公司合同簽訂管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同簽訂管理，規范合同簽訂流程，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬子公司在經營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法簽訂原則：合同的簽訂必須遵守國家法律法規的規定，不得簽訂違法違規的合同。2.平等自愿原則：合同雙方應在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得強迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。二、合同簽訂流程（一）合同立項1.業務部門根據經營需要，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的名稱、標的、數量、質量、價款、履行期限、履行地點、違約責任等主要條款，并附相關背景資料。2.合同立項申請經部門負責人審核簽字后，報分管領導審批。分管領導應從業務合理性、風險可控性等方面進行審查，簽署審批意見。3.合同立項申請獲得批準后，業務部門方可開展合同談判、起草等后續工作。（二）合同談判1.業務部門負責組織合同談判工作，確定合同對方當事人，并對其主體資格、資信狀況、履約能力等進行調查了解。2.談判人員應根據合同立項申請的要求，與合同對方就合同條款進行協商談判，爭取有利的合同條件。談判過程中，應做好談判記錄，記錄談判的時間、地點、參與人員、談判內容等。3.對于重大合同或涉及法律風險較高的合同，業務部門應會同法務部門共同參與談判，法務部門應從法律角度對合同條款進行審查，提出法律意見和建議。（三）合同起草1.合同談判達成一致意見后，由業務部門負責起草合同文本。合同文本應使用公司統一的合同模板，如無統一模板，應按照法律法規的要求和公司的實際情況進行起草。2.合同文本應明確雙方的權利義務、合同標的、數量、質量、價款、履行期限、履行地點、違約責任等主要條款，條款應具體、明確、可操作性強，避免模糊不清或產生歧義。3.合同文本起草完成后，業務部門應進行內部審核，審核內容包括合同條款的合法性、合理性、完整性等。審核通過后，報法務部門進行法律審查。（四）合同審查1.法務部門負責對合同文本進行法律審查，重點審查合同條款是否符合法律法規的規定，是否存在法律風險，是否損害公司利益等。2.法務部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內完成法律審查工作，并出具《合同法律審查意見書》。如發現合同存在法律問題或風險，應及時與業務部門溝通，提出修改意見和建議。3.業務部門應根據法務部門的審查意見，對合同文本進行修改完善，確保合同符合法律法規的要求和公司的利益。修改后的合同文本再次報法務部門進行復審，直至通過法律審查。（五）合同審批1.合同文本通過法律審查后，業務部門應將合同文本及相關資料提交公司審批流程。審批流程一般包括部門負責人審核、分管領導審批、總經理審批等環節。2.部門負責人應從業務角度對合同進行審核，重點審核合同條款是否符合業務要求，是否能夠實現業務目標，是否存在潛在風險等。審核通過后，簽署審核意見。3.分管領導應從分管業務的角度對合同進行審批，重點審核合同條款是否符合公司戰略和業務發展方向，是否存在重大風險等。審批通過后，簽署審批意見。4.總經理應從公司整體利益的角度對合同進行審批，重點審核合同條款是否符合公司利益最大化原則，是否存在重大風險等。審批通過后，簽署審批意見。5.對于重大合同或涉及金額較大的合同，應提交公司董事會或股東會審議批準。（六）合同簽訂1.合同經審批通過后，由業務部門負責與合同對方簽訂合同。簽訂合同前，應確保合同對方已在合同文本上加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權代表簽字。2.公司簽訂合同應使用統一的合同專用章，合同專用章的使用應嚴格按照公司印章管理制度的規定進行。合同簽訂后，業務部門應及時將合同文本原件交公司檔案室存檔，并將合同副本分發給相關部門。3.對于需要辦理合同備案、登記等手續的合同，業務部門應按照相關法律法規的要求及時辦理，確保合同的合法性和有效性。三、合同履行與變更（一）合同履行1.合同簽訂后，合同雙方應按照合同約定履行各自的義務。業務部門應負責跟蹤合同的履行情況，及時掌握合同對方的履約動態，確保合同的順利履行。2.在合同履行過程中，如發現合同對方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，業務部門應及時采取措施，如要求對方承擔違約責任、協商變更合同條款、解除合同等，并及時向公司領導匯報。