園林公司內業管理制度一、總則（一）目的為加強公司內業管理，規范工作流程，提高工作效率，確保公司各項工作有序開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：內業管理工作應符合國家法律法規及相關政策要求。2.規范性原則：各項工作流程、文件格式等應遵循統一規范，確保工作的標準化和規范化。3.準確性原則：內業資料應真實、準確、完整，如實反映公司業務開展情況。4.及時性原則：各項工作應按時完成，資料及時歸檔，避免延誤。二、文件管理（一）文件分類1.行政文件：包括公司發布的各類通知、決定、通報、報告等。2.業務文件：與園林項目相關的規劃設計文件、施工圖紙、技術方案、合同協議等。3.財務文件：財務報表、預算決算報告、費用報銷憑證等。4.人事文件：員工檔案、考勤記錄、績效考核文件等。（二）文件編號為便于文件的識別和管理，對各類文件進行統一編號。編號規則如下：[文件類別代碼（2位字母）+年份（4位數字）+順序號（3位數字）]例如：行政文件編號為XZ[年份]001，業務文件編號為YW[年份]001等。（三）文件起草與審核1.文件起草由相關部門或人員負責，應確保內容準確、表述清晰、格式規范。涉及多個部門的文件，由主辦部門牽頭起草，相關部門會簽。2.文件起草完成后，需經部門負責人審核。重要文件還需分管領導審核，必要時提交總經理審批。審核要點包括文件內容的合法性、合理性、準確性，以及與公司整體戰略和政策的一致性。（四）文件發布1.經審核批準的文件，由行政部門負責統一發布。發布形式包括公司內部網站、公告欄、電子郵件等。2.行政部門應及時將發布的文件進行歸檔，并確保各部門能夠及時獲取。（五）文件保管1.設立專門的文件檔案室，對各類文件進行分類存放。檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.文件應按照編號順序排列，便于查找和借閱。同時，建立文件電子檔案，實現文件的電子化管理，提高查詢效率。3.定期對文件進行清查盤點，確保文件的完整性和準確性。對于過期或失效的文件，應按照規定進行銷毀處理。（六）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，需填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱原因、預計歸還日期等信息。2.部門負責人審批同意后，方可到檔案室借閱文件。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應重新辦理借閱手續。3.借閱人員應妥善保管文件，不得擅自復印、轉借、涂改或丟失。歸還文件時，檔案室管理人員應認真核對文件內容和完整性，確認無誤后辦理歸還手續。三、檔案管理（一）檔案分類1.項目檔案：每個園林項目從立項到竣工驗收全過程形成的各類文件資料，包括項目規劃、設計變更、施工記錄、質量檢驗報告、竣工驗收資料等。2.資質檔案：公司的營業執照、資質證書、安全生產許可證等相關證照文件，以及各類資質申報、年檢資料。3.合同檔案：公司簽訂的各類合同協議，按照合同類別進行分類管理，如工程施工合同、采購合同、設計合同等。4.人員檔案：員工的個人簡歷、入職離職手續、培訓記錄、績效考核結果、薪酬福利等資料。（二）檔案收集與整理1.各部門應指定專人負責本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。在項目結束或工作完成后，應及時將相關檔案資料移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的檔案資料進行整理，按照分類標準進行編號、裝訂、編目等工作，確保檔案資料的整齊、規范。（三）檔案保管1.檔案保管應遵循安全、保密、便于利用的原則。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，發現問題及時處理。2.對于重要檔案資料，應采取備份存儲等措施，防止因自然災害、人為損壞等原因導致檔案丟失。（四）檔案查閱與利用1.因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案名稱、編號、查閱原因等信息。2.檔案管理部門負責人審批同意后，查閱人員方可在指定地點查閱檔案。查閱檔案時，應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.如需復印檔案資料，應經檔案管理部門負責人批準，并按照規定進行登記。復印的檔案資料應與原件核對無誤后，加蓋檔案管理部門印章。（五）檔案銷毀1.對于已失去保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.經公司領導審批同意后，由檔案管理部門會同相關部門進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認。四、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。（二）印章保管1.公章由行政部門指定專人保管，合同專用章由法務部門指定專人保管，財務專用章和法人章由財務部門指定專人保管。