公司禮卡禮金管理制度一、總則（一）目的為規范公司禮卡禮金的管理，確保禮卡禮金的發放、使用符合公司規定和法律法規要求，維護公司正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及因業務往來等需要涉及禮卡禮金相關事宜的情況。（三）基本原則1.合規性原則：禮卡禮金的管理必須嚴格遵守國家法律法規和公司相關規定。2.必要性原則：禮卡禮金的發放和使用應基于真實、合理的業務需求，杜絕不必要的支出。3.適度性原則：禮卡禮金的額度應與業務性質、規模等相適應，避免過度或不當支出。4.公開透明原則：禮卡禮金的管理過程應保持公開透明，接受監督。二、禮卡禮金的定義與分類（一）定義禮卡是指公司發行的或購買的具有一定金額、可在指定場所消費的卡片；禮金是指公司以現金或轉賬等形式給予相關方的款項。（二）分類1.業務往來禮卡禮金：用于與供應商、客戶等業務合作伙伴之間的交往，以維護良好合作關系。2.員工福利禮卡禮金：作為員工福利的一種形式發放給員工。3.節日慶典禮卡禮金：在重要節日或公司慶典活動時發放給員工或相關合作方。4.特殊獎勵禮卡禮金：對表現優秀的員工或團隊給予的獎勵。三、禮卡禮金的申請與審批（一）業務往來禮卡禮金1.申請業務部門因業務需要申請禮卡禮金時，應填寫《業務往來禮卡禮金申請表》，詳細說明申請原因、對象、金額、預計發放時間等。附上與業務相關的證明材料，如合作協議、業務往來記錄等。2.審批申請表經業務部門負責人審核簽字后，提交至分管領導審批。分管領導根據業務情況和公司規定進行審批，審批通過后交至財務部門備案。（二）員工福利禮卡禮金1.申請人力資源部門根據公司年度福利計劃，提出員工福利禮卡禮金的發放方案，填寫《員工福利禮卡禮金申請表》。方案應包括發放對象、金額標準、發放方式、預計發放時間等內容。2.審批申請表經人力資源部門負責人審核后，提交公司管理層審批。公司管理層審批通過后，交至財務部門執行。（三）節日慶典禮卡禮金1.申請行政部門負責組織節日慶典活動，并根據活動預算申請禮卡禮金。填寫《節日慶典禮卡禮金申請表》，注明活動名稱、目的、參與人員范圍、金額預算等。附上活動策劃方案等相關材料。2.審批申請表經行政部門負責人審核后，提交公司分管行政的領導審批。審批通過后交至財務部門安排資金。（四）特殊獎勵禮卡禮金1.申請相關部門或項目負責人根據員工或團隊的突出表現，提出特殊獎勵禮卡禮金的申請，填寫《特殊獎勵禮卡禮金申請表》。詳細說明獎勵原因、對象、金額建議等，并附上相關事跡材料。2.審批申請表經所在部門負責人審核后，提交至人力資源部門審核。人力資源部門審核通過后，報公司管理層審批。審批通過后由財務部門發放。四、禮卡禮金的采購與發放（一）禮卡采購1.對于公司自行發行的禮卡，由財務部門負責設計、制作和管理。2.如需采購外部禮卡，應選擇正規的供應商。采購流程如下：需求部門提出禮卡采購申請，填寫《禮卡采購申請表》，注明禮卡類型、數量、金額等。申請表經部門負責人審核后，提交至財務部門。財務部門根據申請進行市場調研，選擇合適的供應商，并簽訂采購合同。禮卡采購完成后，由財務部門負責驗收和保管。（二）禮卡禮金發放1.業務往來禮卡禮金財務部門根據審批通過的《業務往來禮卡禮金申請表》，按照規定的時間和方式將禮卡發放給業務合作伙伴。發放記錄應詳細登記禮卡編號、發放對象、發放時間等信息。2.員工福利禮卡禮金人力資源部門確定員工名單后，將相關信息提供給財務部門。財務部門按照名單和標準制作禮卡或發放禮金，可采用直接發放禮卡、轉賬等方式。發放完成后，人力資源部門負責通知員工領取，并做好相關記錄。3.節日慶典禮卡禮金行政部門根據活動安排，組織禮卡禮金的發放工作。發放方式可根據實際情況選擇現場發放、郵寄等，確保參與人員及時收到。做好發放記錄，包括發放對象、發放方式、發放時間等。4.特殊獎勵禮卡禮金財務部門依據審批結果，及時將禮卡或禮金發放給獲獎員工或團隊。同時，人力資源部門負責在公司內部進行公示，以激勵更多員工積極進取。五、禮卡禮金的使用與管理（一）業務往來禮卡禮金1.業務人員應妥善保管禮卡，并在與業務合作伙伴交往時按照公司規定合理使用。2.使用過程中，應注意收集相關消費憑證，并及時提交給財務部門進行核銷。3.財務部門定期對業務往來禮卡禮金的使用情況進行核對和監督，確保支出合理合規。（二）員工福利禮卡禮金1.員工領取福利禮卡后，可在指定的范圍內自主消費。2.員工應遵守禮卡的使用規定，不得擅自轉讓、出售禮卡。3.如有員工對禮卡使用有疑問，可向人力資源部門或財務部門咨詢。（三）節日慶典禮卡禮金1.參與節日慶典活動的人員應按照活動安排使用禮卡禮金，不得挪作他用。2.活動組織部門負責對禮卡禮金的使用情況進行監督和管理，確保活動順利進行。（四）特殊獎勵禮卡禮金1.獲獎員工或團隊應合理使用特殊獎勵禮卡禮金，可用于與工作相關的培訓、學習等支出。2.如有需要，可向公司提交使用計劃，經審批后進行支出。六、禮卡禮金的賬務處理（一）財務部門應設立專門的禮卡禮金臺賬，詳細記錄禮卡禮金的采購、發放、使用、核銷等情況。（二）禮卡禮金的采購費用應按照公司財務制度進行核算和報銷。（三）發放禮卡禮金時，應按照相關規定進行賬務處理，確保賬目清晰、準確。（四）定期對禮卡禮金的賬務進行核對和審計，發現問題及時整改。七、監督與檢查（一）公司設立監督小組，成員包括財務部門、審計部門等相關人員，負責對禮卡禮金的管理情況進行監督檢查。（二）監督小組定期對禮卡禮金的申請、審批、采購、發放、使用、管理等環節進行檢查，確保各項操作符合規定。（三）對于發現的違規行為，監督小組應及時提出整改意見，并追究相關人員的責任。八、違規處理（一）若員工或相關人員違反本制度規定，擅自發放、使用禮卡禮金或進行其他違規操作，公司將視情節輕重給予相應的處罰。（二）處罰措