小公司供應商管理制度一、總則（一）目的為加強公司供應商管理，規范供應商選擇、評估、采購等相關工作流程，確保所采購的物資和服務符合公司要求，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與供應商發生采購業務往來的部門和人員。（三）基本原則1.公平公正原則：在供應商選擇、評估、合作過程中，遵循公平、公正的原則，確保所有供應商享有平等的機會。2.質量優先原則：優先選擇能夠提供高質量物資和服務的供應商，以滿足公司生產經營對產品質量的要求。3.成本效益原則：在保證物資和服務質量的前提下，綜合考慮采購成本、運輸成本、售后服務成本等因素，實現成本效益最大化。4.合作共贏原則：與供應商建立長期穩定的合作關系，共同發展，實現互利共贏。二、供應商的選擇（一）供應商信息收集1.內部推薦：公司各部門根據業務需求，推薦潛在的供應商。推薦時應提供供應商的基本信息、產品或服務范圍、聯系方式等。2.市場調研：采購部門定期通過網絡、行業展會、供應商目錄等渠道收集供應商信息。對收集到的信息進行整理和分類，建立供應商信息庫。3.供應商自薦：接受供應商主動提交的合作申請，要求其提供公司簡介、產品或服務介紹、資質證書、業績案例等相關資料。（二）供應商篩選1.初步篩選：采購部門根據收集到的供應商信息，對其進行初步篩選。篩選標準包括但不限于供應商的經營范圍、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等。2.實地考察：對于初步篩選合格的供應商，采購部門組織相關人員進行實地考察。考察內容包括供應商的生產經營場所、生產設備、質量管理體系、人員配備等。實地考察結束后，考察人員應撰寫考察報告，對供應商的綜合情況進行評價。3.資質審核：采購部門對供應商的資質進行審核，要求其提供營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證、環保認證等相關證書。確保供應商具備合法經營資格和相應的生產能力。（三）供應商選擇決策1.評估小組組建：成立供應商評估小組，成員包括采購部門負責人、使用部門代表、質量部門代表、財務部門代表等。評估小組負責對供應商進行綜合評估和選擇決策。2.評估指標設定：根據公司采購需求和供應商管理要求，設定評估指標。評估指標包括但不限于產品質量、價格、交貨期、售后服務、企業信譽等。各項評估指標應設定相應的權重，以反映其在綜合評估中的重要程度。3.綜合評估：評估小組根據設定的評估指標和權重，對候選供應商進行綜合評估。評估方式可以采用問卷調查、實地考察、數據分析、供應商面談等多種形式。在綜合評估過程中，應充分收集各方面的信息，確保評估結果客觀、準確。4.選擇決策：評估小組根據綜合評估結果，按照得分高低對候選供應商進行排序，選擇得分最高的供應商作為公司的合作供應商。如出現得分相同的情況，可根據公司實際需求和其他相關因素進行進一步比較和決策。5.審批與備案：供應商選擇結果報公司管理層審批。審批通過后，采購部門與選定的供應商簽訂合作協議，并將供應商相關信息在公司內部進行備案。三、供應商的評估（一）評估周期1.定期評估：采購部門每年對合作供應商進行一次定期評估。評估時間一般安排在每年的[具體月份]，以確保能夠全面、準確地反映供應商在過去一年中的表現。2.不定期評估：在以下情況下，采購部門應對供應商進行不定期評估：供應商提供的產品或服務出現重大質量問題；供應商交貨期嚴重延誤，影響公司生產經營；公司內部對供應商的產品或服務有重大投訴；市場環境發生重大變化，可能影響供應商的經營狀況和供應能力。（二）評估內容1.產品質量：評估供應商所提供產品的質量穩定性、合格率、是否符合公司質量標準等。通過檢驗報告、質量反饋記錄、客戶投訴等方式進行評價。2.價格水平：比較供應商的報價與市場同類產品或服務的價格水平，評估其價格合理性。同時，關注供應商價格調整的頻率和幅度，以及是否能夠提供價格優惠政策。3.交貨期：考察供應商的交貨準時率，是否能夠按照合同約定的時間交付貨物或提供服務。統計供應商交貨延誤的次數和原因，評估其交貨期保障能力。4.售后服務：評估供應商的售后服務質量，包括響應速度、解決問題的能力、維修保養服務等。通過客戶反饋、售后服務記錄等方式了解供應商在售后服務方面的表現。5.企業信譽：調查供應商的商業信譽，是否存在違約、欺詐等不良記錄。了解供應商在行業內的口碑和聲譽，以及與其他合作伙伴的合作情況。6.生產能力：評估供應商的生產設備、生產工藝、人員配備等生產能力情況，確保其能夠滿足公司的采購需求。考察供應商的生產計劃安排和生產調度能力，以保證按時、按量供應產品。7.環保與合規：關注供應商的環保措施和合規情況，確保其生產經營活動符合國家環保法律法規要求。檢查供應商是否具備相關的環保認證和資質證書。（三）評估方法1.問卷調查：采購部門設計供應商評估問卷，向公司內部使用部門、質量部門、財務部門等相關人員發放。問卷內容涵蓋評估指標的各個方面，相關人員根據實際情況進行打分和評價。2.數據分析：采購部門收集供應商的采購數據、質量數據、交貨數據、售后服務數據等，進行統計分析。通過數據分析評估供應商在各項指標上的表現趨勢和存在的問題。3.