財務會計檔案管理制度集團各部、各業務集團、各分公司：1、目的根據財政部、國家檔案局關于印發《會計檔案管理辦法》通知的規定，為了加強公司財務會計檔案的科學管理，建立健全會計檔案的管理制度，保證會計檔案妥善有序存放、方便查詢、嚴防毀損、散失和泄密，完善財務檔案管理工作，特制定本制度。2、適用范圍本制度適用于總部財務及各分公司財務檔案的管理、預算、計劃、制度等文件材料，執行文書檔案管理規定，不適用本制度。3、管理職責財務部負責檔案的整理、編號、歸檔、調閱、借閱等，對財務會計檔案的安全、完整、保密負責，對于應當入庫保管的資料應及時入庫納入管理。4、會計檔案范圍包含會計憑證、會計賬簿、會計報告以及其他會計核算資料等四個部分。4.1會計憑證類會計憑證類包括：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證4.1.1會計憑證管理要求：憑證按照現收、現付、銀收、銀付、轉賬分類別進行整理裝訂，要求整齊、結實、厚薄適中一致；4.1.2完整填寫憑證封面，并進行排序、編號；4.1.3每月結賬完成后，憑證需要完整打印，依序存放于文件柜中，做好登記，對于附件多容量大的附件如工資冊、人員提成等可單獨裝訂，但須注明憑證號，同時在憑證中注明附件出處。表1：憑證登記表：會計期間現收現付銀收銀付轉賬當期冊數存放位置2016010001-00**0001-00**0001-00**0001-00**0001-00**152016024.1.4注意事項：憑證保管需注意防潮防蟲防火，定期進行巡檢，排除不安全因素；憑證發生損傷時，及時修復，損傷嚴重、丟失、毀損需及時上報集團財務部。憑證外借，須經財務負責人同意，借出的憑證，做好書面登記，及時跟蹤收回。表2：憑證借出登記表：**公司憑證外借登記表會計期間憑證類型第**冊/共*冊起止憑證號原因借閱人經手人批準人時間歸還時間4.2會計賬簿類4.2.1會計賬簿類包括：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。4.2.2會計賬簿管理要求：年終，財務負責人應組織人員將賬簿按最末級打印出來裝訂成冊，可按資金類、資產類、往來類、成本費用類進行歸裝訂。4.3財務報告類4.3.1財務報告類包括：月度、季度、年度財務報告，會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告，如納稅申報報表等。4.3.2財務報告管理要求：報告類按月、季、年度打印裝訂成冊。4.4票據類票據類包括：公司開據的增值稅專用發票和普通發票，收到的增值稅專用發票，支票、承兌匯票，收據等。4.4.1發票類管理要求：4.4.1.1領購發票、支票、收據時在《領購臺賬》中進行登記；4.4.1.2使用發票、支票、收據時在《開具明細登記本（薄）》中登記；4.4.1.3發票交接,通過發票交接單進行交接（若通過郵寄方式則注明快遞單號）；4.4.1.4已開具的發票存根聯、作廢發票（聯次齊全，蓋作廢章），依次排序，按月裝訂；4.4.1.5已開具的收據存根，依次排序；自稅務部門領購回來的收據，保證聯次齊全，作廢的收據需加蓋作廢章4.4.1.6取得的進項發票，發票聯需附憑證后；抵扣聯認證后，裝訂存檔；4.4.1.7發票認證回執、財務報表、納稅申報表、抵扣清單按月存檔；4.4.1.8承兌匯票收到后必須復印登記后，才能賬務處理；承兌匯票支付前必須背書復印登記后，才能賬務處理。4.5其他類其他類包括：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，銀行流水單，其他應當保存的會計核算專業資料如現金盤點單、往來對賬單等，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，業務合同以及有關的電子數據和相應軟件資料。5、會計檔案的管理5.1會計檔案的整理立卷會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統一”的辦法，即:分類標準統一，檔案形成統一，管理要求統一，并分門別類按各卷順序編號。5.1.1分類標準統一一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。5.1.2檔案形成統一案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一。5.1.3管理要求統一建立財務會計資料檔案薄、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。5.2會計憑證的裝訂會計憑證每月裝訂一次，（25號前完成）按年分月妥善保管歸檔。5.2.1會計憑證裝訂前應準備的工作：5.2.1.1分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全；5.2.1.2按憑證匯總日期歸集確定裝訂成冊的本數；5.2.1.3摘除憑證內的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便查閱保持數字完整；5.2.1.4閱保持數字完整；5.2.1.5整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因。檢查附件有無漏缺，如：領料單、入庫單是否隨附件齊全；5.2.1.6記賬憑證上有關人員的印章是否齊全；5.2.2會計憑證裝訂時的要求：5.2.2.1裝訂時應盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱；5.2.2.2憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印刷，封面規格略大于所附記賬憑證；5.2.2.3裝訂憑證厚度一般為3-5厘米，裝訂牢固，美觀大方。