宣傳物料使用管理制度一、總則（一）目的為規范公司宣傳物料的使用管理，確保宣傳物料的有效利用，維護公司形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各分支機構在開展各類業務活動、宣傳推廣工作等過程中對宣傳物料的使用。（三）定義1.宣傳物料：指用于公司形象宣傳、產品推廣、活動宣傳等方面的各類材料，包括但不限于海報、宣傳單頁、宣傳冊、展板、展架、視頻、音頻、禮品等。2.使用部門：負責提出宣傳物料使用需求，并按照本制度規定使用宣傳物料的公司內部部門或分支機構。二、宣傳物料的分類與管理職責（一）宣傳物料分類1.品牌形象類：如公司標志、標準字體、標準色、品牌宣傳海報等，用于塑造和維護公司整體品牌形象。2.產品推廣類：包括產品宣傳冊、產品宣傳單頁、產品海報、產品視頻等，旨在介紹公司產品特點、優勢和功能。3.活動宣傳類：例如活動海報、活動宣傳單頁、活動邀請函、活動現場布置物料等，用于宣傳公司舉辦的各類活動。4.其他宣傳類：如企業宣傳冊、員工手冊、文化衫、禮品等，涵蓋其他與公司宣傳相關的物料。（二）管理職責1.市場部負責制定宣傳物料的整體規劃和年度預算。設計、制作和更新各類宣傳物料，確保物料內容符合公司品牌形象和宣傳需求。建立宣傳物料庫存管理系統，對物料的出入庫進行登記和管理。定期對宣傳物料的使用效果進行評估和分析，根據評估結果提出改進建議。2.各使用部門根據業務需求，提前向市場部提交宣傳物料使用申請。負責本部門宣傳物料的領取、使用和保管，確保物料的正確使用和安全存放。在使用過程中，及時反饋宣傳物料存在的問題和改進建議。3.行政部協助市場部進行宣傳物料的采購、運輸等工作。負責公司辦公區域宣傳物料的布置和維護。監督各部門宣傳物料的使用情況，對違規行為進行糾正和處理。三、宣傳物料的申請與審批（一）申請流程1.使用部門根據業務需求，填寫《宣傳物料使用申請表》，詳細說明申請物料的種類、數量、使用時間、使用地點、用途等信息。2.將申請表提交至部門負責人審核，部門負責人對申請內容進行審核，確認是否符合業務需求和公司規定，并簽署審核意見。3.經部門負責人審核通過后，申請表提交至市場部。市場部根據庫存情況和工作安排，對申請進行審批。如庫存充足且申請合理，市場部予以批準；如庫存不足或申請不合理，市場部應與使用部門溝通，說明情況并提出調整建議。4.市場部審批通過后，申請表交至行政部備案。行政部根據審批結果，安排宣傳物料的發放事宜。（二）審批權限1.一般宣傳物料的申請，由市場部負責人審批。2.涉及重要活動、重大項目或金額較大的宣傳物料申請，需經公司分管領導審批。（三）特殊情況處理如遇緊急情況，無法按照正常流程進行申請和審批時，使用部門可先電話向市場部說明情況，經市場部同意后先行使用宣傳物料，但需在使用后的[X]個工作日內補辦申請手續。四、宣傳物料的領取與發放（一）領取方式1.使用部門憑經審批的《宣傳物料使用申請表》到市場部指定地點領取宣傳物料。2.市場部工作人員根據申請表內容，核對物料的種類、數量等信息，與使用部門辦理交接手續，并在庫存管理系統中記錄物料的發放情況。（二）發放原則1.嚴格按照審批后的申請表發放宣傳物料，確保發放數量準確無誤。2.對于有特殊要求或定制的宣傳物料，應在發放時向使用部門詳細說明使用注意事項。五、宣傳物料的使用規范（一）使用范圍宣傳物料僅限在公司內部業務活動、宣傳推廣工作等相關場景中使用，不得用于與公司業務無關的其他用途。（二）使用要求1.各使用部門應嚴格按照市場部設計制作的宣傳物料原樣使用，不得擅自修改、裁剪、拼接、涂抹等。如需對物料內容進行調整，應提前向市場部提出申請，經市場部同意后方可進行。2.在使用宣傳物料時，應確保物料的整潔、完好，避免出現損壞、丟失等情況。如發現物料有損壞或質量問題，應及時與市場部聯系更換。3.宣傳物料的擺放、張貼應符合公司規定和視覺效果要求，不得隨意張貼、擺放，影響公司整體形象。4.在活動現場使用宣傳物料時，應安排專人負責物料的布置和管理，確保物料的正確使用和展示效果。（三）使用記錄使用部門應建立宣傳物料使用臺賬，詳細記錄宣傳物料的領取時間、使用時間、使用地點、使用數量、發放人、領取人等信息。臺賬應定期更新，并妥善保存，以備查閱。六、宣傳物料的保管與維護（一）保管責任1.使用部門負責本部門領取的宣傳物料的保管工作，指定專人負責物料的存放和管理，確保物料安全、完整。2.存放宣傳物料的場所應保持干燥、通風、整潔，避免物料受潮、發霉、變形等。（二）定期盤點市場部應定期對宣傳物料庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為[X]個月，盤點結果應形成書面報告，如發現賬實不符或物料存在其他問題，應及時查明原因并進行處理。（三）維護與更新1.市場部應定期對宣傳物料進行檢查和維護，及時發現并處理物料存在的問題，如褪色、破損等。2.根據公司業務發展和宣傳需求的變化，市場部應及時對宣傳物料的內容、形式等進行更新和優化，確保宣傳物料的時效性和有效性。七、宣傳物料的回收與銷毀（一）回收要求1.宣傳活動結束后，使用部門應及時將剩余的宣傳物料回收，并交回市場部。2.回收的宣傳物料應保持完好、整潔，如有損壞或丟失，應說明原因并承擔相應責任。（二）銷毀流程1.市場部對回收的宣傳物料進行審核，確認不再使用后，填寫《宣傳物料銷毀申請表》，詳細說明銷毀物料的種類、數量、銷毀原因等信息。2.將申請表提交至公司分管領導審批，經批準后，由行政部負責組織實施宣傳物料的銷毀工作。3.銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、監銷人等信息。記錄應妥善保存，以備查閱。（三）特殊情況處理對于涉及公司機密信息或重要商業秘密的宣傳物料，應按照公司保密制度的相關規定進行銷毀，確保信息安全。八、監督與檢查（一）監督機制1.行政部負責對各部門宣傳物料的使用情況進行定期監督檢查，檢查內容包括物料的領取、使用、保管、回收等環節。2.市場部負責對宣傳物料的設計制作質量、庫存管理等情況進行監督檢查，確保宣傳物料符合公司要求。（二）違規處理1.對于違反本制度規定使用宣傳物料的部門和個人，行政部將視情節輕重給予警告、通報批評等處理，并責令其限期整改。2.因違規使用宣傳物料給公司造成經濟損失