實地考察：定期或不定期對供應商進行實地考察，觀察其生產經營現場，與供應商管理人員和員工進行交流，了解實際情況。實地考察結束后，撰寫考察報告，記錄考察發現的問題和改進建議。4.供應商面談：采購部門與供應商進行面對面交流，了解其經營狀況、發展規劃、對合作的看法和建議等。通過面談獲取供應商的第一手信息，評估其合作誠意和溝通能力。（四）評估結果處理1.評估報告撰寫：采購部門根據評估數據和信息，撰寫供應商評估報告。報告內容應包括評估背景、評估目的、評估方法、評估結果、存在問題及改進建議等。2.結果反饋：采購部門將評估報告反饋給供應商，要求其對評估結果進行確認，并針對存在的問題提出整改措施和計劃。同時，與供應商就改進方向和合作重點進行溝通和交流。3.等級劃分：根據評估得分，將供應商劃分為不同的等級。一般分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商三個等級。具體劃分標準如下：優秀供應商：評估得分在[具體分數區間]以上，產品質量、交貨期、售后服務等方面表現優秀，能夠長期穩定地滿足公司需求，具有良好的合作潛力。合格供應商：評估得分在[具體分數區間]之間，基本能夠滿足公司要求，但在某些方面存在一定的改進空間。不合格供應商：評估得分在[具體分數區間]以下，產品質量、交貨期、售后服務等方面存在嚴重問題，不能滿足公司需求，應及時采取措施進行整改或終止合作。4.獎懲措施：對于優秀供應商，公司給予一定的獎勵，如增加采購份額、優先付款、頒發榮譽證書等。對于合格供應商，采購部門應與其溝通，要求其針對存在的問題進行改進，并在后續合作中進行重點關注。對于不合格供應商，采購部門應暫停與其合作，要求其限期整改。整改后經再次評估仍不合格的，終止合作關系，并將相關情況在公司內部進行通報。四、采購合同管理（一）合同簽訂1.在確定合作供應商后，采購部門應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括產品規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。2.采購合同文本應使用公司統一制定的合同模板，并經公司法律部門或法律顧問審核。審核通過后，由采購部門負責人和供應商授權代表簽字蓋章生效。（二）合同執行1.采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保合同條款得到有效履行。2.供應商應按照合同約定的時間、地點、方式交付貨物或提供服務。采購部門應提前通知供應商交貨時間和要求，并在交貨前做好驗收準備工作。3.在合同執行過程中，如出現變更合同條款的情況，采購部門應及時與供應商協商，并簽訂補充協議。補充協議應明確變更的內容、雙方的責任和義務等，作為原合同的有效組成部分。（三）合同驗收1.貨物交付后，采購部門組織相關人員按照合同約定的質量標準進行驗收。驗收內容包括產品規格、數量、外觀、質量證明文件等。2.對于重要物資或服務，可邀請質量部門、使用部門等專業人員參與驗收。驗收合格后，驗收人員應簽署驗收報告。3.如發現貨物存在質量問題或與合同約定不符，采購部門應及時通知供應商進行處理。供應商應在規定的時間內采取補貨、換貨、退貨、降價等措施，直至問題得到解決。（四）合同付款1.采購部門根據合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續。付款前，應確保貨物已驗收合格，發票等相關憑證齊全。2.財務部門負責對采購付款進行審核，審核內容包括合同條款、驗收報告、發票真實性等。審核通過后，按照公司財務制度進行付款。3.如供應商未按照合同約定履行義務，采購部門有權暫停付款，并要求供應商說明原因。待問題解決后，再根據合同約定進行付款。五、供應商的日常管理（一）溝通與協調1.采購部門與供應商建立定期溝通機制，每月至少召開一次供應商溝通會議。會議內容包括總結上月合作情況、解決存在的問題、討論下月采購計劃等。2.采購部門應及時向供應商反饋公司的采購需求變化、產品質量要求、交貨期調整等信息，確保供應商能夠及時了解公司情況，做好相應的準備工作。3.對于供應商提出的問題和建議，采購部門應認真對待，及時進行溝通和協調。能夠解決的問題應盡快給予答復和解決；對于暫時無法解決的問題，應向供應商說明原因，并協商解決方案和時間節點。（二）供應商培訓1.根據公司業務發展和產品質量要求，采購部門定期組織供應商培訓。培訓內容包括公司產品標準、質量要求、生產工藝、環保要求等方面的知識。2.通過培訓，幫助供應商更好地了解公司需求，提高其產品質量和服務水平，確保雙方合作的順利進行。3.培訓方式可以采用集中授課、現場指導、在線學習等多種形式。培訓結束后，應對供應商進行考核，確保其掌握培訓內容。（三）供應商檔案管理1.采購部門負責建立供應商檔案，對供應商的基本信息、評估報告、采購合同、交貨記錄、質量反饋等資料進行歸檔管理。2.供應商檔案應及時更新，確保檔案信息的準確性和完整性。通過供應商檔案管理，便于公司對供應商進行全面了解和管理，為采購決策提供依據。（四）供應商績效評估結果應用1.根據供應商績效評估結果，調整采購策略。對于優秀供應商，增加采