公司檔案工作管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案工作，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協議、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案工作實行集中統一管理，由公司綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.完整性原則：確保檔案的齊全、完整，全面反映公司各項活動的真實面貌。3.準確性原則：保證檔案內容真實、準確，數據可靠。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則：檔案的整理和保管應便于查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理領導小組公司成立檔案管理領導小組，由公司總經理擔任組長，各部門負責人為成員。檔案管理領導小組負責審議檔案工作規劃、年度計劃和重要規章制度，協調解決檔案工作中的重大問題。（二）綜合管理部門綜合管理部門是公司檔案工作的歸口管理部門，負責檔案工作的組織、協調和指導，具體職責如下：1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定公司檔案工作管理制度和實施細則。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目、上架等工作，確保檔案的規范化管理。3.建立健全公司檔案管理信息系統，實現檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.負責檔案庫房的建設、管理和維護，確保檔案的安全保管。5.組織開展檔案鑒定工作，定期對檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見，經公司領導批準后實施。6.負責檔案的統計工作，及時準確地統計檔案的數量、種類、利用情況等信息。7.組織開展檔案業務培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和業務水平。8.負責公司對外提供檔案查閱、借閱服務，嚴格按照規定辦理檔案查閱、借閱手續，確保檔案的安全。（三）各部門各部門負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負責檔案管理，并接受公司綜合管理部門的業務指導和監督檢查。具體職責如下：1.負責收集、整理本部門在各項活動中形成的檔案材料，確保檔案的齊全、完整。2.按照公司檔案分類方案和編號規則，對本部門檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作。3.負責本部門檔案的臨時保管，定期將整理好的檔案移交公司綜合管理部門。4.配合公司綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等。2.公司股東會、董事會、監事會等會議記錄、決議、紀要等。3.公司各項規章制度、辦法、規定等。4.公司與外部單位簽訂的合同、協議、意向書等。5.公司的工作計劃、總結、報告、統計報表等。6.公司的財務報表、審計報告、稅務資料等。7.公司的工程建設項目文件，包括項目立項、可行性研究報告、設計圖紙、施工資料、竣工驗收報告等。8.公司的產品研發文件，包括技術方案、實驗報告、產品說明書等。9.公司的市場營銷文件，包括市場調研報告、營銷策劃方案、客戶資料等。10.公司的人力資源文件，包括員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核資料等。11.公司的行政辦公文件，包括公文、信函、通知、簡報等。12.公司的設備采購、使用、維護文件，包括設備清單、采購合同、維修記錄等。13.公司的知識產權文件，包括專利證書、商標注冊文件、著作權登記文件等。14.公司的榮譽證書、獎狀、獎杯等。15.其他具有保存價值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.檔案材料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應同時收集其紙質版本，并確保兩者內容一致。電子文件應采用通用格式存儲，如PDF、DOC、XLS等，并進行備份。4.檔案收集過程中應注意保護檔案的原始風貌，不得隨意涂改、損壞檔案材料。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規范要求，便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照公司檔案分類方案，將檔案分為行政管理類、黨群工作類、經營管理類、生產技術類、產品研發類、市場營銷類、人力資源類、財務審計類、知識產權類、基本建設類、設備儀器類、聲像檔案類、實物檔案類等一級類目，再根據實際情況進一步細分二級類目和三級類目。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性。編號采用“全宗號年度保管期限件號”的結構，其中全宗號為公司代碼，年度為檔案形成年度，保管期限分為永久、長期、短期，件號為該年度該保管期限內檔案的順序號。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等項目。檔案目錄應一式兩份，一份紙質存檔，一份電子存檔。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，不掉頁、不壓字。四、檔案的保管（一）庫房建設與管理1.公司應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。3.庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。4.檔案庫房應實行專人管理，非檔案管理人員未經許可不得進入庫房。（二）檔案上架與存放1.檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和利用。2.不同保管期限的檔案應分開存放，永久檔案應單獨存放。3.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數據應異地存放，以防止數據丟失。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，如公司章程、股東會決議、董事會決議、監事會決議、公司設立、變更、注銷等文件、重要合同協議、財務審計報告等，應永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般職能活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，如公司年度工作計劃、總結、統計報表、一般性合同協議、員工檔案等，保管期限為30年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司臨時性工作，在較短時間內對公司工作有參考價值的檔案，如一般性文件、簡報、會議記錄等，保管期限為10年。（四）檔案清查與盤點1.公司應定期對檔案進行清查與盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數量、質量和存放位置準確無誤。2.清查與盤點內容包括檔案的數量、種類、保管期限、存放位置等，同時檢查檔案的保管狀況，如是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況。3.對清查與盤點中發現的問題應及時進行處理，如對損壞的檔案進行修復、對丟失的檔案進行查找和補充等。4.清查與盤點結束后，應編制檔案清查與盤點報告，報告內容包括清查與盤點的基本情況、發現的問題及處理結果等，并將報告存入檔案。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各部門檔案管理人員為成員。檔案鑒定小組負責對公司檔案進行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準1.檔案的鑒定應根據國家有關規定和公司檔案保管期限表，結合檔案的實際情況，從檔案的內容、來源、時間、形式等方面進行全面分析，確定檔案的價值。2.對已超過保管期限的檔案，應進行重點鑒定，判斷其是否仍具有保存價值。對仍具有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進行逐卷審查，提出存毀意見。2.對擬銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，清冊應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等項目。3.檔案銷毀清冊經公司領導批準后，方可進行銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質檔案的銷毀，應采用焚燒或粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復。2.對電子檔案的銷毀，應采用專業的數據擦除軟件進行擦除，確保數據無法恢復。3.檔案銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、方式、檔案數量等，并由監銷人員簽字確認。記錄應存入檔案。六、檔案的利用（一）查閱利用1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續。2.綜合管理部門檔案管理人員應根據《檔案查閱申請表》，提供相應的檔案，并對查閱過程進行監督。查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱檔案時，應保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標記、抽換、污損等。如需復印檔案，應經檔案管理人員同意，并在復印件上加蓋“與原件核對無誤”章。（二）借閱利用1.公司內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等，經所在部門負責人和綜合管理部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自擴大借閱范圍，不得在檔案上涂改、標記、抽換、污損等。如需復印檔案，應經檔案管理人員同意，并在復印件上加蓋“與原件核對無誤”章。4.借閱人員應按時歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還的，應提前向綜合管理部門說明情況，并辦理延期手續。逾期不還的，綜合管理部門有權收回檔案，并視情節輕重給予相應的處罰。（三）外單位查閱利用1.外單位因工作需要查閱公司檔案的，應持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等，經公司綜合管理部門負責人批準后，方可查閱。2.外單位查閱檔案時，應在綜合管理部門指定的地點進行，并有公司檔案管理人員陪同。查閱人員不得擅自將檔案帶出公司。3.如需復印檔案，應經公司綜合管理部門負責人批準，并在復印件上加蓋公司公章。（四）檔案利用登記綜合管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，記錄內容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）目的、查閱（借閱）內容、歸還日期等。檔案利用登記應定期整理歸檔，保存期限與檔案保管期限相同。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公司檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化建設內容1.檔案數字化：對公司現有檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫。2.檔案管理信息系統建設：開發或選用適合公司檔案管理需求的信息系統，實現檔案的收集、整理、分類、編號、編目、存儲、檢索、利用、統計等功能的信息化管理。3.數據安全管理：采取數據備份、加密、訪問控制等措施，確保檔