咨詢公司信息管理制度一、總則（一）目的為加強公司信息管理，規范信息的收集、整理、存儲、使用、共享與安全保護等行為，確保公司信息資產的完整性、準確性、保密性和可用性，提高公司運營效率，保障公司業務的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工、合作伙伴以及與公司有業務往來的相關方。（三）基本原則1.合法性原則：公司信息管理活動應嚴格遵守國家法律法規及相關政策要求。2.準確性原則：確保信息的內容真實、準確、完整，避免虛假或誤導性信息。3.保密性原則：對涉及公司商業秘密、客戶隱私等敏感信息予以嚴格保密，防止信息泄露。4.及時性原則：及時收集、處理和傳遞信息，保證信息的時效性，以支持公司決策和業務運作。5.分級管理原則：根據信息的重要性和敏感程度，對信息進行分級分類管理，采取相應的管理措施。二、信息分類與分級（一）信息分類1.客戶信息：包括客戶基本資料、業務需求、交易記錄、溝通信息等。2.項目信息：涵蓋項目計劃、方案、報告、進度、成果等與公司項目相關的所有信息。3.市場信息：如行業動態、競爭對手信息、市場調研數據等。4.內部管理信息：包含公司組織架構、人員信息、財務數據、行政文件、管理制度等。5.技術信息：涉及公司擁有的技術研發成果、技術文檔、技術方案等。（二）信息分級根據信息的敏感程度和對公司的影響程度，將信息分為以下三級：1.絕密級：定義：關系到公司核心競爭力、生存與發展的關鍵信息，一旦泄露將對公司造成極其嚴重的損失。范圍：如公司未公開的重大戰略規劃、核心技術秘密、尚未披露的重大商業合作計劃、涉及國家安全或重大利益的敏感信息等。2.機密級：定義：對公司業務運營有重要影響，泄露后可能導致公司利益受損或競爭優勢喪失的信息。范圍：包括重要客戶信息、關鍵項目資料、未公開的財務數據、高級管理人員的薪酬與人事信息等。3.秘密級：定義：一般性的公司信息，泄露后可能對公司造成一定影響，但影響程度相對較小。范圍：如普通客戶信息、日常項目文檔、一般性市場調研報告、公司內部的行政通知等。三、信息收集與整理（一）信息收集1.職責分工各部門負責本部門業務相關信息的收集工作，并指定專人負責信息的收集、整理和初步審核。涉及跨部門的信息收集，由相關部門共同協商確定牽頭部門，負責組織協調信息收集工作。2.收集渠道內部渠道：通過公司內部會議、工作匯報、業務系統、文件流轉等方式收集公司內部產生的各類信息。外部渠道：包括市場調研、行業展會、客戶反饋、合作伙伴提供、網絡搜索、媒體報道等途徑獲取外部相關信息。3.收集要求信息收集人員應確保收集到的信息真實、準確、完整，注明信息來源和收集時間。對于重要信息，應及時進行記錄和整理，并提交給相關負責人進行審核。（二）信息整理1.整理原則按照信息分類和分級標準，對收集到的信息進行分類整理，確保同類信息集中存放，便于查找和使用。對信息進行規范化處理，統一格式、編號和命名規則，提高信息的一致性和可讀性。2.整理方法對客戶信息，按照客戶名稱、行業、規模等維度進行分類，建立客戶信息檔案，記錄客戶的詳細資料和業務往來情況。項目信息按照項目名稱、項目階段、負責人等進行分類，整理項目文檔，包括項目計劃、方案、報告等，確保項目信息的完整性和連貫性。市場信息根據行業、競爭對手、市場趨勢等進行分類，定期更新和分析，為公司市場決策提供支持。內部管理信息按照組織架構、部門職能、管理制度等進行分類，確保公司內部文件和資料的有序管理。技術信息按照技術領域、研發項目等進行分類，對技術文檔、代碼等進行妥善保存，便于技術人員查閱和使用。