5.2.3會計憑證裝訂后的注意事項：5.2.3.1每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章；5.2.3.2在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調閱。5.3會計賬簿的裝訂各種會計賬簿年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，賬簿應按時整理立卷。5.3.1賬簿裝訂的基本要求：5.3.1.1首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續；5.3.1.2然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂5.3.2封底的順序裝訂，活頁賬簿裝訂要求：5.3.2.1保留已使用過的賬頁，將賬頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，加上封面封底，裝訂成冊；5.3.2.2多欄式合頁賬、三欄式合頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起。5.3.2.3在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經辦人）簽章；5.3.3賬簿裝訂后的其他要求：5.3.3.1會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁的現象；5.3.3.2封面應齊全、平整、并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬。5.3.3.3會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。5.4會計檔案的移交歸檔5.4.1每年形成的會計檔案，由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。在會計年度終了后，可暫由本會計部門保管一年。期滿之后，由會計部門編制移交清冊，移交本單位檔案部門統一保管；5.4.2移交檔案部門保管的會計檔案原則上應該保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案部門應當會同財務部和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。5.5、會計檔案的保管5.5.1會計檔案的保管期限分永久、定期兩類。定期保管期限分為10年、30年、永久、共3類（詳見附表一），保管期限從會計年度終了后的第一天算起；5.5.2會計檔案室的要求：應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應備有防火器材；室內應經常保持清潔衛生，以防蟲蛀、防鼠咬；保持通風透光，并有適當的空間、通道和查閱的地方，并防止潮濕；5.5.3會計檔案應放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找；5.5.4設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簙，嚴防毀壞損失、散失和泄密；5.5.5使用電子計算機進行會計核算的，應當保存打印出來的紙質會計檔案，使用磁盤、光盤等磁性介質保存會計檔案，應報財政局備案。會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。5.6其他檔案管理要求5.6.1外部審計報告、評估報告、匯算清繳報告等檔案資料需專人保管；5.6.1.1子類檔案，存放于電腦專門文件夾中（不能建立在C：\盤中），重要文檔需設置密碼；5.6.1.2銀行卡、存折、鑰匙、密碼器、回單箱密鑰、U盾令牌、CA證書等，誰使用誰保管；5.6.1.3交接工作時需逐一并交接相關密碼；接收人要注意密碼安全，如有損壞及時更新。6、會計檔案的借閱6.1會計檔案為本公司所用，原則上不得借出。本公司人員需要檔案資料，在登記報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復印；6.2外部借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹性，經會計主管人員和公司領導批準后，方可辦理借閱手續；由檔案部門建立健全會計檔案中查閱、復制、登記制度；6.3借閱手續：借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚；6.4借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件（如有特殊情況，須經領導批準后方能攜帶外出或復制原件）。7、會計檔案的銷毀保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序進行銷毀：7.1會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見，會同財務部門共同鑒定，編制會計檔案銷毀清冊（注明名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容），經公司總經理審批簽署意見，報請上級主管單位批準后方可予以銷毀；7.2銷毀會計檔案時，由檔案部門和財務部共同派員監銷。在銷毀前清點所要銷毀的一份報公司領導會計檔案；銷毀后，經辦人應在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章；注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報公司領導，一份歸入檔案備查；7.3會計檔案保管期滿，但未結清的債權債務原始憑證及涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出另行立卷，由檔案部門保管到末了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清單和會計檔案保管清冊中列明；7.4在建設期間的會計檔案，不得銷毀。