資的盤點(diǎn)1.行政部應(yīng)定期對公司辦公物資進(jìn)行盤點(diǎn),盤點(diǎn)時(shí)間一般為每季度末或年末。2.盤點(diǎn)前,行政部應(yīng)通知各部門做好物資的整理和準(zhǔn)備工作,確保物資的賬實(shí)相符。3.盤點(diǎn)時(shí),行政部應(yīng)組織相關(guān)人員對公司辦公物資進(jìn)行逐一清點(diǎn),核對物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息,填寫《辦公物資盤點(diǎn)表》。4.盤點(diǎn)結(jié)束后,行政部應(yīng)根據(jù)《辦公物資盤點(diǎn)表》,編制《辦公物資盤點(diǎn)報(bào)告》,分析盤點(diǎn)結(jié)果,提出改進(jìn)措施。十、辦公物資的報(bào)廢1.辦公物資達(dá)到報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)或無法修復(fù)時(shí),應(yīng)辦理報(bào)廢手續(xù)。2.辦公物資報(bào)廢時(shí),應(yīng)由使用部門填寫《辦公物資報(bào)廢申請單》,注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后交行政部。3.行政部應(yīng)組織相關(guān)人員對報(bào)廢物資進(jìn)行鑒定,確認(rèn)報(bào)廢物資的報(bào)廢原因和價(jià)值,并填寫《辦公物資報(bào)廢鑒定表》。4.行政部根據(jù)《辦公物資報(bào)廢申請單》和《辦公物資報(bào)廢鑒定表》,辦理報(bào)廢物資的處置手續(xù),如變賣、報(bào)廢等。十一、辦公物資的借用1.公司員工因工作需要借用辦公物資時(shí),應(yīng)填寫《辦公物資借用單》,注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、借用期限等信息,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后交行政部。2.行政部應(yīng)根據(jù)《辦公物資借用單》,辦理物資借用手續(xù),填寫《辦公物資借用登記表》,注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、借用部門、借用人員、借用期限等信息,并由借用人員簽字確認(rèn)。3.借用人員應(yīng)妥善保管借用的辦公物資,不得損壞或丟失。如因工作需要延長借用期限,應(yīng)及時(shí)辦理延期手續(xù)。4.借用人員在借用期滿后,應(yīng)及時(shí)歸還借用的辦公物資,如因工作需要繼續(xù)借用,應(yīng)重新辦理借用手續(xù)。十二、附則

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