包裝材料采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司包裝材料采購管理工作，確保采購的包裝材料符合公司生產經營需求，保證產品質量，降低采購成本，提高采購工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有包裝材料的采購活動，包括但不限于紙箱、包裝袋、標簽、泡沫等各類用于產品包裝的材料。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司生產計劃、銷售訂單及庫存情況，合理確定包裝材料的采購數量和規格，確保滿足生產經營需求，避免積壓和浪費。2.質量優先原則：嚴格把控包裝材料質量，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購的包裝材料符合國家相關標準及公司產品包裝要求。3.成本控制原則：在保證包裝材料質量的前提下，通過合理的采購策略、供應商管理及談判技巧，降低采購成本，提高公司經濟效益。4.合規合法原則：采購活動必須遵守國家法律法規及公司各項規章制度，確保采購過程合法合規。二、職責分工（一）采購部門1.負責包裝材料采購計劃的制定、執行及供應商的開發、選擇、評估與管理。2.組織包裝材料采購合同的簽訂、執行、跟蹤及付款申請等工作。3.收集市場信息，分析包裝材料價格走勢，為公司采購決策提供參考依據。（二）生產部門1.根據生產計劃，提前向采購部門提供包裝材料需求預測，協助采購部門制定采購計劃。2.負責對采購的包裝材料進行質量檢驗，及時反饋質量問題。（三）質量部門1.制定包裝材料的質量標準和檢驗規范，參與供應商的評估與選擇。2.對采購的包裝材料進行抽檢或全檢，確保其質量符合要求，并出具檢驗報告。（四）財務部門1.負責審核包裝材料采購合同及付款申請，確保付款流程合規。2.對采購成本進行核算與分析，提供財務數據支持。（五）倉儲部門1.負責包裝材料的驗收入庫、存儲保管及發放工作。2.定期盤點庫存包裝材料，及時反饋庫存信息。三、采購計劃管理（一）采購計劃的制定1.采購部門應每月末根據生產部門提供的次月生產計劃、銷售訂單及庫存情況，結合包裝材料的安全庫存，制定次月包裝材料采購計劃。2.采購計劃應明確包裝材料的名稱、規格、型號、數量、需求時間等詳細信息，并經采購部門負責人審核后報分管領導審批。（二）采購計劃的調整1.如因生產計劃變更、銷售訂單調整或其他原因導致包裝材料采購計劃需要調整，生產部門應及時通知采購部門。2.采購部門根據實際情況對采購計劃進行調整，并重新履行審批手續。（三）緊急采購1.因生產急需或其他特殊原因需要進行緊急采購時，使用部門應填寫《緊急采購申請表》，詳細說明緊急采購的原因、包裝材料的名稱、規格、型號、數量等信息，并經部門負責人簽字后報分管領導審批。2.采購部門接到審批后的《緊急采購申請表》后，應立即組織采購，優先選擇合格供應商進行采購，確保緊急需求得到及時滿足。四、供應商管理（一）供應商開發1.采購部門應根據公司包裝材料采購需求，通過多種渠道開發潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業執照、生產許可證、產品質量認證、業績情況等相關資料，并填寫《供應商信息登記表》。（二）供應商評估1.采購部門組織質量部門、生產部門等相關人員對初步篩選合格的供應商進行實地考察和評估。2.評估內容包括供應商的生產能力、質量管理水平、技術研發能力、價格水平、交貨期、售后服務等方面。3.根據評估結果，對供應商進行打分，得分在[X]分及以上的供應商納入合格供應商名錄。（三）供應商選擇1.采購部門根據采購計劃和包裝材料質量要求，從合格供應商名錄中選擇合適的供應商進行采購。2.在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的產品質量、價格、交貨期、售后服務等因素，優先選擇質量可靠、價格合理、交貨及時、服務良好的供應商。（四）供應商考核1.采購部門定期對供應商進行考核，考核周期為每季度一次。2.考核內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面，具體考核指標及評分標準見《供應商考核評分表》。3.根據考核結果，對供應商進行分類管理：得分在[X]分及以上的供應商為優秀供應商，可增加采購份額，并在同等條件下優先選擇。得分在[X][X]分之間的供應商為合格供應商，維持現有采購份額，督促其改進不足之處。