建業超市存貨管理制度一、總則（一）目的為加強建業超市存貨管理，確保存貨安全，提高存貨運營效率，保證財務信息的準確可靠，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于建業超市總部及各門店的存貨管理，包括商品、原材料、低值易耗品等各類存貨。（三）基本原則1.準確性原則：存貨的記錄和核算應準確無誤，如實反映存貨的數量、價值和狀態。2.安全性原則：采取有效措施保障存貨的安全，防止存貨被盜、損壞、變質等情況發生。3.及時性原則：存貨的采購、驗收、入庫、存儲、銷售等環節應及時處理，避免積壓和短缺。4.效益性原則：合理控制存貨水平，降低存貨成本，提高存貨周轉率，實現存貨管理的經濟效益。二、存貨管理職責分工（一）采購部門1.根據銷售部門提供的銷售預測和庫存情況，制定合理的采購計劃。2.選擇合格的供應商，簽訂采購合同，并跟蹤采購訂單的執行情況。3.負責采購商品的到貨驗收工作，確保采購商品的質量和數量符合要求。（二）銷售部門1.分析市場需求和銷售趨勢，及時向采購部門提供銷售預測和商品需求信息。2.負責商品的銷售工作，制定銷售策略，促進商品銷售。3.收集客戶反饋信息，為采購部門調整采購計劃提供依據。（三）倉庫管理部門1.負責存貨的入庫、存儲、保管和出庫工作，確保存貨的安全和完整。2.建立存貨臺賬，記錄存貨的收發存情況，并定期與財務部門核對賬目。3.對存貨進行定期盤點，編制盤點報告，及時發現和處理存貨盤盈、盤虧等問題。（四）財務部門1.負責存貨的會計核算，準確記錄存貨的增減變動情況，編制財務報表。2.參與存貨采購計劃的制定，對采購成本進行控制和分析。3.監督存貨管理制度的執行情況，定期對存貨進行審計和檢查。（五）質量管理部門1.負責對采購商品的質量進行檢驗和驗收，確保采購商品符合質量標準。2.對庫存商品的質量進行定期檢查，防止不合格商品流入市場。3.處理客戶關于商品質量的投訴和退換貨事宜。三、存貨采購管理（一）采購計劃制定1.銷售部門應每月末根據歷史銷售數據、市場需求變化、季節因素等，編制次月的銷售預測報告，并提交給采購部門。2.采購部門結合銷售預測報告、當前庫存水平、商品周轉率等因素，制定次月的采購計劃。采購計劃應明確采購商品的名稱、規格、數量、采購時間等。3.采購計劃需經采購部門負責人審核后，報分管領導審批。審批通過后的采購計劃作為采購工作的依據。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應建立供應商評估和選擇機制，對供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格等方面進行綜合評估。2.定期對供應商進行考核，考核內容包括交貨及時性、產品質量、售后服務等。對于考核不合格的供應商，應及時采取措施進行整改或淘汰。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括商品規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式等條款。（三）采購訂單執行1.采購部門根據審批后的采購計劃，向供應商下達采購訂單。采購訂單應詳細注明采購商品的信息、交貨時間、交貨地點等要求。2.跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保采購商品按時、按質、按量到貨。對于采購過程中出現的問題，如供應商延遲交貨、商品質量不符等，應及時采取措施解決。3.采購到貨后，采購部門應及時通知倉庫管理部門進行驗收。四、存貨驗收管理（一）驗收準備1.倉庫管理部門在收到采購部門的到貨通知后，應做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。2.驗收人員應熟悉采購合同和相關質量標準，了解驗收流程和要求。（二）驗收程序1.對采購商品的數量進行核對，檢查到貨數量是否與采購訂單一致。2.對采購商品的質量進行檢驗，按照相關質量標準對商品的外觀、規格、性能等進行檢查。對于需要進行抽樣檢驗的商品，應按照規定的抽樣方法和檢驗標準進行檢驗。3.對采購商品的包裝進行檢查，確保包裝完好無損，符合運輸和存儲要求。4.驗收合格的商品，驗收人員應在驗收單上簽字確認，并及時辦理入庫手續。驗收不合格的商品，應及時通知采購部門與供應商協商處理。（三）驗收記錄1.倉庫管理部門應建立驗收記錄臺賬，詳細記錄采購商品的驗收情況，包括驗收日期、商品名稱、規格、數量、供應商名稱、驗收結果等信息。2.驗收記錄應妥善保存，以備查詢和追溯。五、存貨入庫管理（一）入庫手續辦理1.驗收合格的商品，倉庫管理部門應及時辦理入庫手續。入庫人員應根據驗收單和采購訂單，核對商品的名稱、規格、數量等信息，確保入庫商品與驗收結果一致。2.在商品入庫時，應按照規定的分類和存放方式進行擺放，便于存儲和管理。同時，應在商品上標明入庫日期、批次等信息。3.倉庫管理部門應根據入庫商品的信息，及時更新存貨臺賬，記錄存貨的入庫時間、數量、存放位置等情況。（二）入庫憑證管理1.