四、信息存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲建立公司統一的信息存儲系統，包括服務器、數據庫、文件共享平臺等，用于存儲各類電子信息。根據信息的重要性和使用頻率，合理分配存儲空間，確保信息存儲的安全性和可靠性。對重要信息進行備份，定期將關鍵數據備份到外部存儲設備或云端，防止數據丟失。2.紙質存儲對于一些重要的紙質文件和資料，如合同、協議、報告等，應進行分類歸檔，存放在專門的文件柜中，并做好標識和索引。建立紙質文件借閱制度，嚴格控制借閱流程，確保文件的安全和完整性。（二）保管責任1.信息管理部門負責公司信息存儲系統的日常維護和管理，確保系統的正常運行和數據安全。定期對信息存儲設備進行檢查和維護，及時處理系統故障和數據損壞問題。制定信息備份計劃，并監督備份工作的執行情況，確保備份數據的可用性。2.各部門各部門負責本部門信息的存儲和保管工作，指定專人負責信息存儲設備的使用和維護。對本部門產生的重要信息進行妥善保管，確保信息的保密性和完整性。配合信息管理部門進行信息備份和存儲設備的檢查工作。（三）存儲期限1.一般信息普通客戶信息、日常項目文檔等一般性信息的存儲期限為[X]年，期滿后可根據實際情況進行清理。2.重要信息重要客戶信息、關鍵項目資料、財務數據等重要信息的存儲期限為[X]年，期滿后如需銷毀，應按照公司規定的審批流程進行處理。3.法律法規要求對于涉及法律法規規定需要長期保存的信息，應按照相關法律法規的要求進行存儲，不得擅自銷毀。五、信息使用與共享（一）信息使用1.使用權限根據信息分級和員工工作職責，設定不同的信息使用權限。絕密級信息僅限公司高層管理人員和經過特別授權的人員使用；機密級信息僅限相關部門負責人和業務人員在其工作職責范圍內使用；秘密級信息可供公司全體員工在工作需要時查閱和使用。員工如需使用超出其權限范圍的信息，應按照公司規定的審批流程申請授權。2.使用規范員工在使用信息時，應確保信息的合法、合規使用，不得將信息用于與公司業務無關的目的。對涉及公司商業秘密和客戶隱私的信息，應嚴格保密，不得泄露給無關人員。在使用信息過程中，如發現信息存在錯誤或不完整，應及時反饋給信息管理部門進行修正。（二）信息共享1.共享原則信息共享應遵循必要性、最小化和授權原則，確保共享的信息是工作所需，且僅共享給必要的人員，并經過適當的授權。對于共享的信息，應明確共享范圍、使用目的和保密要求，防止信息被濫用或泄露。2.共享流程部門之間如需共享信息，應由信息需求部門填寫《信息共享申請表》，注明共享信息的名稱、級別、共享范圍、使用目的等內容，提交給信息管理部門進行審核。信息管理部門根據信息分級和共享原則進行審核，對于符合共享條件的申請，報公司分管領導審批。經審批同意后，信息管理部門按照共享范圍將信息提供給需求部門，并記錄共享信息的相關情況。3.與合作伙伴共享與合作伙伴共享信息時，應簽訂保密協議，明確雙方的權利和義務，確保信息的安全。合作伙伴如需使用公司信息，應按照公司規定的流程進行申請和審批，公司對合作伙伴使用信息的情況進行監督和管理。六、信息安全管理（一）安全策略1.網絡安全建立公司網絡安全防護體系，包括防火墻、入侵檢測系統、防病毒軟件等，防止外部網絡攻擊和惡意軟件入侵。定期對公司網絡進行安全評估和漏洞掃描，及時發現并修復安全隱患。加強員工網絡安全意識培訓，規范員工上網行為，禁止訪問非法網站和下載未經授權的軟件。2.數據安全對重要數據進行加密存儲和傳輸，確保數據在存儲和傳輸過程中的保密性。設定嚴格的用戶賬號和密碼管理制度，要求員工定期更換密碼，并采用強密碼策略。限制數據訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問特定的數據資源。