學(xué)校檔案設(shè)備管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案設(shè)備管理，確保檔案設(shè)備的正常運(yùn)行，提高檔案管理工作效率，保障檔案的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校內(nèi)所有涉及檔案設(shè)備的管理與使用，包括但不限于檔案庫房的硬件設(shè)施、檔案存儲(chǔ)設(shè)備、檔案整理與檢索設(shè)備、檔案數(shù)字化設(shè)備等。（三）基本原則1.安全第一原則：確保檔案設(shè)備的運(yùn)行安全，防止因設(shè)備故障或管理不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失或泄露。2.規(guī)范管理原則：建立健全檔案設(shè)備管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范設(shè)備的采購、使用、維護(hù)、報(bào)廢等流程。3.科學(xué)使用原則：合理配置檔案設(shè)備資源，充分發(fā)揮設(shè)備的功能，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。4.節(jié)約高效原則：在滿足檔案管理工作需要的前提下，節(jié)約設(shè)備購置、使用和維護(hù)成本，提高設(shè)備的使用效益。二、檔案設(shè)備管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案設(shè)備管理的具體細(xì)則和操作規(guī)程，并組織實(shí)施。2.參與檔案設(shè)備的選型、采購、驗(yàn)收等工作，提出專業(yè)意見和建議。3.負(fù)責(zé)檔案設(shè)備的日常使用管理，指導(dǎo)和監(jiān)督使用人員正確操作設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。4.定期對檔案設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理設(shè)備故障，做好相關(guān)記錄。5.負(fù)責(zé)檔案設(shè)備的報(bào)廢鑒定和申報(bào)工作，按照規(guī)定辦理報(bào)廢手續(xù)。6.建立檔案設(shè)備管理檔案，記錄設(shè)備的基本信息、使用情況、維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障維修記錄等。（二）使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案設(shè)備的日常使用和保管，指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備的操作和管理。2.按照檔案設(shè)備操作規(guī)程正確使用設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備的配置和參數(shù)，不得違規(guī)操作設(shè)備。3.定期對本部門使用的檔案設(shè)備進(jìn)行清潔、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。4.配合檔案管理部門做好設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)和維修工作，提供必要的協(xié)助。5.在設(shè)備使用完畢后，及時(shí)關(guān)閉設(shè)備電源，做好設(shè)備的保管工作，防止設(shè)備損壞或丟失。（三）資產(chǎn)管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案設(shè)備的采購計(jì)劃編制、采購實(shí)施和合同簽訂等工作。2.按照學(xué)校固定資產(chǎn)管理的相關(guān)規(guī)定，辦理檔案設(shè)備的入賬、登記、清查等手續(xù)。3.定期對檔案設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)，確保設(shè)備賬實(shí)相符。4.參與檔案設(shè)備的報(bào)廢鑒定和審批工作，按照規(guī)定辦理資產(chǎn)核銷手續(xù)。（四）維修部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案設(shè)備的維修工作，制定維修計(jì)劃，及時(shí)排除設(shè)備故障。2.建立維修檔案，記錄設(shè)備維修的原因、內(nèi)容、更換的零部件等信息。3.對維修后的設(shè)備進(jìn)行質(zhì)量跟蹤，確保設(shè)備正常運(yùn)行。4.協(xié)助檔案管理部門做好設(shè)備的技術(shù)改造和升級(jí)工作。三、檔案設(shè)備采購與驗(yàn)收（一）采購計(jì)劃1.檔案管理部門根據(jù)學(xué)校檔案管理工作的實(shí)際需要，結(jié)合現(xiàn)有檔案設(shè)備的使用狀況，每年年底編制下一年度檔案設(shè)備采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)包括設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時(shí)間等內(nèi)容，并詳細(xì)說明采購設(shè)備的用途和必要性。3.采購計(jì)劃經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，報(bào)資產(chǎn)管理部門備案。（二）采購實(shí)施1.資產(chǎn)管理部門按照學(xué)校采購管理的相關(guān)規(guī)定，組織實(shí)施檔案設(shè)備的采購工作。2.采購方式可根據(jù)設(shè)備的性質(zhì)、金額等因素，選擇公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等方式進(jìn)行。3.在采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照采購程序進(jìn)行操作，確保采購過程的公平、公正、公開。（三）驗(yàn)收1.檔案設(shè)備到貨后，資產(chǎn)管理部門應(yīng)及時(shí)組織檔案管理部門、使用部門、維修部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀質(zhì)量、技術(shù)性能、隨機(jī)附件及資料等是否與合同約定一致。3.驗(yàn)收合格后，由驗(yàn)收人員填寫驗(yàn)收報(bào)告，各方簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其限期整改或更換設(shè)備。四、檔案設(shè)備使用與操作（一）使用人員培訓(xùn)1.檔案設(shè)備投入使用前，檔案管理部門應(yīng)組織使用人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉設(shè)備的性能、操作規(guī)程、注意事項(xiàng)等。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括理論知識(shí)培訓(xùn)和實(shí)際操作培訓(xùn)，培訓(xùn)結(jié)束后應(yīng)對使用人員進(jìn)行考核，考核合格后方可上崗操作。（二）操作規(guī)程制定1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)不同檔案設(shè)備的特點(diǎn)，制定詳細(xì)的操作規(guī)程，并張貼在設(shè)備顯著位置。2.操作規(guī)程應(yīng)包括設(shè)備的開機(jī)、關(guān)機(jī)步驟，日常操作方法，數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)方法，常見故障處理方法等內(nèi)容。（三）使用登記1.