外方車輛使用管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司外方車輛的使用管理，提高車輛使用效率，確保行車安全，降低車輛使用成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及外方車輛使用的部門、員工及相關(guān)合作方。（三）基本原則1.安全第一原則：確保外方車輛使用過程中的人員和財產(chǎn)安全，嚴格遵守交通法規(guī)。2.規(guī)范使用原則：明確車輛使用流程和審批程序，確保車輛使用的規(guī)范性和合理性。3.節(jié)約高效原則：提高車輛使用效率，避免資源浪費，降低使用成本。4.責(zé)任明確原則：明確車輛使用各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保責(zé)任落實到人。二、外方車輛管理職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負責(zé)外方車輛的統(tǒng)一調(diào)度和安排，根據(jù)工作需要合理調(diào)配車輛資源。2.建立外方車輛檔案，記錄車輛基本信息、維修保養(yǎng)記錄、保險情況等。3.定期組織外方車輛的安全檢查和維護保養(yǎng)，確保車輛性能良好。4.負責(zé)與外方車輛租賃公司或合作方的溝通協(xié)調(diào)，處理車輛租賃、續(xù)租、退租等相關(guān)事宜。5.統(tǒng)計外方車輛的使用情況，包括行駛里程、油耗、維修費用等，定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。（二）使用部門職責(zé)1.根據(jù)工作需要，提前向外方車輛管理部門提交用車申請，明確用車時間、地點、事由等信息。2.負責(zé)安排本部門員工正確使用外方車輛，對乘車人員進行安全教育，確保乘車安全。3.配合行政部門做好車輛的日常管理工作，如車輛清潔、加油等。4.及時反饋車輛使用過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)助行政部門進行處理。（三）駕駛員職責(zé)1.遵守交通法規(guī)，嚴格按照操作規(guī)程駕駛外方車輛，確保行車安全。2.定期對車輛進行檢查和維護保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.保持車輛整潔衛(wèi)生，做好車內(nèi)清潔和車容車貌維護。4.按照規(guī)定的時間、地點和任務(wù)出車，不得擅自改變行車路線或私自將車輛交他人駕駛。5.如實記錄車輛行駛里程、油耗、維修等情況，定期向行政部門匯報。三、外方車輛使用申請與審批（一）申請流程1.使用部門如需使用外方車輛，應(yīng)提前填寫《外方車輛使用申請表》，詳細注明用車時間、地點、事由、乘車人數(shù)等信息。2.將申請表提交至部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人根據(jù)工作實際情況進行審批，簽署意見后提交至行政部門。3.行政部門接到申請表后，對用車申請進行進一步審核，審核內(nèi)容包括車輛調(diào)度情況、用車合理性等。如審核通過，安排車輛并通知申請人；如審核不通過，說明原因并退回申請表。（二）審批權(quán)限1.單次用車時間在[X]小時以內(nèi)，費用在[X]元以內(nèi)的，由行政部門負責(zé)人審批。2.單次用車時間超過[X]小時，或費用超過[X]元的，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.涉及重要客戶接待、商務(wù)活動等特殊情況的用車申請，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）緊急用車如遇緊急情況需要臨時使用外方車輛，使用部門可先電話向行政部門說明情況，經(jīng)同意后先行用車，但需在用車后[X]個工作日內(nèi)補辦用車申請手續(xù)，并按規(guī)定進行審批。四、外方車輛使用安排（一）車輛調(diào)度行政部門根據(jù)用車申請情況，結(jié)合車輛的使用狀態(tài)和駕駛員的工作安排，合理調(diào)度外方車輛。優(yōu)先安排滿足工作需求的車輛，避免車輛閑置或不合理使用。（二）車輛分配根據(jù)用車人數(shù)和工作需要，合理分配車輛。原則上，[車型]車輛用于[適用場景1]；[車型]車輛用于[適用場景2]等。特殊情況需調(diào)整車輛分配的，由行政部門負責(zé)人批準。（三）駕駛員安排行政部門根據(jù)駕駛員的工作任務(wù)和技能水平，安排合適的駕駛員駕駛外方車輛。駕駛員應(yīng)提前做好出車準備，確保車輛性能良好、證件齊全。五、外方車輛使用規(guī)范（一）乘車規(guī)范1.乘車人員應(yīng)遵守乘車秩序，按照指定座位就座，不得隨意更換座位。2.乘車時應(yīng)系好安全帶，保持車內(nèi)安靜，不得在車內(nèi)吸煙、飲食、亂扔垃圾。3.不得攜帶易燃易爆等危險物品上車，不得超載、超速行駛。4.乘車人員應(yīng)尊重駕駛員，配合駕駛員的工作安排，不得干擾駕駛員正常駕駛。（二）車輛使用范圍1.外方車輛主要用于公司業(yè)務(wù)活動、商務(wù)接待、員工因公出差等工作需要。2.嚴禁將外方車輛用于私人用途，如接送親友、辦理個人事務(wù)等。（三）車輛行駛規(guī)定1.駕駛員應(yīng)嚴格按照交通法規(guī)行駛，遵守交通信號和標志，不得闖紅燈、超速、逆行等。2.行駛過程中，駕駛員應(yīng)保持注意力集中，不得接打電話、玩手機、疲勞駕駛等。3.如需長途行駛，駕駛員應(yīng)提前做好車輛檢查和保養(yǎng)，合理安排休息時間，確保行車安全。（四）車輛停放規(guī)定1.車輛應(yīng)停放在指定的停車場或安全地點，不得隨意停放。2.在外出辦事時，駕駛員應(yīng)選擇正規(guī)停車場停車，并妥善保管好車輛及車內(nèi)物品。3.