公司文件掃描管理制度一、總則（一）目的為規范公司文件掃描工作流程，確保文件信息的準確、完整、安全存儲與高效利用，提高公司辦公效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在日常工作中產生的各類文件、資料、合同等紙質文檔的掃描處理工作。（三）基本原則1.準確性原則：掃描后的電子文件應與原始紙質文件內容一致，確保信息準確無誤。2.完整性原則：對所有需要掃描的文件進行全面掃描，不得遺漏重要內容。3.安全性原則：加強對掃描文件的存儲、傳輸和使用管理，確保文件信息安全，防止信息泄露。4.高效性原則：優化掃描工作流程，提高工作效率，滿足公司業務對文件信息的快速需求。二、職責分工（一）行政部門1.負責制定和完善文件掃描管理制度，并監督執行。2.統籌協調公司文件掃描工作，安排掃描設備及場地。3.對各部門掃描工作進行指導和培訓，解答相關問題。（二）各部門1.負責本部門文件的整理、分類，確定需要掃描的文件清單，并及時提交給行政部門。2.配合行政部門完成文件掃描工作，指定專人負責文件的交接、核對等工作。3.按照規定使用掃描后的電子文件，確保文件的安全和有效利用。（三）掃描人員1.嚴格按照掃描操作規程進行文件掃描，保證掃描質量。2.對掃描后的電子文件進行初步整理，確保文件命名規范、存儲路徑正確。3.負責掃描設備的日常維護和保養，及時報告設備故障。三、文件掃描流程（一）文件整理1.各部門在文件形成后，應及時對文件進行分類整理。按照文件的性質、年度、保管期限等進行分類，確保文件排列有序。2.去除文件上的訂書釘、回形針等金屬物品，對破損或折疊的文件進行修復或平整處理，以保證掃描效果。（二）清單提交1.各部門整理好需要掃描的文件后，填寫《文件掃描清單》，詳細記錄文件的名稱、編號、日期、頁數、保管期限等信息。2.將《文件掃描清單》提交給行政部門，同時提交紙質文件。（三）掃描安排1.行政部門根據各部門提交的《文件掃描清單》，結合掃描設備的使用情況，合理安排掃描時間和順序。2.提前通知相關部門送件時間和地點，確保掃描工作順利進行。（四）文件掃描1.掃描人員接收待掃描文件后，再次核對文件清單與實物是否一致。2.根據文件的類型和內容，選擇合適的掃描模式和分辨率。一般文件可采用黑白二值模式，分辨率不低于300dpi；對有圖像、圖表等特殊要求的文件，可采用灰度模式或彩色模式，分辨率根據實際情況調整。3.按照文件順序逐頁進行掃描，確保頁面完整、清晰，無漏掃、重掃現象。掃描過程中注意保持文件的平整，避免出現褶皺、陰影等影響掃描質量的問題。4.對于多頁文件，應確保掃描順序正確，頁碼連續。掃描完成后，對掃描圖像進行檢查，如有模糊、傾斜等問題，及時重新掃描。（五）圖像處理1.對掃描后的圖像進行必要的處理，如裁剪、去噪、糾偏等，以提高圖像的清晰度和可讀性。2.對于文字內容較多的文件，可使用OCR（光學字符識別）軟件進行識別，將掃描圖像轉換為可編輯的文本格式，以便后續檢索和利用。（六）文件命名1.掃描后的電子文件應按照規范的命名規則進行命名，確保文件名能夠準確反映文件的內容和性質。2.命名規則一般為：[部門名稱][文件名稱][日期][版本號]。例如：[財務部][年度預算報告][20230101][V1.0]。3.對于同一文件的不同版本，應在文件名中體現版本號的變化，如[V2.0]、[V3.0]等。（七）存儲1.掃描后的電子文件應存儲在公司指定的存儲服務器或存儲介質上，按照文件的類別和保管期限進行分類存儲。2.建立清晰的文件夾結構，便于文件的查找和管理。例如，可按照“年度部門文件類型”的結構進行存儲，如“2023年財務部財務報表”、“2023年行政部規章制度”等。3.定期對存儲的電子文件進行備份，防止數據丟失。備份可采用磁帶備份、光盤備份或異地存儲等方式，確保備份數據的安全性和完整性。（八）文件核對與交接1.掃描工作完成后，掃描人員應與送件部門指定的核對人員共同對掃描后的電子文件進行核對。2.核對內容包括文件的完整性、準確性、命名規范性等。核對無誤后，雙方在《文件掃描核對清單》上簽字確認。3.核對完成后，掃描人員將掃描后的電子文件及相關清單移交給行政部門進行統一管理。行政部門應及時將文件的存儲位置和訪問權限告知各部門。四、文件訪問與使用（一）權限設置1.根據文件的性質和保密級別，對掃描后的電子文件設置不同的訪問權限。