土地房屋租賃管理制度一、總則1.目的為規范公司土地房屋租賃行為，加強租賃管理，保障公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門涉及的土地房屋租賃活動，包括但不限于辦公場地、生產廠房、倉庫、宿舍等的租賃。3.原則租賃活動應遵循合法、公平、公正、誠實守信的原則，確保租賃行為符合法律法規要求，維護公司利益。二、租賃需求與規劃1.需求調研各部門根據業務發展需要，提前進行租賃需求調研，詳細填寫《土地房屋租賃需求申請表》，內容包括租賃用途、面積、地點、期限、預算等信息。2.需求審核申請表提交至行政部門后，行政部門會同財務部門、法務部門等相關部門進行審核。審核重點包括需求的合理性、預算的可行性、法律合規性等。對于重大租賃需求，需提交公司管理層審批。3.租賃規劃根據審核通過的需求，行政部門制定年度租賃規劃，明確租賃項目的優先級和時間安排，確保租賃活動有序進行。三、租賃信息收集與篩選1.信息渠道通過多種渠道收集土地房屋租賃信息，包括但不限于房產中介機構、網絡平臺、報紙廣告、行業推薦、實地走訪等。2.信息篩選對收集到的租賃信息進行初步篩選，重點關注房屋狀況、地理位置、租金價格、租賃條款等因素。篩選出符合公司需求的潛在租賃對象，并進行詳細記錄。3.實地考察對于篩選出的潛在租賃對象，安排專人進行實地考察。實地考察內容包括房屋實際情況、周邊環境、配套設施、交通便利性等。考察人員需填寫《土地房屋租賃實地考察報告》，詳細記錄考察情況。四、租賃合同談判與簽訂1.談判準備在實地考察后，行政部門會同相關部門對潛在租賃對象進行綜合評估，確定談判對象。談判前，明確談判目標、策略和底線，準備好相關資料，如公司營業執照、授權委托書、需求說明等。2.談判過程談判過程中，由行政部門牽頭，相關部門參與，與出租方就租賃條款進行協商。租賃條款包括租金及支付方式、租賃期限、房屋交付條件、維修責任、違約責任等。談判人員應靈活應對，爭取有利的租賃條件。3.合同審核談判達成初步意向后，起草租賃合同。租賃合同初稿提交至法務部門進行審核，法務部門從法律角度對合同條款進行審查，確保合同合法合規。審核通過后的合同提交公司管理層審批。4.合同簽訂經公司管理層審批同意后，由授權代表與出租方簽訂租賃合同。簽訂合同前，仔細核對合同條款，確保合同內容與談判結果一致。合同簽訂后，妥善保管合同原件，并及時將合同副本分發給相關部門。五、租金支付與管理1.支付方式租金支付方式應在租賃合同中明確約定，一般可采用銀行轉賬、支票等方式。財務部門應按照合同約定的支付時間和金額，及時安排租金支付。2.支付流程租金支付前，業務部門應填寫《租金支付申請表》，附上租賃合同復印件，提交至財務部門審核。財務部門審核無誤后，報公司管理層審批。審批通過后，財務部門進行支付操作，并做好支付記錄。3.發票管理出租方應按照合同約定及時提供租金發票。財務部門收到發票后，應進行認真審核，確保發票真實、合法、有效。對于不符合要求的發票，應及時與出租方溝通更換。六、房屋交付與驗收1.交付條件出租方應按照租賃合同約定的交付條件交付房屋。交付前，出租方應確保房屋及附屬設施設備完好、可正常使用，并清理房屋內的物品。2.交付手續房屋交付時，雙方應辦理書面交付手續，填寫《房屋交付確認書》，明確交付日期、房屋現狀等信息。交付確認書由雙方簽字蓋章后生效。3.驗收內容公司在接收房屋后，應組織相關部門進行驗收。驗收內容包括房屋主體結構、裝修情況、水電設施、消防設施、安全設施等。驗收合格后，填寫《房屋驗收報告》。七、租賃期間的使用與維護1.使用規定公司應按照租賃合同約定的用途使用租賃房屋，不得擅自改變房屋用途。如需改變用途，應提前征得出租方書面同意。2.維護責任租賃期間，公司負責租賃房屋及附屬設施設備的日常維護和保養。對于因公司使用不當造成的損壞，公司應承擔維修責任。對于因自然損耗或不可抗力造成的損壞，雙方應按照租賃合同約定分擔責任。3.維修流程發現房屋及附屬設施設備出現故障或損壞時，使用部門應及時填寫《房屋維修申請表》，提交至行政部門。行政部門根據情況安排維修人員進行維修，并做好維修記錄。維修費用按照租賃合同約定執行。八、租賃期滿與續租1.期滿通知租賃期滿前[X]個月，行政部門應向出租方發出《租賃期滿通知書》，明確是否續租的意向。2.續租決策公司根據業務發展需要和租賃房屋的實際情況，決定是否續租。如決定續租，應在租賃期滿前[X]個月與出租方協商續租事宜，并簽訂續租合同。如不續租，應提前通知出租方，并按照合同約定辦理房屋交接手續。3.交接手續租賃期滿或合同解除后，雙方應按照租賃合同約定辦理房屋交接手續。公司應清理房屋內的物品，恢復房屋原狀。出租方應在收到房屋后進行驗收，如無異議，雙方簽訂《房屋交接清單》。九、違約責任與爭議解決1.違約責任雙方應嚴格履行租賃合同約定的各項義務。如一方違反合同約定，應承擔相應的違約責任，賠償對方因此遭受的損失。違約責任的承擔方式和賠償范圍應在租賃合同中明確約定。2.爭議解決在租賃過程中如發生爭議，雙方應首先通過友好協商解決。協商不成的，可按照租賃合同約定的爭議解決方式進行處理，如提交仲裁機構仲裁或向人民法院提起訴訟。十、檔案管理1.檔案內容土地房屋租賃管理檔案應包括租賃合同、租賃需求申請表、實地考察報告、租金支付記錄、房屋驗收報告、維修記錄、交接清單等相關資料。2.檔案整理行政部門負責對租賃管理檔案進行整理和歸檔，確保檔案資料完整、準確、有序。檔案應按照年度和項目進行分類存放，便于查閱和管理。3.檔案保管期限租賃管理檔案的保管期限按照國家法律法規和公司相關規定執行。一般情況下，租賃合同及相關重要資料的保管期限為[X]年。十一、監督與檢查1.內部監督公司內部審計部門定期對土地房屋租賃管理情況進行監督檢查，重點檢查租賃程序的合規性、租賃合同的執行情況、租金支付的準確性等。對于發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.外部監督積極配合相關政府部門的監督檢查，及時提供租賃管理相關資料，確保公司租賃活動合法合規。十二、附則1.解釋權