定期進行數據安全備份，并將備份數據存儲在不同的地理位置，以防止數據丟失。（二）安全審計與監控1.審計機制建立信息安全審計制度，對公司信息系統的操作日志、訪問記錄等進行定期審計，檢查信息使用和共享是否符合規定。審計人員應具備專業的審計知識和技能，能夠對審計結果進行準確分析和判斷，并及時發現潛在的安全問題。2.監控措施利用信息系統監控工具，實時監控公司網絡流量、服務器性能、用戶操作等情況，及時發現異常行為并進行預警。對信息系統的關鍵操作和重要數據變更進行監控，確保操作的合規性和數據的安全性。（三）安全事件處理1.事件報告一旦發現信息安全事件，相關人員應立即向信息管理部門報告，并詳細描述事件的發生時間、地點、影響范圍、可能原因等情況。信息管理部門接到報告后，應及時評估事件的嚴重程度，并向上級領導匯報。2.應急處理成立信息安全應急處理小組，負責制定和實施應急處理方案。應急處理小組應包括技術專家、安全管理人員、業務部門代表等，確保能夠快速響應和處理安全事件。根據安全事件的類型和嚴重程度，采取相應的應急措施，如隔離受攻擊的系統、恢復數據備份、修復安全漏洞等，盡量減少事件對公司業務的影響。3.事件調查與總結安全事件處理完畢后，應及時對事件進行調查，分析事件發生的原因，總結經驗教訓，提出改進措施，防止類似事件再次發生。將事件調查結果和改進措施形成報告，提交給公司管理層，并在公司內部進行通報，提高全體員工的信息安全意識。七、信息發布與傳播（一）發布原則1.準確性原則：確保發布的信息內容真實、準確、完整，避免虛假或誤導性信息。2.合法性原則：發布的信息應符合國家法律法規及相關政策要求。3.一致性原則：發布的信息應與公司整體形象和宣傳口徑保持一致。（二）發布渠道1.公司內部渠道公司內部網站：用于發布公司內部通知、公告、規章制度、業務動態等信息。內部辦公系統：如郵件系統、即時通訊工具等，用于部門之間的信息溝通和文件傳遞。宣傳欄：在公司辦公區域設置宣傳欄，展示公司重要信息和文化活動等。2.公司外部渠道公司官方網站：發布公司簡介、業務范圍、產品與服務、新聞動態等對外宣傳信息。社交媒體平臺：如微信公眾號、微博等，用于公司品牌推廣和市場宣傳。新聞媒體：通過向媒體投稿或接受媒體采訪等方式，發布公司新聞和行業觀點。（三）發布流程1.信息審核公司內部發布的信息，由信息提供部門負責人進行審核，確保信息內容準確無誤、符合公司規定。公司外部發布的信息，涉及公司重要業務、戰略規劃、財務數據等敏感內容的，需經公司分管領導審核；一般性宣傳信息由信息管理部門審核后發布。2.發布操作經審核通過的信息，由信息管理部門或相關負責人員按照預定的發布渠道和方式進行發布。在發布過程中，應確保信息的格式規范、排版整齊，提高信息的可讀性。八、信息銷毀（一）銷毀范圍1.已過存儲期限且無繼續保存價值的信息。2.因業務調整、項目結束等原因不再使用的信息。3.涉及公司商業秘密、客戶隱私等敏感信息，在確保安全的前提下，按照公司規定進行銷毀。（二）銷毀方式1.電子信息銷毀對于電子存儲的信息，可采用數據擦除、格式化、物理銷毀存儲設備等方式進行銷毀，確保數據無法恢復。數據擦除應按照國家相關標準和規定進行，確保擦除后的存儲介質無法被恢復數據。2.紙質信息銷毀紙質文件和資料的銷毀可采用粉碎、焚燒等方式進行，確保紙質信息無法被還原。對于重要的紙質文件銷毀，應在專門的銷毀場所進行，并由專人負責監督銷毀過程。（三）銷毀流程1.申請：各部門如需銷毀信息，應填寫《信息銷毀申請表》，注明銷毀信息的名稱、級別、數量、存儲介質等內容，提交給信息管理部門。2.審批：信息管理部門對申請進行審核，對于符合銷毀條件的申請，報公司分管領導審批。3.實施：經審批同意后，