外貿(mào)產(chǎn)品采購管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范公司外貿(mào)產(chǎn)品采購流程，確保采購活動(dòng)的高效、透明、合規(guī)，保障公司利益，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、交付期及成本的要求，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有外貿(mào)產(chǎn)品的采購活動(dòng)，包括但不限于原材料、零部件、成品及相關(guān)服務(wù)的采購。基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證產(chǎn)品質(zhì)量和交付期的前提下，通過合理的采購策略，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購的外貿(mào)產(chǎn)品符合公司及客戶要求。4.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系。采購組織與職責(zé)采購部門1.采購部負(fù)責(zé)公司外貿(mào)產(chǎn)品的具體采購工作，包括供應(yīng)商開發(fā)、采購訂單下達(dá)、采購合同簽訂與執(zhí)行、采購進(jìn)度跟蹤及到貨驗(yàn)收等。2.采購專員應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃，尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，爭取有利的采購價(jià)格、付款方式、交貨期等條款，簽訂采購合同并跟蹤合同執(zhí)行情況。4.及時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，收集產(chǎn)品信息，為公司采購決策提供參考依據(jù)。需求部門1.各需求部門負(fù)責(zé)提出外貿(mào)產(chǎn)品的采購需求，明確產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時(shí)間等詳細(xì)信息，并提交采購申請(qǐng)。2.協(xié)助采購部進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)估和選擇，參與采購合同的評(píng)審，提供專業(yè)意見和建議。3.負(fù)責(zé)對(duì)采購產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收，確保產(chǎn)品符合需求部門的要求，并及時(shí)反饋驗(yàn)收結(jié)果。質(zhì)量管理部門1.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)制定采購產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，參與供應(yīng)商的評(píng)估和選擇，對(duì)采購產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量抽檢和檢驗(yàn)。2.對(duì)采購產(chǎn)品的質(zhì)量問題進(jìn)行調(diào)查和分析，提出處理意見和改進(jìn)措施，確保采購產(chǎn)品質(zhì)量符合公司及客戶要求。財(cái)務(wù)部門1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購合同的付款條款，監(jiān)督采購資金的支付，確保采購資金的安全和合理使用。2.參與采購成本的核算和控制，提供財(cái)務(wù)分析和建議，協(xié)助采購部優(yōu)化采購成本。采購流程采購申請(qǐng)1.各需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)交貨時(shí)間、用途等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)的必要性和合理性后，簽字批準(zhǔn)并提交采購部。采購計(jì)劃制定1.采購部收到采購申請(qǐng)后，結(jié)合庫存情況、市場(chǎng)供應(yīng)情況及公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，制定采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。3.采購部負(fù)責(zé)人對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行審核，確保采購計(jì)劃符合公司業(yè)務(wù)需求和資源狀況，簽字批準(zhǔn)后組織實(shí)施。供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購專員根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和分析，篩選出符合要求的供應(yīng)商，并向其發(fā)送《供應(yīng)商調(diào)查表》，要求供應(yīng)商填寫相關(guān)信息。3.采購專員對(duì)供應(yīng)商提交的調(diào)查表進(jìn)行初步評(píng)估，實(shí)地考察部分供應(yīng)商，了解其實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營情況和管理水平。4.組織相關(guān)部門（采購部、需求部門、質(zhì)量管理部門等）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面。5.根據(jù)綜合評(píng)估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容。采購合同簽訂1.采購專員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，就采購產(chǎn)品的價(jià)格、付款方式、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款達(dá)成一致意見。2.根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。3.采購部負(fù)責(zé)人對(duì)采購合同進(jìn)行審核，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求，簽字批準(zhǔn)后加蓋公司公章。4.采購專員將簽訂好的采購合同副本分別發(fā)送給需求部門、質(zhì)量管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。采購訂單下達(dá)1.采購專員根據(jù)采購合同，填寫《采購訂單》，明確采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商。2.供應(yīng)商收到采購訂單后，確認(rèn)訂單內(nèi)容，并簽字蓋章后回傳采購部。3.采購專員對(duì)供應(yīng)商回傳的采購訂單進(jìn)行確認(rèn)，確保訂單信息準(zhǔn)確無誤，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。采購進(jìn)度跟蹤1.采購專員定期與供應(yīng)商溝通，了解采購產(chǎn)品的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量狀況、發(fā)貨情況等信息，及時(shí)掌握采購進(jìn)度。2.如發(fā)現(xiàn)采購過程中出現(xiàn)問題，如供應(yīng)商延遲交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等，采購專員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。3.部門負(fù)責(zé)人根據(jù)采購專員匯報(bào)的情況，協(xié)調(diào)相關(guān)部門采取措施，確保采購任務(wù)按時(shí)完成。到貨驗(yàn)收1.采購產(chǎn)品到貨前，采購專員通知需求部門和質(zhì)量管理部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.采購產(chǎn)品到貨時(shí)，采購專員、需求部門驗(yàn)收人員和質(zhì)量管理部門檢驗(yàn)人員共同對(duì)采購產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面，確保采購產(chǎn)品符合采購合同和公司要求。4.如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員在《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》上簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收人員應(yīng)詳細(xì)記錄不合格情況，并填寫《不合格品處理單》，提交采購部處理。采購付款1.采購產(chǎn)品驗(yàn)收合格后，采購專員收集相關(guān)發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等憑證，填寫《付款申請(qǐng)單》，提交財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)《付款申請(qǐng)單》及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間安排付款。3.采購專員跟蹤付款進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)收到貨款，并與供應(yīng)商保持良好的溝通。供應(yīng)商管理供應(yīng)商開發(fā)1.采購部根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，制定供應(yīng)商開發(fā)計(jì)劃，明確供應(yīng)商開發(fā)的目標(biāo)、范圍、方式等內(nèi)容。