公司展會活動管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司展會活動的組織與管理，確保展會活動順利進行，提升公司品牌形象，促進業(yè)務(wù)拓展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織或參與的各類展會活動，包括但不限于國內(nèi)展會、國際展會、行業(yè)研討會等。（三）展會活動管理原則1.目標導向原則：展會活動應(yīng)緊密圍繞公司業(yè)務(wù)目標，明確活動目的，確保活動效果與公司戰(zhàn)略方向一致。2.精心策劃原則：展會活動前應(yīng)進行充分的調(diào)研和策劃，制定詳細的活動方案，確保活動內(nèi)容豐富、形式多樣、富有吸引力。3.高效執(zhí)行原則：展會活動期間應(yīng)嚴格按照活動方案執(zhí)行，確保各項工作有序進行，提高活動效率。4.成本控制原則：展會活動應(yīng)合理控制成本，在保證活動效果的前提下，降低活動費用。5.安全保障原則：展會活動應(yīng)高度重視安全工作，確保活動現(xiàn)場人員和財產(chǎn)的安全。二、展會活動組織架構(gòu)及職責（一）展會活動領(lǐng)導小組展會活動領(lǐng)導小組由公司高層領(lǐng)導組成，負責展會活動的整體決策和指導。其主要職責包括：1.審批展會活動方案和預(yù)算。2.協(xié)調(diào)展會活動中的重大事項。3.監(jiān)督展會活動的執(zhí)行情況。（二）展會活動項目組展會活動項目組由相關(guān)部門負責人和工作人員組成，負責展會活動的具體組織和實施。其主要職責包括：1.根據(jù)展會活動領(lǐng)導小組的決策，制定展會活動方案和預(yù)算。2.組織展會活動的籌備工作，包括展位設(shè)計與搭建、展品準備、宣傳資料制作、人員培訓等。3.負責展會活動現(xiàn)場的組織與管理，包括開幕式、展覽展示、商務(wù)洽談、技術(shù)交流等活動的安排。4.收集、整理展會活動的相關(guān)信息，及時向展會活動領(lǐng)導小組匯報活動進展情況。5.負責展會活動后的總結(jié)與評估工作。（三）各部門職責1.市場部負責展會活動的市場調(diào)研和策劃，制定活動宣傳推廣方案。組織展會活動的宣傳資料制作，包括海報、宣傳單頁、企業(yè)宣傳冊等。負責展會活動的媒體合作與宣傳報道，提升公司品牌知名度。2.銷售部負責展會活動的客戶邀請和接待工作，與潛在客戶進行商務(wù)洽談，收集客戶信息。協(xié)助市場部制定展會活動的宣傳推廣方案，提供銷售相關(guān)的資料和信息。根據(jù)展會活動的成果，跟進潛在客戶，促進業(yè)務(wù)成交。3.技術(shù)部負責展會活動的技術(shù)支持和產(chǎn)品展示，提供技術(shù)咨詢和解決方案。協(xié)助展位設(shè)計與搭建，確保展品展示的技術(shù)效果和安全性。參與展會活動中的技術(shù)交流和研討會，展示公司的技術(shù)實力和創(chuàng)新成果。4.行政部負責展會活動的場地租賃、交通安排、餐飲住宿等后勤保障工作。協(xié)助展會活動項目組進行人員調(diào)配和物資采購，確保活動順利進行。負責展會活動現(xiàn)場的安全保衛(wèi)和環(huán)境衛(wèi)生管理。5.財務(wù)部負責展會活動的預(yù)算編制和費用控制，審核活動費用報銷。協(xié)助展會活動項目組進行成本核算和效益分析，提供財務(wù)支持和決策依據(jù)。三、展會活動策劃與準備（一）展會活動調(diào)研1.在展會活動策劃前，市場部應(yīng)開展市場調(diào)研，了解行業(yè)動態(tài)、競爭對手情況、目標客戶需求等信息。