宣傳資料印制管理制度一、總則1.目的為規范公司宣傳資料的印制管理，確保宣傳資料的質量，提高宣傳效果，節約成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門涉及的各類宣傳資料的印制管理，包括但不限于產品手冊、宣傳海報、宣傳單頁、企業畫冊、活動資料等。3.基本原則合規性原則：宣傳資料的內容必須符合國家法律法規及公司相關規定。準確性原則：宣傳資料所傳達的信息應準確無誤，與公司實際情況相符。時效性原則：宣傳資料應及時更新，反映公司最新動態和業務進展。經濟性原則：在保證宣傳效果的前提下，合理控制印制成本，提高資源利用效率。二、職責分工1.需求部門根據公司業務需求，提出宣傳資料的印制申請，明確印制內容、規格、數量、用途、交付時間等要求。負責對宣傳資料的內容進行審核，確保內容準確、合規，并對資料的質量負責。配合印制部門完成宣傳資料的校對工作，及時反饋修改意見。2.行政部門負責宣傳資料印制申請的受理、審核和匯總，根據需求部門的要求，選擇合適的印制供應商。與印制供應商溝通協調，簽訂印制合同或協議，明確雙方的權利義務、印制要求、價格、交付時間等條款。跟蹤宣傳資料的印制進度，協調解決印制過程中出現的問題。負責宣傳資料的驗收工作，檢查資料的質量、數量、規格等是否符合要求，對驗收合格的資料進行簽收和歸檔。3.財務部門負責審核宣傳資料印制費用的預算和報銷，確保費用支出合理合規。對宣傳資料印制費用進行核算和統計，定期與行政部門核對賬目。4.印制供應商按照與公司簽訂的印制合同或協議，嚴格按照要求進行宣傳資料的印制工作，確保印制質量和交付時間。對印制過程中出現的問題及時與公司溝通解決，配合公司做好資料的修改和調整工作。妥善保管印制過程中的相關文件和資料，以備公司查驗。三、印制申請與審批1.申請流程需求部門填寫《宣傳資料印制申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細說明印制資料的名稱、內容、規格、數量、用途、交付時間等信息，并附上相關資料的電子文檔或樣稿。將申請表提交至部門負責人審核，部門負責人對申請內容的必要性、準確性、合規性等進行審核，并簽署意見。申請表經部門負責人審核通過后，提交至行政部門。行政部門對申請內容進行再次審核，重點審核印制需求的合理性、預算的可行性、供應商選擇的合規性等，并簽署審核意見。對于涉及重要業務、重大活動或金額較大的宣傳資料印制申請，需經公司分管領導或總經理審批。審批通過后，申請表返回行政部門。2.審批要點審核申請內容是否符合公司的宣傳策略和業務需求，是否有助于提升公司形象和業務推廣。檢查宣傳資料的內容是否準確、完整、合規，是否存在錯別字、語病、侵權等問題。評估印制數量是否合理，是否存在浪費或過度印制的情況。審核預算費用是否在公司規定的范圍內，是否與印制內容和數量相匹配。審查供應商選擇是否符合公司的采購流程和相關規定，是否具備良好的信譽和資質。四、印制供應商管理1.供應商選擇行政部門通過多種渠道收集印制供應商信息，建立供應商名錄。名錄應包括供應商的名稱、聯系方式、經營范圍、資質證書、業績情況等內容。根據宣傳資料的印制需求，從供應商名錄中選擇合適的供應商進行詢價。詢價時應提供詳細的印制要求，包括紙張材質、印刷工藝、裝訂方式、尺寸規格等，要求供應商在規定時間內報價。對供應商的報價進行比較和評估，綜合考慮價格、質量、服務、信譽等因素，選擇至少三家供應商進行邀標或競爭性談判。組織邀標或競爭性談判會議，邀請需求部門、財務部門等相關人員參加。供應商在會議上進行現場演示和報價，各部門根據供應商的表現進行評分。根據評分結果，選擇得分最高的供應商作為中標單位，并與其簽訂印制合同或協議。2.合同管理行政部門與中標供應商簽訂的印制合同或協議應明確雙方的權利義務、印制要求、價格、交付時間、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。合同簽訂后，行政部門應將合同副本分發給需求部門、財務部門等相關部門，以便各部門了解合同內容并進行跟蹤和監督。在合同執行過程中，如因特殊情況需要變更合同條款，行政部門應及時與供應商協商，并簽訂補充協議。補充協議應作為原合同的附件，具有同等法律效力。3.供應商評估與考核行政部門定期對印制供應商的服務質量、印制質量、交付時間、價格水平等進行評估和考核。評估和考核周期一般為每季度一次，也可根據實際情況進行調整。評估和考核方式包括問卷調查、實地考察、樣品抽檢、客戶反饋等。行政部門應收集各方面的反饋意見，對供應商進行綜合評價，并填寫《印制供應商評估考核表》。