復印打印傳真管理制度一、總則1.目的為了規范公司內部復印、打印、傳真設備的使用，提高辦公效率，節約辦公成本，確保公司信息安全，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.管理原則遵循節約、高效、規范、安全的原則，合理使用復印、打印、傳真設備，確保各項工作的順利進行。二、職責分工1.行政部門負責公司復印、打印、傳真設備的統一采購、配置與維護管理，確保設備的正常運行。制定復印紙、墨盒、硒鼓等耗材的采購計劃，定期進行盤點與補充。監督各部門對復印、打印、傳真設備的使用情況，對違規行為進行糾正與處理。2.各部門負責人負責本部門員工對復印、打印、傳真設備使用的培訓與指導，確保員工正確、規范使用設備。對本部門復印、打印、傳真設備的使用情況進行監督與管理，合理控制使用成本。3.使用人員嚴格按照本制度規定使用復印、打印、傳真設備，愛護設備，節約耗材。對涉及公司機密的文件，應嚴格遵守保密規定，妥善處理。三、復印管理1.復印申請員工因工作需要復印文件，應填寫《復印申請表》，注明復印的文件名稱、數量、用途等信息，并經部門負責人簽字批準。對于緊急復印需求，可先電話向部門負責人說明情況，事后及時補辦申請手續。2.復印流程使用人員將填寫好的《復印申請表》提交至行政部門指定的復印地點。行政部門工作人員根據申請內容進行復印操作，并在申請表上記錄實際復印數量。復印完成后，使用人員應及時核對復印文件的質量與數量，確認無誤后在申請表上簽字確認，并領取復印文件。3.復印要求嚴格控制復印份數，避免不必要的浪費。對于可雙面復印的文件，應盡量采用雙面復印方式。復印文件應清晰、完整，確保質量符合工作要求。如發現復印效果不佳，應及時向行政部門反饋。禁止復印與工作無關的文件資料。四、打印管理1.打印申請員工如需打印文件，應通過公司辦公自動化系統提交打印申請，詳細填寫文件名稱、頁數、份數、打印格式等信息，并選擇合適的打印機。打印申請提交后，需經部門負責人審核批準。對于重要文件或涉及公司機密的文件，還需經相關領導審批。2.打印流程使用人員在辦公自動化系統中查看打印申請的審批結果，審批通過后，前往指定打印機進行打印操作。在打印過程中，應注意觀察打印機的工作狀態，如有異常情況應及時聯系行政部門維修人員。打印完成后，使用人員應及時取走打印文件，并整理好紙張，避免浪費。3.打印要求提倡雙面打印，以節約紙張。在打印前應仔細核對文件內容，確保排版正確，避免因排版錯誤導致多次打印。對于非正式文件或內部資料，可根據實際情況選擇合適的紙張規格與打印質量，以降低打印成本。禁止私自連接外部打印機進行打印操作。五、傳真管理1.傳真發送員工如需發送傳真，應先填寫《傳真發送申請表》，注明傳真號碼、收件人姓名、傳真內容等信息，并經部門負責人簽字批準。將填寫好的申請表及傳真文件一并提交至行政部門傳真室。行政部門工作人員按照申請表上的信息進行傳真發送操作，并在申請表上記錄發送時間、傳真頁數等信息。發送完成后，應及時與收件方確認傳真是否清晰、完整收到。2.傳真接收行政部門傳真室工作人員收到傳真后，應及時通知收件人領取，并在《傳真接收登記表》上記錄傳真號碼、收件人姓名、接收時間、傳真頁數等信息。收件人領取傳真時，應在登記表上簽字確認。對于重要傳真文件，收件人應及時向部門負責人匯報，并妥善保管。3.傳真要求發送傳真前，應確保傳真文件內容準確無誤，避免因內容錯誤導致重復發送。傳真文件應清晰、完整，避免因字跡模糊或紙張折疊等原因影響傳真效果。禁止利用公司傳真設備發送與工作無關的信息。六、設備使用與維護1.設備使用規范所有使用人員應嚴格按照設備操作規程使用復印、打印、傳真設備，不得隨意拆卸、更改設備部件。在設備使用過程中，如發現設備出現故障或異常情況，應立即停止使用，并及時通知行政部門維修人員進行維修。保持設備清潔，定期清理設備表面灰塵與紙屑，避免影響設備正常運行。2.設備維護保養行政部門應制定設備維護保養計劃，定期對復印、打印、傳真設備進行檢查、保養與維修，確保設備處于良好的運行狀態。按照設備使用說明書的要求，定期更換墨盒、硒鼓、復印紙等耗材，確保設備正常使用。對設備的維修情況進行詳細記錄，包括故障原因、維修時間、更換部件等信息，以便日后查詢與統計分析。七、耗材管理1.耗材采購行政部門根據公司設備使用情況及耗材庫存情況，定期制定耗材采購計劃，經公司領導審批后進行采購。在采購耗材時，應選擇質量可靠、價格合理的供應商，確保耗材的質量與供應穩定性。建立耗材采購臺賬，詳細記錄耗材的采購日期、名稱、規格、數量、供應商等信息。2.耗材領用各部門如需領用耗材，應填寫《耗材領用申請表》，注明領用耗材的名稱、規格、數量等信息，并經部門負責人簽字批準。行政部門根據申請表發放耗材，并在臺賬上記錄領用情況。領用人員應妥善保管領用的耗材，不得隨意浪費或轉借他人。3.耗材庫存管理行政部門應建立耗材庫存管理制度，定期對耗材進行盤點，確保賬實相符。合理控制耗材庫存數量，避免積壓或缺貨現象的發生。對于庫存數量不足的耗材，應及時進行采購補充。八、保密管理1.保密范圍涉及公司商業秘密、技術秘密、客戶信息等重要文件資料在復印、打印、傳真過程中均屬于保密范圍。員工在使用復印、打印、傳真設備時，應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露公司機密信息。2.保密措施對于涉及公司機密的文件，應在指定的保密區域進行復印、打印、傳真操作，并采取必要的保密措施，如專人負責、設置密碼等。嚴禁在非保密設備上復印、打印、傳真涉及公司機密的文件資料。復印、打印、傳真完成后，應及時清理設備及周邊環境，避免殘留機密文件信息。員工離職時，應將涉及公司機密的文件資料全部歸還公司，并辦理相關交接手續。九、違規處理1.對于違反本制度規定使用復印、打印、傳真設備的行為，行政部門將視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處理措施。2.因違規操作導致設備損壞或公司信息泄露的，由責任人承擔相應的賠償責任；情節嚴重的，將依法追究其法律責任。3.各部門負責人應加強對本部門員