2.收集相關(guān)展會的資料，包括展會規(guī)模、參展商情況、觀眾數(shù)量、展會主題等，分析展會的影響力和與公司業(yè)務(wù)的契合度。3.根據(jù)調(diào)研結(jié)果，撰寫展會活動調(diào)研報告，為展會活動策劃提供參考依據(jù)。（二）展會活動方案制定1.展會活動項目組根據(jù)展會活動調(diào)研報告和公司業(yè)務(wù)目標，制定展會活動方案。2.展會活動方案應(yīng)包括活動主題、目標、時間、地點、參展內(nèi)容、宣傳推廣計劃、人員安排、預(yù)算等內(nèi)容。3.展會活動方案應(yīng)經(jīng)展會活動領(lǐng)導小組審批通過后實施。（三）展位設(shè)計與搭建1.根據(jù)展會活動方案和公司品牌形象，設(shè)計展位效果圖。2.選擇專業(yè)的展位搭建商，簽訂展位搭建合同，明確搭建要求、時間節(jié)點和質(zhì)量標準。3.展位搭建過程中，項目組應(yīng)安排專人負責監(jiān)督，確保展位搭建符合設(shè)計要求和安全標準。4.展位搭建完成后，應(yīng)進行驗收，確保展位整潔、美觀、安全，展品展示效果良好。（四）展品準備1.根據(jù)展會活動方案和展品展示要求，確定參展展品清單。2.組織展品的運輸、包裝和保管工作，確保展品在運輸過程中不受損壞。3.在展會活動現(xiàn)場，合理安排展品的擺放和展示，突出展品的特點和優(yōu)勢。（五）宣傳資料制作1.根據(jù)展會活動方案和宣傳推廣計劃，制作宣傳資料，包括海報、宣傳單頁、企業(yè)宣傳冊、產(chǎn)品手冊等。2.宣傳資料應(yīng)突出公司品牌形象和產(chǎn)品優(yōu)勢，內(nèi)容準確、簡潔、有吸引力。3.宣傳資料制作完成后，應(yīng)進行審核，確保資料質(zhì)量符合要求。（六）人員培訓1.展會活動項目組應(yīng)組織相關(guān)人員進行培訓，包括參展人員、接待人員、講解人員等。2.培訓內(nèi)容包括公司業(yè)務(wù)介紹、產(chǎn)品知識、展會活動流程、接待禮儀、溝通技巧等。3.通過培訓，提高相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)和服務(wù)水平，確保展會活動順利進行。（七）預(yù)算編制與審批1.展會活動項目組根據(jù)展會活動方案，編制展會活動預(yù)算，包括展位費用、搭建費用、展品運輸費用、宣傳資料制作費用、人員費用、餐飲住宿費用等。2.預(yù)算編制應(yīng)詳細、準確，確保各項費用合理、合規(guī)。3.展會活動預(yù)算經(jīng)財務(wù)部審核后，報展會活動領(lǐng)導小組審批通過。四、展會活動現(xiàn)場管理（一）開幕式組織1.展會活動項目組負責開幕式的組織和策劃，確定開幕式的時間、地點、議程、嘉賓名單等。2.提前邀請嘉賓參加開幕式，并做好嘉賓的接待工作。3.開幕式現(xiàn)場應(yīng)布置隆重、熱烈，營造良好的活動氛圍。4.開幕式應(yīng)按照議程有序進行，確保活動順利、圓滿。（二）展覽展示管理1.展會活動現(xiàn)場應(yīng)安排專人負責展覽展示的管理，確保展品擺放整齊、展示效果良好。2.及時清理展品和宣傳資料，保持展位整潔、衛(wèi)生。3.對展品和宣傳資料進行妥善保管，防止丟失、損壞。（三）商務(wù)洽談與技術(shù)交流1.銷售部和技術(shù)部應(yīng)安排專人負責商務(wù)洽談和技術(shù)交流工作，與潛在客戶進行深入溝通和交流。2.收集潛在客戶的信息，了解客戶需求，為客戶提供專業(yè)的解決方案。