使用人員應(yīng)如實(shí)填寫檔案設(shè)備使用登記表，記錄設(shè)備的使用時(shí)間、使用內(nèi)容、使用人員等信息。2.使用登記表應(yīng)定期交檔案管理部門存檔，作為設(shè)備使用情況統(tǒng)計(jì)和查詢的依據(jù)。（四）安全操作1.使用人員在操作檔案設(shè)備時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，確保設(shè)備安全運(yùn)行。2.嚴(yán)禁在設(shè)備上安裝與檔案管理無關(guān)的軟件和程序，不得擅自更改設(shè)備的系統(tǒng)設(shè)置和參數(shù)。3.在設(shè)備運(yùn)行過程中，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)立即停止操作，并及時(shí)報(bào)告檔案管理部門。五、檔案設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)（一）日常維護(hù)1.使用人員在設(shè)備使用完畢后，應(yīng)及時(shí)對設(shè)備進(jìn)行清潔，清除設(shè)備表面的灰塵、雜物等。2.定期檢查設(shè)備的電源線、數(shù)據(jù)線、網(wǎng)線等連接是否牢固，如有松動(dòng)應(yīng)及時(shí)緊固。3.按照設(shè)備使用說明書的要求，定期對設(shè)備進(jìn)行開機(jī)、關(guān)機(jī)操作，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）定期保養(yǎng)1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案設(shè)備定期保養(yǎng)計(jì)劃，明確保養(yǎng)的內(nèi)容、時(shí)間間隔和責(zé)任人。2.定期保養(yǎng)內(nèi)容包括設(shè)備的內(nèi)部清潔、硬件檢查、軟件維護(hù)、數(shù)據(jù)備份等。3.保養(yǎng)工作應(yīng)由專業(yè)技術(shù)人員或經(jīng)過培訓(xùn)的人員進(jìn)行，保養(yǎng)結(jié)束后應(yīng)填寫保養(yǎng)記錄。（三）故障維修1.設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)組織維修人員進(jìn)行維修。2.維修人員在維修設(shè)備時(shí)，應(yīng)詳細(xì)記錄故障現(xiàn)象、維修過程和更換的零部件等信息，并填寫維修記錄。3.對于維修難度較大或維修時(shí)間較長的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，確保檔案管理工作不受影響。六、檔案設(shè)備存儲(chǔ)與保管（一）檔案庫房建設(shè)1.學(xué)校應(yīng)按照國家有關(guān)檔案庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)符合檔案存儲(chǔ)要求的庫房。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。3.庫房內(nèi)應(yīng)有足夠的存儲(chǔ)空間，檔案架、柜等存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存儲(chǔ)設(shè)備管理1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的種類、數(shù)量、保存期限等因素，合理選擇檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、檔案盒、光盤、磁帶等。2.檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，具備良好的質(zhì)量和性能。3.對檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的完好無損。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞或老化，應(yīng)及時(shí)更換。（三）檔案保管環(huán)境要求1.檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.庫房內(nèi)應(yīng)有良好的通風(fēng)系統(tǒng)，保持空氣流通，防止有害氣體積聚。3.庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（四）檔案存放管理1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)、年度等順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.檔案存放應(yīng)整齊有序，不得隨意堆放，避免檔案損壞或丟失。七、檔案設(shè)備安全管理（一）安全制度1.學(xué)校應(yīng)建立健全檔案設(shè)備安全管理制度，明確安全管理職責(zé)和安全操作規(guī)程。2.安全管理制度應(yīng)包括設(shè)備安全檢查制度、設(shè)備安全維護(hù)制度、設(shè)備安全事故應(yīng)急預(yù)案等內(nèi)容。（二）安全檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案設(shè)備進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括設(shè)備的運(yùn)行狀況、安全防護(hù)設(shè)施、數(shù)據(jù)備份等情況。2.安全檢查應(yīng)填寫檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的安全隱患應(yīng)及時(shí)整改，確保設(shè)備安全運(yùn)行。（三）數(shù)據(jù)安全1.檔案管理部門應(yīng)建立完善的數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的位置。2.數(shù)據(jù)備份應(yīng)采用多種方式進(jìn)行，如磁帶備份、光盤備份、硬盤備份等，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對重要檔案數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。（四）應(yīng)急處理1.學(xué)校應(yīng)制定檔案設(shè)備安全事故應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理的流程和措施。2.一旦發(fā)生檔案設(shè)備安全事故，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處理，最大限度地減少事故損失。3.事故處理結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對事故原因進(jìn)行調(diào)查分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，防止類似事故再次發(fā)生。八、檔案設(shè)備報(bào)廢管理（一）報(bào)廢鑒定1.檔案設(shè)備使用部門或檔案管理部門應(yīng)定期對設(shè)備進(jìn)行檢查和評(píng)估，對于已無法正常使用、維修成本過高或技術(shù)性能落后的設(shè)備，應(yīng)提出報(bào)廢申請。2.檔案管理部門組織相關(guān)人員對申請報(bào)廢的設(shè)備進(jìn)行技術(shù)鑒定，確定設(shè)備是否符合報(bào)廢條件。（二）報(bào)廢審批1.經(jīng)鑒定符合報(bào)廢條件的設(shè)備，由檔案管理部門填寫設(shè)備報(bào)廢申請表，報(bào)學(xué)校資產(chǎn)管理部門審核。2.資產(chǎn)管理部門審核通過后，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的設(shè)備，方可進(jìn)行報(bào)