倉庫管理部門應妥善保管入庫憑證，包括驗收單、采購訂單等。入庫憑證應按照日期和編號順序進行整理歸檔，便于查詢和核對。2.定期對入庫憑證進行核對和檢查，確保入庫憑證的真實性、完整性和準確性。發現問題應及時查明原因，并進行處理。六、存貨存儲管理（一）倉庫規劃與布局1.根據存貨的種類、數量、特性等因素，合理規劃倉庫的布局。倉庫應分為不同的區域，如存儲區、分揀區、包裝區、退貨區等，確保各類存貨能夠分類存放，便于管理和操作。2.對倉庫的存儲環境進行控制，保持倉庫的溫度、濕度、通風等條件符合存貨存儲要求。對于有特殊存儲要求的存貨，如易燃易爆品、易腐食品等，應設置專門的存儲區域，并采取相應的防護措施。（二）存貨保管措施1.建立存貨保管制度，明確存貨保管人員的職責和工作要求。保管人員應定期對存貨進行檢查和盤點，確保存貨的安全和完整。2.對存貨進行標識管理，在存貨上標明名稱、規格、數量、批次、保質期等信息，便于識別和管理。對于貴重物品和易損物品，應采取特殊的保管措施，如單獨存放、加鎖保管等。3.加強倉庫的安全管理，設置必要的安全設施，如消防器材、防盜設備等。嚴禁無關人員進入倉庫，防止存貨被盜、損壞等情況發生。（三）存貨盤點1.倉庫管理部門應定期對存貨進行盤點，盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.盤點前，應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、盤點方法、盤點人員分工等。盤點人員應認真核對存貨的數量、質量、存放位置等信息，確保盤點結果的準確性。3.盤點結束后，應編制盤點報告，詳細記錄盤點情況，包括盤盈、盤虧的存貨數量、金額、原因等。對于盤盈、盤虧的存貨，應及時查明原因，并按照規定的程序進行處理。七、存貨出庫管理（一）出庫申請與審批1.銷售部門或其他部門因業務需要領用存貨時，應填寫出庫申請表，注明領用存貨的名稱、規格、數量、用途等信息。2.出庫申請表需經部門負責人審核后，報分管領導審批。審批通過后的出庫申請表作為倉庫管理部門發貨的依據。（二）出庫作業1.倉庫管理部門根據審批后的出庫申請表，辦理存貨出庫手續。出庫人員應核對出庫申請表與存貨臺賬，確保出庫商品的名稱、規格、數量等信息一致。2.按照先進先出的原則，組織存貨出庫。對于有保質期要求的存貨，應優先發出臨近保質期的商品。3.在存貨出庫時，應辦理相關的交接手續，由領用人員在出庫單上簽字確認。出庫單應一式多聯，分別由倉庫管理部門、領用部門、財務部門等留存。（三）出庫憑證管理1.倉庫管理部門應妥善保管出庫憑證，包括出庫申請表、出庫單等。出庫憑證應按照日期和編號順序進行整理歸檔，便于查詢和核對。2.定期對出庫憑證進行核對和檢查，確保出庫憑證的真實性、完整性和準確性。發現問題應及時查明原因，并進行處理。八、存貨核算與財務處理（一）存貨核算方法1.財務部門應按照國家統一的會計制度規定，選擇合適的存貨核算方法，如先進先出法、加權平均法等。存貨核算方法一經確定，不得隨意變更。如需變更，應經相關部門批準，并在財務報表附注中予以說明。2.對存貨的采購成本、加工成本、其他成本等進行準確核算，確保存貨成本的真實性和合理性。（二）存貨賬務處理1.財務部門應根據采購發票、驗收單、入庫單等原始憑證，及時進行存貨的賬務處理，記錄存貨的增加和減少情況。2.定期與倉庫管理部門核對存貨賬目，確保賬賬相符。如發現賬賬不符，應及時查明原因，并進行調整。3.在期末，對存貨進行全面清查，按照規定的方法計提存貨跌價準備。對于已計提存貨跌價準備的存貨，如價值得以恢復，應在原已計提的存貨跌價準備金額內轉回。（三）財務報表編制1.財務部門應按照財務報表編制要求，準確編制存貨相關的財務報表，如資產負債表、利潤表等。2.在財務報表中，應如實反映存貨的數量、價值、跌價準備等信息，確保財務報表的真實性和準確性。九、存貨盤點結果處理（一）盤盈處理1.對于存貨盤盈，倉庫管理部門應及時查明原因，并填寫盤盈報告。盤盈報告應包括盤盈存貨的名稱、規格、數量、金額、原因分析等內容。2.財務部門根據盤盈報告進行賬務處理，將盤盈存貨的價值計入當期損益。同時，調整存貨臺賬和相關財務報表。（二）盤虧處理1.對于存貨盤虧，倉庫管理部門應及時查明原因，并填寫盤虧報告。盤虧報告應包括盤虧存貨的名稱、規格、數量、金額、原因分析等內容。2.如因管理不善等原因造成的存貨盤虧，應由相關責任人承擔賠償責任。財務部門根據盤虧報告和賠償情況進行賬務處理，將盤虧存貨的價值扣除責任人賠償后的余額計入當期損益。同時，調整存貨臺賬和相關財務報表。3.如因自然災害等不可抗力因素造成的存貨盤虧，經批準后，將盤虧存貨的價值計入營業外支出。同時，調整存貨臺賬和相關財務報表。十、存貨風險管理（一）風險識別與評估1.建立存貨風險識別機制，定期對存貨管理過程中的風險進行識別和評估。風險識別應包括采購風險、驗收風險、存儲風險、出庫風險、盤點風險、財務風險等方面。2.對識別出的風險進行評估，分析風險發生的可能性和影響程度。根據風險評估結果，確定風險等級，為制定風險應對措施提供依據。（二）風險應對措施1.針對不同等級