根據評估考核結果，對表現優秀的供應商給予表揚和獎勵，如增加訂單量、延長合作期限等；對表現不佳的供應商提出警告和整改要求，如多次整改仍不合格，可終止合作關系。五、印制過程管理1.排版設計需求部門應根據宣傳資料的內容和風格，提供詳細的排版設計要求，或委托專業的設計公司進行排版設計。排版設計應符合公司的品牌形象和宣傳策略，注重視覺效果和信息傳達的準確性。設計完成后，需求部門應對排版設計稿進行審核，確保內容準確、排版合理、風格一致。審核通過后的設計稿應提交至行政部門，作為印制的依據。2.打樣確認行政部門將排版設計稿提供給印制供應商，要求供應商按照要求進行打樣。打樣稿應使用與正式印制相同的紙張材質、印刷工藝和裝訂方式，確保打樣效果與最終印制效果一致。需求部門對打樣稿進行審核和確認，如發現問題應及時反饋給供應商進行修改。打樣稿經需求部門確認無誤后，方可進行正式印制。3.印制監控行政部門應與印制供應商保持密切溝通，定期了解印制進度，及時協調解決印制過程中出現的問題。印制過程中，行政部門可根據需要對印制質量進行抽檢，檢查印刷顏色、清晰度、套準度、裝訂質量等是否符合要求。如發現質量問題，應及時要求供應商進行整改。4.進度跟蹤行政部門建立宣傳資料印制進度跟蹤表，詳細記錄印制任務的下達時間、打樣時間、確認時間、印制開始時間、預計完成時間、實際完成時間等信息。根據進度跟蹤表，及時掌握印制進度情況，對可能影響交付時間的問題提前進行預警和協調解決，確保宣傳資料按時交付。六、質量控制與驗收1.質量標準宣傳資料的印制質量應符合國家相關標準和行業規范，同時滿足公司的具體要求。具體質量標準包括但不限于：印刷顏色準確、清晰，無明顯色差、重影、模糊等問題。文字內容排版整齊、規范，無錯別字、語病、缺字、漏字等情況。圖片分辨率符合要求，圖像清晰、完整，無變形、失真等問題。裝訂牢固、平整，無脫頁、散頁、褶皺、歪斜等現象。紙張材質符合設計要求，無破損、污漬、劃痕等瑕疵。2.驗收流程宣傳資料印制完成后，行政部門通知需求部門進行驗收。需求部門應組織相關人員按照質量標準對宣傳資料進行逐本（份）驗收。驗收人員應認真檢查宣傳資料的質量、數量、規格等是否符合要求，填寫《宣傳資料驗收單》，詳細記錄驗收情況。如發現問題，應在驗收單上注明問題所在，并要求供應商限期整改。供應商根據驗收意見進行整改后，需求部門再次進行驗收，直至驗收合格為止。驗收合格的宣傳資料由需求部門簽收，并辦理相關交接手續。3.不合格處理對于驗收不合格的宣傳資料，行政部門應及時與供應商溝通，要求供應商分析原因并采取有效的整改措施進行重新印制。因供應商原因導致宣傳資料不合格而產生的額外費用，如重新印制費用、運輸費用等，由供應商承擔。如因供應商原因給公司造成損失的，公司有權按照合同約定要求供應商進行賠償。七、費用管理1.預算編制需求部門在提出宣傳資料印制申請時，應同時編制印制費用預算。預算內容應包括紙張費用、印刷費用、裝訂費用、設計費用、運輸費用、稅費等各項費用明細，并注明預算總金額。行政部門對需求部門提交的預算進行審核，結合市場行情和以往印制經驗，對預算的合理性進行評估。如發現預算過高或過低，應與需求部門溝通協商，進行調整。經審核后的預算提交至財務部門，財務部門根據公司財務制度和預算管理要求，對預算進行最終審核和批復。2.費用報銷宣傳資料印制完成并驗收合格后，行政部門根據合同約定和實際發生的費用，填寫費用報銷單，附上發票、驗收單、合同副本等相關憑證，提交至財務部門進行報銷。財務部門對報銷憑證進行審核，檢查費用支出是否符合預算、合同約定和公司財務制度。審核通過后，按照公司規定的審批流程進行審批，并辦理報銷手續。3.費用核算與統計財務部門定期對宣傳資料印制費用進行核算和統計，分析費用支出情況，為公司成本控制和預算管理提供數據支持。財務部門應與行政部門定期核對賬目，確保費用數據的準確性和一致性。如發現賬目不符，應及時查明原因并進行調整。八、檔案管理1.文件歸檔行政部門負責宣傳資料印制過程中各類文件的歸檔管理，包括申請表、設計稿、打樣稿、合同協議、驗收單、發票等相關資料。文件歸檔應按照時間順序和類別進行分類整理，建立電子檔案和紙質檔案，確保檔案資料的完整性和可查閱性。2.檔案保管期限宣傳資料印制相關檔案的保管期限應根據公司檔案管理制度的規定執行，一般為[X]年。保管期限屆滿后，經公司相關部門批準，可按照規定進行銷毀。3.檔案查閱與借閱公司內部人員因工作需要查閱或借閱宣傳資料印制檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經部門