一般分為公開、內部、機密等不同級別。2.公開級文件可由公司全體員工訪問；內部級文件僅限公司內部相關人員訪問；機密級文件則嚴格限制訪問范圍，只有經過授權的人員才能訪問。3.通過公司的文件管理系統或權限管理軟件進行權限設置，確保文件訪問權限的準確控制。（二）使用流程1.員工因工作需要訪問掃描后的電子文件時，應按照公司規定的權限申請流程進行申請。填寫《文件訪問申請表》，注明文件名稱、訪問目的、訪問期限等信息。2.申請表經所在部門負責人審批后，提交給行政部門進行權限授權。行政部門根據文件的權限設置，為申請人開通相應的訪問權限。3.員工在獲得訪問權限后，應按照規定的訪問方式和使用范圍使用文件，不得擅自將文件泄露給無關人員或用于非工作目的。4.使用完畢后，應及時關閉文件訪問權限，確保文件信息安全。（三）文件借閱1.對于需要借閱掃描后的紙質文件或電子文件的情況，應按照公司的文件借閱制度進行申請和審批。2.填寫《文件借閱申請表》，詳細說明借閱文件的名稱、數量、借閱期限、借閱用途等信息。3.申請表經所在部門負責人、文件保管部門負責人及公司分管領導審批后，方可辦理借閱手續。4.借閱人員應妥善保管借閱的文件，不得擅自轉借、復印、涂改或損壞文件。借閱期限屆滿后，應及時歸還文件。五、安全管理（一）存儲安全1.加強對存儲服務器和存儲介質的安全管理，設置訪問密碼，并定期更換密碼。2.對存儲服務器進行定期維護和檢查，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護軟件，防止病毒入侵和數據泄露。3.存儲介質應妥善保管，避免受到物理損壞、丟失或被盜。對于不再使用的存儲介質，應進行格式化或銷毀處理，確保數據無法恢復。（二）傳輸安全1.在文件傳輸過程中，應采用安全的傳輸協議，如SSL/TLS等，確保文件傳輸過程中的數據加密。2.避免通過公共網絡傳輸敏感文件，如需傳輸，應進行加密處理或使用公司內部的安全傳輸渠道。3.對傳輸過程中出現的錯誤或異常情況進行及時監控和處理，確保文件傳輸的準確性和完整性。（三）使用安全1.員工在使用掃描后的電子文件時，應遵守公司的信息安全規定，不得在未經授權的設備上存儲或使用文件。2.對于涉及公司機密的文件，應采取加密存儲、加密傳輸等措施，防止信息泄露。3.定期對員工進行信息安全培訓，提高員工的安全意識和防范能力，防止因員工操作不當導致文件信息安全事故。（四）備份與恢復1.按照規定的備份策略和周期對掃描后的電子文件進行備份，備份數據應存儲在安全的位置。2.定期對備份數據進行檢查和測試，確保備份數據的可用性。在發生數據丟失或損壞等情況時，能夠及時恢復數據。3.制定數據恢復預案，明確數據恢復的流程和責任人員，確保在緊急情況下能夠迅速、有效地恢復數據。六、監督與檢查（一）定期檢查1.行政部門定期對公司文件掃描工作進行檢查，檢查內容包括文件掃描的準確性、完整性、規范性，文件存儲的安全性，文件訪問與使用的合規性等。2.制定詳細的檢查清單，按照清單內容進行逐一檢查，并記錄檢查結果。（二）不定期抽查1.公司管理層不定期對文件掃描工作進行抽查，了解文件掃描管理制度的執行情況。2.抽查可采用現場查看、詢問相關人員、查閱文件記錄等方式進行，發現問題及時督促整改。（三）問題整改1.對于檢查和抽查中發現的問題，行政部門應及時發出整改通知，要求相關部門或人員限期整改。2.整改責任部門或人員應制定具體的整改措施，明確整改期限和責任人，確保問題得到有效解決。3.整改完成后，應向行政部門提交整改報告，行政部門對整改情況進行復查，確保問題整改到位。七、培訓與考核（一）培訓1.行政部門定期組織公司員工進行文件掃描工作培訓，培訓內容包括掃描設備的操作使用、文件整理與命名規范、文件存儲與訪問權限設置、信息安全知識等。2.根據員工的崗位需求和工作實際，制定有針對性的培訓計劃，采用集中培訓、現場演示、在線學習等多種方式進行培訓，確保員工掌握文件掃描工作的相關技能和知識。3.鼓勵員工在日常工作中積極交流和分享文件掃描工作的經驗和技巧，提高整體工作水平。（二）考核1.建立文件掃描工作考核機制，對各部門和相關人員的文件掃描工作進行考核評價。2.考核指標包括文件掃描的質量、工作效率、文件管理的規范性、信息安全意識等方面。3.考核結果與員工的績效獎金、晉升等掛鉤，對工作表