8、檔案移交管理要求檔案移交時須進行實物及清單的逐一移交，具體參照《財務崗位工作交接制度》9、國家會計檔案管理期限9.1會計檔案保管期限規定表4、企業會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備注一會計憑證1原始憑證30年2記賬憑證30年二會計賬簿3總賬30年4明細賬30年5日記賬30年6固定資產卡片固定資產報廢清理后保管5年7其他輔助性賬簿30年三財務會計報告8月度、季度、半年度財務會計報告10年9年度財務會計報告永久四其他會計資料10銀行存款余額調節表10年11銀行對賬單10年12納稅申報表10年13會計檔案移交清冊30年14會計檔案保管清冊永久15會計檔案銷毀清冊永久16會計檔案鑒定意見書永久編制日期：審核日期：批準日期：9.2會計電子檔案的規定同時滿足下列條件的,單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案9.2.1形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸；9.2.2使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；9.2.3使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求來建立；9.2.4電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系；9.2.5采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改；9.2.6建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；9.2.7形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。10、證照及合同管理的規定集團合同證照歸財務部管理，因此對此方面作一些管理要求10.1證照管理要求10.1.1證照類別：營業執照正副本、組織機構代碼證、稅務登記證、道路運輸許可證、銀行開戶許可證、貸款卡等；10.1.2證照需按類別建立證照臺賬、證照使用登記薄；10.1.3每年協助行政人事部、營運管理部（車管部）進行證照年檢；10.1.4財務部每年需對貸款卡及時進行年檢。10.2合同管理要求10.2.1合同類別：供應商合同、客戶合同；10.2.2所有合同都需建立《合同管理臺賬》；10.2.3周期性結款的客戶合同需有合同會簽表、合同、客戶相關有效的資質證明復印件（蓋鮮章）；10.2.4周期性結款的客戶合同在到期前2個月需打報告提醒相關部門續簽合同。10.3證照使用申請10.3.1使用人填寫《證照使用申請表》（見資料性附錄A）→部門負責人審核→財務部借出復印件（證照復印件上注明使用用途）/原件歸檔時借出部門做好登記；10.3.2使用要求：借用證照一般使用副本，若需要借用正本，應在申請表中特別注明；使用營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證復印件時，須在復印件上注明使用用途，例如“此證僅供申請文明單位使用”；證照原件使用完畢后，必須及時歸還財務部并辦理登記手續。會計檔案的檢查及獎罰規定11.1各類會計檔案檢查及獎罰表5、會計檔案管理獎罰表序號考核項目考核標準考核內容考核方法第一責任人第二責任人第三責任人人員處罰金額人員處罰金額人員處罰金額1打印裝訂會計憑證、會計賬簿、會計稅務報表及財務報告等當月的憑證、報表及報告于次月25號前裝訂完成，各種賬簿次年2月底前完成不按時裝訂1、每月拍照上傳交總部核算中心2、總部財務人抽查分公司財務負責人100元/次分公司總賬會計50元/次相關財務人員50元/次2不按時打印分公司財務負責人100元/次分公司總賬會計50元/次相關財務人員50元/次3憑證整理分公司財務負責人500元/次分公司總賬會計200元/次相關財務人員100元/次4賬簿整理分公司財務負責人500元/次分公司總賬會計200元/次相關財務人員100元/次5財務稅務報表分公司財務負責人500元/次分公司總賬會計200元/次相關財務人員100元/次6財務報告分公司財務負責人200元/次分公司總賬會計100元/次相關財務人員50元/次7保管和利用財務會計檔案辦理會計檔案交接和查閱程序檔案柜規范整潔抽查隨機出訪及相關移交表格、查閱和調閱表格分公司財務負責人100元/次相關財務人員50元/次無8日常檔案整理工作分公司財務負責人100元/次相關財務人員50元/次無9檔案移交手續不完備分公司財務負責人300元/次相關財務人員100元/次無10外單位查閱會計檔案登記分公司財務負責人100元/次相關財務人員50元/次無11外單位調閱會計檔案登記分公司財務負責人100元/次相關財務人員50元/次無12檔案入庫編制會計檔案保管清冊，填裝卷盒，編制會計檔案移交清冊，移交入庫的會計檔案的種類、印章等項是否齊全，填寫要素完整規范憑證封面每月拍照上傳交總部核算中心分公司財務負責人100元/次相關財務人員50元/次無13填裝卷盒分公司財務負責人100元/次相關財務人員50元/次無14保管清冊和移交清冊填寫準確完整分公司財務負責人100元/次相關財務人員50元/次無15表與表、賬冊發放有序分公司財務負責人100元/次相關財務人員50元/次無16檔案移交手續完備分公司財務負責人200元/次相關財務人員100元/次無17在規定時間內移交入庫分公司財務負責人100元/次相關財務人員50元/次無18季度，年度報