工程文檔資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程文檔資料的規范化管理，確保工程文檔資料的完整性、準確性和系統性，充分發揮工程文檔資料在工程建設、管理和維護中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目的文檔資料管理，包括但不限于項目規劃、設計、施工、驗收等各個階段所產生的各類文件、資料、圖紙等。（三）管理原則1.集中統一管理原則：公司設立專門的工程文檔資料管理部門或崗位，對工程文檔資料進行集中統一管理，確保文檔資料的完整性和一致性。2.分級管理原則：根據工程文檔資料的重要性和保密性，實行分級管理，明確各級管理人員的職責和權限。3.全過程管理原則：工程文檔資料管理貫穿于工程項目的全過程，從項目立項開始，直至項目竣工驗收后的資料歸檔，每個環節都要做好文檔資料的收集、整理、歸檔和保管工作。4.真實性和準確性原則：工程文檔資料應如實反映工程項目的實際情況，確保資料的真實性和準確性，不得偽造、篡改或隱瞞重要信息。5.保密性原則：對于涉及公司商業秘密、技術秘密和敏感信息的工程文檔資料，要嚴格按照公司保密制度進行管理，確保信息安全。二、管理職責（一）工程文檔資料管理部門職責1.制定和完善工程文檔資料管理制度，并組織實施。2.負責工程文檔資料的收集、整理、分類、歸檔、保管和查閱等日常管理工作。3.指導和監督各工程項目部門做好工程文檔資料的形成、積累和整理工作。4.定期對工程文檔資料進行清查和盤點，確保文檔資料的安全和完整。5.負責工程文檔資料的數字化處理和信息化管理，建立健全工程文檔資料數據庫。6.參與工程項目的竣工驗收，對工程文檔資料的完整性和準確性進行審核。7.負責與外部相關單位（如檔案館、建設單位等）的溝通協調，辦理工程文檔資料的移交和備案手續。（二）工程項目部門職責1.負責本部門工程項目文檔資料的形成、積累和整理工作，并按照公司工程文檔資料管理制度的要求，及時將整理好的文檔資料移交至工程文檔資料管理部門。2.明確本部門工程文檔資料的兼職管理人員，負責具體的文檔資料管理工作，并接受工程文檔資料管理部門的業務指導和監督。3.在工程項目實施過程中，嚴格按照工程建設程序和相關標準規范，做好各項文件資料的記錄和收集工作，確保資料的真實、準確、完整。4.配合工程文檔資料管理部門做好工程文檔資料的清查、盤點、數字化處理和信息化管理等工作。5.參與工程文檔資料的審核和驗收工作，對本部門提供的文檔資料的質量負責。（三）其他部門職責1.公司其他相關部門應按照各自的職責范圍，協助工程文檔資料管理部門做好工程文檔資料的管理工作，提供必要的支持和配合。2.在涉及跨部門的工程項目中，各部門應密切協作，共同做好工程文檔資料的收集、整理和歸檔工作，確保文檔資料的銜接和統一。三、工程文檔資料的分類與編號（一）分類工程文檔資料按照其性質和用途可分為以下幾類：1.項目前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、環境影響評價報告、項目規劃許可證等。2.設計文件：包括初步設計文件、施工圖設計文件、設計變更通知等。3.施工文件：包括施工組織設計、施工方案、技術交底、施工日志、工程質量檢驗記錄、材料設備質量證明文件等。4.監理文件：包括監理規劃、監理細則、監理月報、監理通知單、工程質量評估報告等。5.竣工驗收文件：包括工程竣工驗收報告、工程竣工備案表、工程質量保修書等。6.其他文件：包括與工程項目相關的會議紀要、往來函件、合同協議、審計報告等。（二）編號為便于工程文檔資料的管理和查詢，對每類工程文檔資料進行統一編號。編號規則如下：1.編號結構：采用“項目編號分類代碼順序號”的結構。2.項目編號：由公司統一制定，用于標識具體的工程項目，一般采用項目名稱的首字母縮寫或數字代碼。3.分類代碼：根據工程文檔資料的分類，分別賦予不同的代碼，如“QP”表示項目前期文件，“SJ”表示設計文件，“SG”表示施工文件，“JL”表示監理文件，“JY”表示竣工驗收文件，“QT”表示其他文件。4.順序號：按照工程文檔資料的形成時間或重要性順序依次編號，位數根據實際情況確定。例如：某工程項目的一份施工組織設計文件，其編號為“XM001SG001”，其中“XM001”為項目編號，“SG”為施工文件分類代碼，“001”為順序號。四、工程文檔資料的收集與整理（一）收集要求1.工程項目部門應指定專人負責工程文檔資料的收集工作，確保各類文件資料及時、準確、完整地收集到位。2.在工程項目實施過程中，各部門應按照各自的職責范圍，及時收集與本部門工作相關的工程文檔資料，包括但不限于內部文件、外部文件、會議紀要、往來函件、合同協議等。3.對于工程建設過程中產生的各類原始記錄、檢驗報告、試驗數據等，應及時進行收集，并確保其真實性和準確性。4.工程文檔資料的收集應遵循同步原則，即與工程項目的建設進度同步進行，確保在每個關鍵節點都能及時收集到相應的文檔資料。（二）整理要求1.工程文檔資料管理部門應定期對收集到的工程文檔資料進行整理，按照分類和編號規則進行分類、排序和編號。2.對每份工程文檔資料進行詳細的登記，包括文件名稱、編號、日期、來源、內容摘要等信息，確保登記內容準確、完整。3.對工程文檔資料進行分類裝訂，同一類別的文檔資料應按照順序號依次裝訂成冊，并在每冊封面注明文件類別、項目名稱、編號、起止日期等信息。4.對于工程圖紙等特殊形式的文檔資料，應進行單獨整理和保管，確保圖紙的清晰、完整和可查閱性。圖紙應按照專業和圖號順序進行排列，并編制圖紙目錄。5.在整理工程文檔資料過程中，應剔除重復、無效或不符合要求的文件資料，確保歸檔資料的質量。五、工程文檔資料的歸檔與保管（一）歸檔要求1.工程項目部門應在工程文檔資料整理完成后，及時將其移交至工程文檔資料管理部門進行歸檔。移交時應填寫《工程文檔資料移交清單》，雙方簽字確認。2.工程文檔資料管理部門應按照歸檔要求，對移交的文檔資料進行認真審核，確保資料的完整性、準確性和規范性。