得分在[X]分以下的供應商為不合格供應商，暫停與其合作，要求其限期整改，整改后仍不合格的，取消其合格供應商資格。（五）供應商淘汰1.對于出現下列情況之一的供應商，采購部門應及時將其從合格供應商名錄中淘汰：連續兩次考核不合格的。提供的產品質量出現嚴重問題，給公司造成重大損失的。因自身原因無法按時交貨，影響公司生產經營的。違反法律法規或公司規章制度的。2.采購部門應及時通知被淘汰的供應商，并清理相關采購合同及業務往來。五、采購流程管理（一）采購申請1.生產部門、倉儲部門等根據包裝材料需求情況，填寫《采購申請表》，詳細說明包裝材料的名稱、規格、型號、數量、需求時間、用途等信息，并經部門負責人簽字后提交采購部門。2.采購部門對收到的《采購申請表》進行審核，確認需求的合理性和必要性，對于不符合要求的采購申請，及時與申請部門溝通并退回。（二）采購詢價1.采購部門根據審核后的《采購申請表》，向至少三家合格供應商發出詢價單，詢價單應明確包裝材料的名稱、規格、型號、數量、質量要求、交貨期、交貨地點等信息。2.供應商收到詢價單后，應在規定時間內報價，采購部門對供應商的報價進行整理和比較，分析價格差異原因。（三）采購談判1.采購部門根據詢價情況，選擇報價合理、符合要求的供應商進行采購談判。2.采購談判應圍繞產品質量、價格、交貨期、售后服務等條款進行，爭取達成雙方都能接受的采購合同條款。3.采購談判過程中，采購人員應做好談判記錄，記錄談判時間、地點、參與人員、談判內容及結果等信息。（四）采購合同簽訂1.采購談判達成一致后，采購部門起草采購合同，合同應明確包裝材料的名稱、規格、型號、數量、質量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同經采購部門負責人審核后，提交財務部門審核付款條款，再報分管領導審批。3.審批通過后，采購部門與供應商簽訂采購合同，并加蓋公司合同專用章。（五）采購訂單下達1.采購部門根據簽訂的采購合同，及時下達采購訂單給供應商，采購訂單應明確采購合同的主要條款，并要求供應商簽字確認。2.采購訂單下達后，采購部門應跟蹤訂單執行情況，確保供應商按時、按質、按量履行合同。（六）驗收入庫1.包裝材料到貨前，倉儲部門應做好收貨準備工作，包括安排驗收場地、準備驗收工具等。2.包裝材料到貨時，倉儲部門按照采購合同及相關標準對包裝材料的數量、規格、型號、外觀質量等進行驗收。3.質量部門對包裝材料進行抽檢或全檢，出具檢驗報告。對于驗收合格的包裝材料，辦理入庫手續；對于驗收不合格的包裝材料，采購部門應及時與供應商溝通協商處理，如退貨、換貨、補貨等。（七）付款管理1.采購部門根據采購合同約定及驗收入庫情況，填寫《付款申請表》，附上采購合同、發票、驗收報告等相關資料，經采購部門負責人審核后提交財務部門。2.財務部門對《付款申請表》及相關資料進行審核，確認無誤后按照公司財務制度辦理付款手續。六、采購風險管理（一）市場風險1.采購部門應密切關注包裝材料市場價格波動情況，及時收集市場信息，分析價格走勢，采取適當的采購策略，如套期保值、簽訂長期合同、分批采購等，降低市場價格波動對公司采購成本的影響。2.定期對包裝材料市場進行調研，了解行業動態、新技術、新產品等信息，為公司采購決策提供參考依據，以應對市場變化帶來的風險。（二）質量風險1.加強對供應商的質量管理，嚴格按照供應商評估和考核制度選擇供應商，并在采購合同中明確質量標準和違約責任。2.質量部門應加強對采購包裝材料的檢驗檢測工作，增加抽檢頻次和范圍，確保所采購的包裝材料質量符合要求。3.對于出現質量問題的包裝材料，及時與供應商溝通協商處理，如要求供應商承擔退換貨、補貨等費用，對公司造成損失的，依法追究供應商的賠償責任。（三）供應商風險1.建立供應商風險預警機制，對供應商的經營狀況、財務狀況、生產能力等進行實時監控，及時發現潛在風險。2.與供應商保持良好的溝通與合作關系，定期對供應商進行評估和考核，對于出現問題的供應商及時采取措施進行調整，降低供應商風險對公司采購活動的影響。（四）合同風險1.采購合同簽訂前，應嚴格審核合同條款，確保合同內容合法合規、明確具體、權利義務對等，避免合同漏洞和風險。2.加強對采購合同執行情況的跟蹤和監督，及時發現并解決合同履行過程中出現的問題，確保合同順利履行。3.建立合同檔案管理制度，對采購合同及相關資料進行妥善保管，以備查閱和追溯。七、監督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門定期對包裝材料采購管理工作進行審計，檢查采購計劃的執行情況、采購流程的合規性、供應商管理情況、采購成本控制情