基建后勤采購管理制度一、總則1.目的為規范公司基建后勤采購工作，加強采購管理，提高采購效率，保證采購質量，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司基建項目及后勤保障所需物資、設備、服務等的采購活動。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及公司相關規定。效益性原則：在保證質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，確保所有符合條件的供應商有平等參與競爭的機會，公平對待每一個供應商，公正評價和選擇供應商。誠實守信原則：采購各方應誠實守信，履行各自的權利和義務。二、采購組織與職責1.采購決策機構公司成立采購領導小組，由公司高層管理人員組成，負責審議采購戰略、重大采購項目及采購管理制度等，對采購工作進行決策和指導。2.采購執行部門基建采購組：負責公司基建項目所需的建筑材料、設備、工程服務等的采購工作。后勤采購組：負責公司后勤保障所需的辦公用品、生活用品、維修服務等的采購工作。3.采購人員職責采購專員：負責收集采購需求信息，進行市場調研，尋找合適的供應商。與供應商進行溝通、談判，簽訂采購合同。跟進采購訂單的執行情況，協調解決采購過程中的問題。負責采購文件的整理、歸檔等工作。采購主管：負責制定采購計劃和預算，審核采購申請。指導和監督采購專員的工作，對采購過程進行管理和控制。定期評估供應商，建立供應商檔案。分析采購數據，提出改進采購工作的建議。采購經理：全面負責采購部門的管理工作，制定采購部門的工作計劃和目標。負責與其他部門的協調溝通，確保采購工作滿足公司需求。參與公司采購戰略的制定，優化采購流程。對重大采購項目進行決策和組織實施。三、采購流程1.采購申請各部門根據工作需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、預算金額、需求時間等信息，并提交至采購執行部門。采購申請表需經部門負責人審核簽字，對于金額較大或重要的采購申請，還需經公司相關領導審批。2.采購審批采購執行部門收到采購申請表后，由采購主管進行初審，審核采購申請的必要性、合理性及預算的準確性等。初審通過后，將采購申請表提交至采購經理進行復審，采購經理根據公司采購政策和實際情況進行審批。對于超出部門采購預算或重大采購項目，需提交采購領導小組進行審批。3.采購計劃制定采購執行部門根據審批通過的采購申請，結合庫存情況和采購周期，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、采購時間、采購方式等內容，并報采購經理審核。4.供應商選擇與管理供應商篩選：采購專員通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商數據庫。根據采購需求，從數據庫中篩選出符合要求的潛在供應商，并進行初步調查和評估。供應商評估：采購主管組織相關人員對潛在供應商進行實地考察或問卷調查，評估其生產能力、產品質量、價格水平、售后服務、信譽等方面的情況。根據評估結果，對供應商進行打分排序，選擇得分較高的供應商作為候選供應商。供應商確定：采購經理根據采購主管提交的候選供應商名單，進行最終審核和確定。對于重要的采購項目，需報采購領導小組批準后確定供應商。供應商管理：采購執行部門建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估情況、合作歷史等內容。定期對供應商進行評估和考核，對于表現不佳的供應商，采取警告、暫停合作、淘汰等措施。5.采購合同簽訂采購專員與選定的供應商就采購物資或服務的價格、質量、交貨期、售后服務等條款進行談判，達成一致后起草采購合同。采購合同經采購主管審核后，提交至采購經理審批。采購經理審批通過后，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法、合規、完整、清晰。6.采購訂單下達采購專員根據采購合同，填寫《采購訂單》，詳細注明采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、交貨地點等信息，并發送給供應商。采購訂單需經采購主管審核確認后生效。7.采購跟蹤與驗收采購跟蹤：采購專員負責跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通，了解物資或服務的生產進度、發貨情況等。如發現問題，及時協調解決，確保按時、按質、按量交貨。到貨驗收：物資或服務到貨前，采購專員通知相關部門做好驗收準備工作。到貨后，由采購專員組織相關部門人員按照采購合同和驗收標準進行驗收。驗收合格后，填寫《驗收單》；驗收不合格的，采購專員應及時與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等，并做好記錄。8.采購付款采購專員根據驗收合格的《驗收單》和采購合同，填寫《付款申請單》，注明付款金額、付款方式、付款時間等信息，并提交至采購主管審核。采購主管審核通過后，將付款申請單提交至財務部門。財務部門按照公司財務制度和采購合同的約定進行付款審批和支付。四、采購方式1.集中采購對于公司通用的、需求量較大的物資或服務，如辦公用品、辦公設備等，采用集中采購方式。由采購執行部門統一組織采購，以獲得規模采購優勢，降低采購成本。2.分散采購對于各部門特殊需求的物資或服務，如個性化的辦公家具、特定的工程服務等，采用分散采購方式。由各部門自行組織采購，但需遵循公司采購管理制度的相關規定。3.招標采購對于金額較大、技術復雜、競爭激烈的采購項目，如大型基建工程、重要設備采購等，采用招標采購方式。通過發布招標公告，邀請符合條件的供應商參與投標，按照評標標準進行評標，選擇最優供應商。4.詢價采購對于金額較小、標準化程度較高的采購項目，如普通辦公用品、小型維修材料等，采用詢價采購方式。向多家供應商發出詢價單，要求其在規定時間內報價，根據報價情況選擇價格合理、信譽良好的供應商。5.單一來源采購符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的。發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。五、采購預算管理1.預算編制采購執行部門根據公司年度工作計劃和各部門采購需求，編制年度采購預算。采購預算應明確采購項目、采購金額、采購時間等內容，并報公司財務部門審核。財務部門根據公司財務狀況和經營目標，對采購預算進行審核和調整，確保采購預算合理、可行。2.預算執行采購執行部門應嚴格按照采購預算執行采購工作，控制采購成本。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照公司預算管理規定的程序進行審批。財務部門對采購預算的執行情況進行監控和分析，及時發現和解決預算執行過程中出現的問題。3.預算考核公司建立采購預算考核制度，對采購執行部門的預算執行情況進行考核。考核指標包括采購金額控制、采購項目完成情況、預算調整次數等。根據考核結果，對采購執行部門和相關人員進行獎懲，激勵其嚴格執行采購預算，提高采購效益。六、采購風險管理1.風險識別采購執行部門定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、合同風險、質量風險、付款風險等。針對識別出的風險，分析其產生的原因和可能造成的影響。2.風險評估采購執行部門組織相關人員對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和可能性。根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。3.風險應對市場風險應對：密切關注市場動態，及時了解市場價格波動、供求關系變化等情況，合理安排采購時間和數量，采取套期保值等手段降低市場風險。供應商風險應對：加強對供應商的管理和評估，選擇信譽良好、實力較強的供應商，與供應商簽訂詳細的合同條款，明確雙方的權利和義務，降低供應商違約風險。合同風險應對：嚴格審核采購合同條款，確保合同合法、合規、完整、清晰。加強合同執行過程中的監督和管理，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題，降低合同風險。質量風險應對：加強對采購物資或服務的質量檢驗和驗收，嚴格按照合同約定的質量標準進行驗收。要求供應商提供質量保證文件，對質量不合格的物資或服務及時進行處理，降低質量風險。付款風險應對：嚴格按照采購合同的約定進行付款審批和支付，加強對付款環節的內部控制。對供應商的付款情況進行跟蹤和分析，及時發現和解決付款風險。七、監督與檢查1.內部監督公司內部審計部門定期對采購工作進行審計監督，檢查采購活動是否符合國家法律法規和公司采購管理制度的規定，采購流程是否規范，采購成本是否合理，