對不符合要求的文檔資料，應及時退回工程項目部門進行補充或修正。3.歸檔的工程文檔資料應一式兩份，一份由工程文檔資料管理部門保管，另一份根據需要移交至公司檔案室或外部相關單位（如檔案館、建設單位等）。4.工程文檔資料的歸檔應按照項目進行分類，每個項目的文檔資料應單獨建立檔案盒，并在檔案盒封面注明項目名稱、編號、歸檔日期等信息。（二）保管要求1.工程文檔資料管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設施和設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保工程文檔資料的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保保管環境的適宜性。3.對工程文檔資料應進行分類存放，不同類別的文檔資料應存放在不同的檔案柜中，并按照編號順序進行排列，便于查找和管理。4.對重要的工程文檔資料應進行備份，備份方式可采用電子存儲或紙質復印等形式，并分別存放于不同的地點，以防止數據丟失或損壞。5.嚴格限制無關人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，應辦理相關登記手續，并在專人陪同下進行查閱。6.定期對工程文檔資料進行清查和盤點，核對檔案的數量、內容和保管情況，發現問題及時處理，并做好記錄。六、工程文檔資料的查閱與借閱（一）查閱要求1.公司內部人員因工作需要查閱工程文檔資料的，應填寫《工程文檔資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，方可到工程文檔資料管理部門查閱。2.工程文檔資料管理部門應根據查閱申請表，提供相應的文檔資料，并做好查閱記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內容等信息。3.查閱工程文檔資料時，應在指定的查閱地點進行，不得擅自將文檔資料帶出檔案庫房。如需復印或摘錄相關內容，應經工程文檔資料管理部門負責人同意，并按照規定辦理相關手續。4.查閱人員應愛護工程文檔資料，不得在文檔資料上涂改、標記、污損或撕毀，確保文檔資料的完整性和準確性。查閱完畢后，應及時將文檔資料歸還工程文檔資料管理部門，并辦理歸還手續。（二）借閱要求1.公司內部人員因工作需要借閱工程文檔資料的，應填寫《工程文檔資料借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間、預計歸還時間等信息，并經所在部門負責人和工程文檔資料管理部門負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續。2.工程文檔資料管理部門應根據借閱申請表，提供相應的文檔資料，并與借閱人簽訂《工程文檔資料借閱協議》，明確雙方的權利和義務。3.借閱工程文檔資料的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。4.借閱人員應妥善保管所借閱的工程文檔資料，不得轉借他人或用于非工作目的。如發現文檔資料丟失、損壞或逾期未還等情況，應及時向工程文檔資料管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。5.借閱人員歸還工程文檔資料時，工程文檔資料管理部門應進行認真檢查，確認文檔資料的完整性和準確性后，辦理歸還手續，并在《工程文檔資料借閱協議》上注明歸還情況。七、工程文檔資料的保密與銷毀（一）保密要求1.工程文檔資料管理部門和相關人員應嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司商業秘密、技術秘密和敏感信息的工程文檔資料進行保密管理。2.在工程文檔資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱和借閱等過程中，應采取必要的保密措施，防止信息泄露。如對重要文檔資料進行加密存儲、限制查閱范圍、要求查閱人員簽署保密協議等。3.嚴禁將工程文檔資料私自復制、傳播或出售給無關人員，如有違反，將依法追究相關人員的法律責任。4.對因工作需要接觸工程文檔資料的人員，應進行保密教育和培訓，提高其保密意識和責任感。（二）銷毀要求1.對于已失去保存價值或無需繼續保存的工程文檔資料，應按照公司規定的程序進行銷毀。2.工程文檔資料管理部門應定期對庫存的工程文檔資料進行清理和鑒定，確定需要銷毀的文檔資料清單，并填寫《工程文檔資料銷毀申請表》，報公司領導審批。3.經公司領導批準后，工程文檔資料管理部門應指定專人負責銷毀工作，并在銷毀現場進行監督，確保銷毀過程的徹底性和安全性。4.銷毀工程文檔資料可采用焚燒、粉碎等方式進行，銷毀后應在《工程文檔資料銷毀申請表》上注明銷毀情況，并由銷毀人員和監督人員簽字確認。5.對涉及公司商業秘密、技術秘密和敏感信息的工程文檔資料，在銷毀前應進行特殊處理，確保信息無法恢復。八、監督與考核（一）監督檢查1.公司定期對各工程項目部門和工程文檔資料管理部門的工程文檔資料管理工作進行監督檢查，檢查內容包括制度執行情況、文檔資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱和借閱等環節的工作質量等。2.監督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結合的方式進行，檢查結果應形成書面報告，并及時反饋給相關部門和人員。3.對監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門和人員限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.建立工程文檔資料管理工作考核評價機