如因特殊情況需要臨時停車，駕駛員應(yīng)確保車輛停放安全，不妨礙交通，并在規(guī)定時間內(nèi)離開。六、外方車輛費用管理（一）費用構(gòu)成外方車輛費用主要包括車輛租賃費用、燃油費、過路費、停車費、維修保養(yǎng)費、保險費等。（二）費用報銷1.駕駛員應(yīng)妥善保存車輛使用過程中產(chǎn)生的各類費用憑證，如發(fā)票、收據(jù)等。2.每月[具體日期]前，駕駛員將上月的費用憑證整理好，填寫《外方車輛費用報銷單》，經(jīng)部門負責(zé)人審核后提交至行政部門。3.行政部門對費用報銷單進行審核，核實費用的真實性、合理性和合規(guī)性。審核通過后，報財務(wù)部門進行報銷。（三）費用控制1.行政部門應(yīng)定期對外方車輛的費用使用情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)異常費用并進行調(diào)查處理。2.根據(jù)公司實際情況，制定外方車輛費用預(yù)算指標，嚴格控制費用支出，確保費用不超過預(yù)算。3.如因工作需要導(dǎo)致費用超支，需提前向上級領(lǐng)導(dǎo)申請，經(jīng)批準后方可報銷。七、外方車輛維修與保養(yǎng)（一）維修保養(yǎng)計劃行政部門應(yīng)根據(jù)外方車輛的使用情況和行駛里程，制定年度維修保養(yǎng)計劃。定期對車輛進行保養(yǎng)，及時發(fā)現(xiàn)和排除車輛故障，確保車輛性能良好。（二）維修保養(yǎng)流程1.駕駛員在日常使用過程中發(fā)現(xiàn)車輛存在問題，應(yīng)及時報告行政部門。行政部門根據(jù)車輛故障情況，安排車輛到指定的維修廠進行維修。2.維修廠對車輛進行檢查和診斷后，提出維修方案和費用預(yù)算。行政部門審核維修方案和費用預(yù)算，如無異議，通知維修廠進行維修。3.維修過程中，駕駛員應(yīng)配合維修廠做好車輛維修工作，監(jiān)督維修質(zhì)量。維修完成后，駕駛員對維修項目和費用進行確認，在維修工單上簽字。4.行政部門負責(zé)對維修后的車輛進行驗收，確保車輛維修質(zhì)量符合要求。驗收合格后，辦理維修費用報銷手續(xù)。（三）零部件更換1.車輛維修過程中如需更換零部件，應(yīng)選用正規(guī)廠家生產(chǎn)的合格產(chǎn)品，并保存好零部件的更換記錄。2.對于更換下來的廢舊零部件，維修廠應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行處理，不得隨意丟棄。八、外方車輛保險管理（一）保險購買行政部門負責(zé)按照公司規(guī)定為外方車輛購買相應(yīng)的保險，包括交強險、商業(yè)險等。保險期限應(yīng)與車輛使用期限一致，確保車輛在保險有效期內(nèi)正常使用。（二）保險理賠1.如車輛發(fā)生交通事故，駕駛員應(yīng)立即停車，保護現(xiàn)場，并及時報告行政部門和保險公司。2.行政部門協(xié)助駕駛員辦理保險理賠手續(xù)，提供相關(guān)證明材料。駕駛員應(yīng)積極配合保險公司的理賠工作，如實提供事故情況和相關(guān)信息。3.保險理賠款應(yīng)按照公司財務(wù)制度進行處理，用于支付車輛維修費用、賠償損失等。九、外方車輛安全管理（一）安全教育1.行政部門定期組織駕駛員進行交通安全教育，提高駕駛員的安全意識和駕駛技能。2.對乘車人員進行安全教育，告知乘車注意事項和安全規(guī)定，確保乘車安全。（二）安全檢查1.行政部門每月組織一次外方車輛的安全檢查，檢查內(nèi)容包括車輛制動系統(tǒng)、轉(zhuǎn)向系統(tǒng)、燈光系統(tǒng)、輪胎等。2.駕駛員在每次出車前應(yīng)對車輛進行例行檢查，確保車輛安全性能良好。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告并處理。（三）事故處理1.如發(fā)生車輛交通事故，駕駛員應(yīng)立即采取措施，保護現(xiàn)場，救助傷員，并及時報告行政部門和交警部門。2.行政部門配合交警部門進行事故調(diào)查處理，按照事故責(zé)任劃分承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.對事故原因進行分析總結(jié)，采取相應(yīng)的改進措施，防止類似事故再次發(fā)生。十、外方車輛檔案管理（一）檔案建立行政部門負責(zé)建立外方車輛檔案，檔案內(nèi)容包括車輛基本信息、車輛購置合同、車輛行駛證、保險單、維修保養(yǎng)記錄、事故記錄等。（二）檔案更新1.車輛檔案應(yīng)及時更新，記錄車輛的最新信息和使用情況。2.每次車輛維修保養(yǎng)、保險理賠、事故處理等情況發(fā)生后，行政部門應(yīng)及時將相關(guān)資料整理歸檔。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱外方車輛檔案的，應(yīng)填寫《外方車輛檔案查閱申請表》，經(jīng)行政部門負責(zé)人批準后，方可查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得涂改、損壞或丟失。十一、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對外方車輛的使用情況、維修保養(yǎng)情況、安全管理情況等進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.公司內(nèi)部設(shè)立舉報電話和郵箱，接受員工對車輛使用違規(guī)行為的舉報。對舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。（二）考核評價1.行政部門對駕駛員的工作表現(xiàn)進行考核評價，考核內(nèi)容包括安全行車、服務(wù)質(zhì)量、車輛維護等方面。2.對車輛使用部門的考核評價主要依據(jù)