3.對于合同履行過程中產生的文件、資料、憑證等，業務部門應妥善保管，作為合同履行的證據。（二）合同變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發生變化或雙方協商一致需要變更合同條款的，應簽訂書面的合同變更協議。合同變更協議的簽訂流程與合同簽訂流程相同，應經過合同立項、談判、起草、審查、審批等環節。2.合同變更協議簽訂后，合同雙方應按照變更后的合同條款履行各自的義務。業務部門應及時將合同變更情況通知相關部門，并對合同履行情況進行調整。四、合同終止與解除（一）合同終止1.合同期滿或雙方按照合同約定履行完畢各自的義務后，合同即行終止。2.合同終止后，業務部門應及時清理合同履行過程中產生的文件、資料、憑證等，并將合同履行情況進行總結匯報。（二）合同解除1.合同履行過程中，如出現法定或約定的解除情形，合同一方有權解除合同。解除合同應簽訂書面的合同解除協議，并按照合同簽訂流程進行審批。2.合同解除后，合同雙方應按照合同解除協議的約定處理善后事宜，如結算價款、返還財產、賠償損失等。業務部門應及時將合同解除情況通知相關部門，并對合同履行情況進行清理。五、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.公司各部門應加強合同管理，提高合同風險意識，在合同簽訂、履行過程中，嚴格按照本制度的規定操作，避免合同糾紛的發生。2.法務部門應定期對公司合同進行審查和風險評估，及時發現合同中存在的問題和風險，并提出防范措施和建議。（二）糾紛處理1.如發生合同糾紛，業務部門應及時收集相關證據，分析糾紛原因，提出解決方案，并向公司領導匯報。2.對于合同糾紛，公司應首先嘗試通過協商、調解等方式解決。如協商、調解不成，可根據合同約定或法律法規的規定，通過仲裁或訴訟等方式解決。3.在合同糾紛處理過程中，法務部門應提供法律支持和服務，協助業務部門制定糾紛解決方案，參與仲裁或訴訟活動，維護公司的合法權益。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.業務部門應在合同簽訂后[X]個工作日內，將合同文本原件及相關資料交公司檔案室存檔。合同文本原件應包括合同正本、副本、附件等。2.相關資料包括合同立項申請表、合同談判記錄、合同法律審查意見書、合同審批表、合同變更協議、合同解除協議、合同糾紛處理文件等。（二）檔案整理1.檔案室負責對合同檔案進行整理，按照合同類別、時間順序等進行分類編號，建立合同檔案目錄。2.合同檔案應裝訂成冊，編制頁碼，并在封面注明合同名稱、編號、簽訂日期、雙方當事人等信息。（三）檔案保管1.檔案室應配備專門的檔案保管設施，確保合同檔案的安全存放。合同檔案應存放于防火、防潮、防蟲、防盜的檔案柜中。2.檔案室應建立檔案借閱制度，嚴格控制合同檔案的借閱范圍和借閱手續。未經批準，任何人不得擅自查閱、復制、借出合同檔案。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容、查閱期限等，并經部門負責人審批。2.檔案室應根據審批意見，提供相應的合同檔案供查閱。查閱人員應在檔案室指定的地點查閱合同檔案，不得擅自將合同檔案帶出檔案室。查閱過程中，應愛護合同檔案，不得在合同檔案上涂改、標記、污損等。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將合同檔案歸還檔案室，并在《合同檔案查閱登記表》上簽字確認。（五）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，應由檔案室提出銷毀申請，填寫《合同檔案銷毀申請表》，注明銷毀合同檔案的名稱、編號、數量、保管期限等，并附銷毀清單。2.《合同檔案銷毀申請表》經部門負責人審核、分管領導審批后，方可進行合同檔案銷毀。3.合同檔案銷毀應指定專人負責，在檔案室或公司指定的地點進行，并由監銷人員現場監督。銷毀過程中，應確保合同檔案徹底銷毀，不得留有任何痕跡。銷毀完畢后，監銷人員應在銷毀清單上簽字確認。七、監督與考核（一）監督檢查1.公司審計部門負責對合同簽訂、履行、變更、終止等環節進行定期或不定期的監督檢查，重點檢查合同管理制度的執行情況、合同簽訂流程的合規性、合同履行情況等。2.審計部門應根據監督檢查結果，出具監督檢查報告，對發現的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.公司將合同簽訂管理工作納入各部門及相關人員的績效考核體系，對合同簽訂管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵，對合同簽訂管理工作不力