2.通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦、客戶介紹等，收集供應(yīng)商信息。3.對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和分析，篩選出符合要求的供應(yīng)商，并向其發(fā)送《供應(yīng)商調(diào)查表》，要求供應(yīng)商填寫相關(guān)信息。4.采購專員對(duì)供應(yīng)商提交的調(diào)查表進(jìn)行初步評(píng)估，實(shí)地考察部分供應(yīng)商，了解其實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營情況和管理水平。5.組織相關(guān)部門（采購部、需求部門、質(zhì)量管理部門等）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面。6.根據(jù)綜合評(píng)估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容。供應(yīng)商評(píng)估與考核1.采購部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估周期為[具體周期]。2.評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面，采用定量與定性相結(jié)合的方式進(jìn)行評(píng)估。3.采購專員收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，如產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告、交貨記錄、客戶反饋等，作為評(píng)估的依據(jù)。4.組織相關(guān)部門（采購部、需求部門、質(zhì)量管理部門等）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。5.對(duì)于評(píng)估結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策，如增加采購份額、優(yōu)先付款等；對(duì)于評(píng)估結(jié)果不合格的供應(yīng)商，及時(shí)發(fā)出整改通知，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，取消其合格供應(yīng)商資格。供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予采購價(jià)格優(yōu)惠、增加采購份額等，激勵(lì)供應(yīng)商不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。2.建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對(duì)違反采購合同約定或出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲等情況的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的懲罰措施，如扣除貨款、減少采購份額、取消合格供應(yīng)商資格等，約束供應(yīng)商的行為。3.定期與供應(yīng)商溝通交流，了解供應(yīng)商的需求和意見，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題，建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。采購風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購部定期對(duì)采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等方面。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。3.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，明確責(zé)任部門和責(zé)任人，降低采購風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，通過與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購成本的影響。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，選擇資質(zhì)良好、信譽(yù)可靠的供應(yīng)商，并與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：嚴(yán)格執(zhí)行采購產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，加強(qiáng)對(duì)采購產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)和抽檢，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對(duì)質(zhì)量不合格的產(chǎn)品及時(shí)進(jìn)行處理，降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)采購合同管理，對(duì)采購合同進(jìn)行嚴(yán)格評(píng)審，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰，避免合同糾紛。在合同執(zhí)行過程中，及時(shí)跟蹤合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)商解決。5.付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：嚴(yán)格審核采購付款申請(qǐng)，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間安排付款，避免提前付款或逾期付款帶來的風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的資金狀況，防范付款風(fēng)險(xiǎn)。采購成本控制成本分析與預(yù)算1.采購部定期對(duì)采購成本進(jìn)行分析，了解采購成本的構(gòu)成和變化情況，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和潛力點(diǎn)。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃和采購計(jì)劃，制定采購成本預(yù)算，明確采購成本控制目標(biāo)，并將預(yù)算分解到具體的采購項(xiàng)目和供應(yīng)商。3.采購專員在采購過程中，嚴(yán)格按照采購成本預(yù)算進(jìn)行控制，確保采購成本不超過預(yù)算指標(biāo)。成本控制措施1.價(jià)格談判：采購專員在與供應(yīng)商談判時(shí)，充分了解市場(chǎng)價(jià)格行情，運(yùn)用談判技巧，爭取有利的采購價(jià)格。通過與多家供應(yīng)商進(jìn)行比較和談判，選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商。2.批量采購：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和庫存情況，合理確定采購批量，爭取批量采購折扣，降低采購單價(jià)。同時(shí)，避免因采購批量過大導(dǎo)致庫存積壓和資金占用。3.成本核算與分析：定期對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析，對(duì)比實(shí)際采購成本與預(yù)算成本的差異，找出成本偏差的原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整。通過成本分析，不斷優(yōu)化采購策略和成本控制方法。4.供應(yīng)商管理：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過與供應(yīng)商協(xié)商、合作開發(fā)等方式，共同降低采購成本。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)估和考核，激勵(lì)供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，降低采購成本。5.采購流程優(yōu)化：不斷優(yōu)化采購流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和手續(xù)，提高采購效率，降低采購成本。通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)采購信息的快速傳遞和共享，提高采購工作的透明度和準(zhǔn)確性。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、采購成本的控制情況等。2.審計(jì)人員通過查閱采購文件、合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料，實(shí)地走訪供應(yīng)商和相關(guān)部門，與采購人員、供應(yīng)商進(jìn)行訪談等方式，獲取審計(jì)證據(jù)，對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行全面審計(jì)。3.審計(jì)部門根據(jù)審計(jì)結(jié)果，出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況，確保采購活動(dòng)規(guī)范、合規(guī)、有效。紀(jì)檢監(jiān)察1.公司紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對(duì)采購活動(dòng)中的違規(guī)違紀(jì)行為