2.印章保管人員應妥善保管印章，不得隨意放置或交他人代管。如因特殊原因需要委托他人代管，應經部門負責人批準，并辦理書面委托手續。（三）印章使用1.使用印章時，需填寫《印章使用申請表》，注明使用印章名稱、使用部門、使用事項、使用時間等信息。2.按照印章審批權限進行審批，審批通過后，印章保管人員方可在規定位置加蓋印章。蓋章時應確保印章清晰、端正，與文件內容相符。3.嚴禁在空白紙張、空白合同等文件上加蓋印章。如因工作需要在空白合同上加蓋印章，應在合同中明確填寫相關內容，并嚴格控制使用范圍。（四）印章登記與備案1.印章保管人員應建立印章使用登記簿，對每次印章使用情況進行詳細登記，包括使用時間、使用部門、使用事項、批準人等信息。2.定期對印章使用情況進行統計分析，發現異常情況及時報告。同時，按照規定將印章使用情況報相關部門備案。（五）印章停用與銷毀1.因公司名稱變更、業務調整等原因，需要停用印章的，由行政部門負責通知各部門，并收回印章。2.停用的印章應及時進行銷毀處理，銷毀過程應按照印章管理規定進行記錄，并由相關人員簽字確認。五、會議管理（一）會議分類1.公司例會：包括周例會、月例會、季度例會等，由公司領導主持，各部門負責人參加，主要匯報工作進展、討論解決問題、部署下一階段工作任務。2.專題會議：針對某一特定問題或專項工作召開的會議，如項目方案研討會、質量安全分析會等，由相關部門負責人或專業人員參加。3.臨時會議：因工作需要臨時召開的會議，根據會議內容確定參會人員。（二）會議組織1.會議組織部門應提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并及時通知相關人員。2.準備會議資料，包括會議議程、匯報材料、相關文件等。會議資料應提前發放給參會人員，以便其做好準備。3.布置會議場地，確保會議設施設備正常運行，營造良好的會議環境。（三）會議記錄1.安排專人負責會議記錄，記錄內容應包括會議時間、地點、參會人員、會議主題、會議議程、發言內容、決議事項等。2.會議記錄應準確、完整，采用電子記錄和紙質記錄相結合的方式。記錄完成后，及時整理形成會議紀要。（四）會議紀要1.會議紀要由會議組織部門負責起草，經會議主持人審核后，發送給參會人員及相關部門。2.會議紀要應明確會議決議事項、責任部門、完成時間等內容，確保會議精神得到有效傳達和落實。3.參會人員應按照會議紀要要求，認真落實相關工作任務，并及時反饋工作進展情況。（五）會議跟蹤與反饋1.會議組織部門應對會議決議事項的執行情況進行跟蹤檢查，及時掌握工作進展。2.對于未按時完成的工作任務，應督促責任部門說明原因，并采取相應的措施加以解決。3.定期對會議決議事項的執行情況進行總結分析，為后續會議決策提供參考依據。六、辦公用品管理（一）辦公用品分類1.辦公設備：電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀等。2.辦公文具：紙張、筆、筆記本、文件夾、訂書機等。3.辦公耗材：墨盒、硒鼓、打印紙、油墨等。4.其他用品：綠植、清潔用品、飲用水等。（二）辦公用品采購1.各部門根據工作需要，填寫《辦公用品采購申請表》，注明采購物品名稱、規格、數量、預計采購時間等信息。2.行政部門匯總各部門采購申請后，制定辦公用品采購計劃，經部門負責人審核，報公司領導審批。3.按照審批后的采購計劃進行采購，優先選擇性價比高、質量可靠的供應商。采購過程中應嚴格遵守公司采購制度，確保采購流程規范、透明。（三）辦公用品發放1.行政部門對采購的辦公用品進行驗收、入庫，并建立辦公用品庫存臺賬。2.各部門根據實際需求，到行政部門領取辦公用品。領取時需填寫《辦公用品領用登記表》，注明領用物品名稱、規格、數量、領用時間、領用人等信息。3.行政部門定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。對于庫存不足的辦公用品，及時進行采購補充。（四）辦公用品使用與維護1.員工應愛護辦公用品，合理使用，避免浪費。如因個人原因造成辦公用品損壞或丟失的，應照價賠償。2.辦公設備由專人負責日常維護和保養，定期檢查設備運行情況，及時排除故障。對于需要維修的設備，應填寫《設備維修申請表》，經部門負責人批準后，由行政部門聯系專業維修人員進行維修。3.辦公耗材使用完畢后，應及時更換，確保設備正常運行。更換下來的廢舊耗材應按照公司規定進行回收處理。七、信息化管理（一）信息系統建設1.根據公司業務發展需求，建立和完善各類信息化管理系統，如辦公自動化系統、項目管理系統、財務管理系統等。2.信息系統建設應遵循統一規劃、分步實施、注重實效的原則，確保系統的穩定性、安全性和易用性。（二）信息系統使用與維護1.組織員工參加信息系統操作培訓，確保員工熟悉系統功能和操作流程，能夠熟練使用信息系統開展工作。2.安排專人負責信息系統的日常維護和管理，及時處理系統故障和數據備份等工作。定期對系統進行優化升級，提高系統運行效率。3.加強信息系統安全管理，設置用戶權限，防止信息泄露和非法訪問。定期進行安全檢查和漏洞掃描，及時采取防范措施。（三）數據管理1.建立規范的數據管理制度，確保公司各類數據的準確性、完整性和及時