3.對商務(wù)洽談和技術(shù)交流的成果進行記錄和整理，及時跟進潛在客戶，促進業(yè)務(wù)成交。（四）人員接待1.展會活動項目組應(yīng)安排專人負責人員接待工作，熱情、周到地接待來訪客戶和嘉賓。2.提前了解來訪客戶和嘉賓的信息，做好接待準備工作。3.為來訪客戶和嘉賓提供必要的幫助和服務(wù)，如引導參觀、安排休息、提供餐飲等。（五）安全保衛(wèi)1.行政部應(yīng)負責展會活動現(xiàn)場的安全保衛(wèi)工作，制定安全保衛(wèi)方案，確保活動現(xiàn)場人員和財產(chǎn)的安全。2.在展會活動現(xiàn)場設(shè)置安全警示標志，加強巡邏和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.對參展人員和觀眾進行安全教育，提高安全意識，確保活動現(xiàn)場秩序良好。（六）環(huán)境衛(wèi)生管理1.行政部應(yīng)安排專人負責展會活動現(xiàn)場的環(huán)境衛(wèi)生管理，保持展位和公共區(qū)域的整潔、衛(wèi)生。2.及時清理垃圾和雜物，定期對展位和公共區(qū)域進行消毒，防止疾病傳播。3.合理設(shè)置垃圾桶和休息區(qū)域，為參展人員和觀眾提供便利。五、展會活動后期工作（一）總結(jié)與評估1.展會活動結(jié)束后，展會活動項目組應(yīng)及時進行總結(jié)與評估，撰寫展會活動總結(jié)報告。2.總結(jié)報告應(yīng)包括展會活動的基本情況、活動效果、經(jīng)驗教訓、改進建議等內(nèi)容。3.組織相關(guān)人員對展會活動進行評估，收集參展人員、客戶和嘉賓的反饋意見，了解活動的優(yōu)點和不足之處。（二）資料歸檔1.展會活動項目組應(yīng)將展會活動的相關(guān)資料進行整理和歸檔，包括展會活動方案、宣傳資料、參展展品清單、人員名單、客戶信息、活動照片、視頻等。2.資料歸檔應(yīng)分類存放，便于查閱和管理。（三）費用報銷與結(jié)算1.展會活動結(jié)束后，參展人員應(yīng)及時辦理費用報銷手續(xù)，提供相關(guān)發(fā)票和憑證。2.財務(wù)部應(yīng)按照公司財務(wù)制度對展會活動費用進行審核和報銷，確保費用支出合理、合規(guī)。3.與展位搭建商、運輸公司、宣傳資料制作商等相關(guān)合作單位進行費用結(jié)算，確保款項支付及時、準確。（四）客戶跟進1.銷售部應(yīng)根據(jù)展會活動中收集的客戶信息，及時跟進潛在客戶，促進業(yè)務(wù)成交。2.對已成交的客戶，提供優(yōu)質(zhì)的售后服務(wù)，維護良好的客戶關(guān)系。六、展會活動風險管理（一）風險識別1.在展會活動策劃階段，展會活動項目組應(yīng)識別可能存在的風險，包括市場風險、技術(shù)風險、人員風險、安全風險、財務(wù)風險等。2.對識別出的風險進行分析和評估，確定風險的可能性和影響程度。（二）風險應(yīng)對措施1.根據(jù)風險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.對于市場風險，加強市場調(diào)研和分析，及時調(diào)整展會活動方案和宣傳推廣策略。3.對于技術(shù)風險，提前做好技術(shù)準備和測試，確保展品展示和技術(shù)交流的順利進行。4.對于人員風險，加強人員培訓和管理，提高人員素質(zhì)和服務(wù)水平，確保活動順利進行。5.對于安全風險，制定安全保衛(wèi)方案，加強安全管理和監(jiān)控，確保活動現(xiàn)場人員和財