地產企業采購管理制度總則目的為規范地產企業采購工作流程，加強采購管理，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證采購物資和服務的質量，特制定本制度。適用范圍本制度適用于地產企業內部各部門涉及的各類物資采購、工程采購、服務采購等活動。基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策要求。2.效益原則：在滿足項目需求的前提下，追求采購成本最小化，實現經濟效益最大化。3.質量原則：確保所采購的物資、工程和服務符合規定的質量標準。4.誠信原則：采購人員應誠實守信，維護企業利益和形象。5.公開公平公正原則：采購過程應透明，對所有供應商一視同仁，通過公平競爭選擇最優供應商。采購組織與職責采購決策機構成立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。負責審議重大采購項目的采購策略、預算、供應商選擇等重要事項，做出最終決策。采購執行部門設立采購部，作為采購工作的具體執行部門。其主要職責包括：1.制定采購計劃和預算，根據項目需求和庫存情況，合理安排采購活動。2.收集、整理供應商信息，建立供應商數據庫，進行供應商評估和管理。3.組織采購招標、詢價、談判等采購活動，選擇合適的供應商。4.簽訂采購合同，跟蹤合同執行情況，協調解決合同履行過程中的問題。5.負責采購物資的驗收、入庫、付款等工作，確保采購流程的順暢進行。6.定期對采購工作進行總結和分析，提出改進措施和建議。需求部門職責1.提出物資、工程或服務的采購需求，明確規格、數量、質量等要求。2.參與采購過程中的技術評審、商務談判等工作，提供專業意見。3.協助采購部進行采購物資的驗收工作，確保符合需求。其他部門職責1.財務部負責審核采購預算、付款申請等，確保資金使用的合理性和合規性。2.法務部負責審核采購合同，提供法律意見，防范法律風險。3.審計部負責對采購活動進行審計監督，確保采購過程合法、合規、公正。采購流程采購計劃制定1.各需求部門應根據項目進度和實際需求，提前向采購部提交采購申請，詳細說明采購物資或服務的名稱、規格、數量、預計采購時間等信息。2.采購部結合庫存情況、市場供應情況等，對采購申請進行匯總和分析，制定年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應明確采購項目、采購時間、采購預算等內容，并報采購決策委員會審批。供應商選擇與管理1.供應商開發采購部通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，考察其資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平等方面情況。對于符合基本條件的供應商，采購部組織相關人員進行實地考察，了解其實際運營情況。2.供應商評估建立供應商評估體系，從質量、價格、交貨期、服務等維度對供應商進行定期評估。采購部收集供應商的業績數據，如產品質量合格率、交貨及時率、售后服務滿意度等，作為評估依據。根據評估結果，將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級，對于不合格供應商及時淘汰，并尋找新的替代供應商。3.供應商管理與合格供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，包括質量標準、價格條款、交貨方式、付款方式、售后服務等內容。定期與供應商溝通，了解其生產經營情況和市場動態，協調解決合作過程中出現的問題。建立供應商激勵機制，對于表現優秀的供應商給予一定的獎勵，如增加采購份額、優先付款等；對于表現不佳的供應商進行警告、限期整改等措施。采購實施1.采購方式選擇根據采購項目的特點、金額大小、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式，包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。對于金額較大、技術復雜、影響項目關鍵環節的采購項目，應采用招標采購方式；對于金額較小、標準化程度高的采購項目，可采用詢價采購方式；對于緊急采購項目或只有少數供應商能夠提供的物資或服務，可采用競爭性談判采購或單一來源采購方式。2.采購文件編制招標采購方式下，采購部負責編制招標文件，包括招標公告、投標邀請書、投標文件格式、技術規格、評標標準等內容。詢價采購方式下，采購部向供應商發出詢價函，明確采購物資或服務的規格、數量、質量要求、交貨期等信息，并要求供應商在規定時間內報價。競爭性談判采購方式下，采購部制定談判文件，包括談判邀請函、談判須知、技術規格、商務條款、談判程序等內容。單一來源采購方式下，采購部準備采購申請及相關說明材料，報采購決策委員會審批。3.采購活動組織招標采購活動中，采購部發布招標公告，邀請潛在供應商報名參加投標。組織開標、評標會議，按照評標標準進行評標，確定中標供應商。詢價采購活動中，采購部收集供應商報價，進行比較分析，選擇報價合理、符合要求的供應商作為成交供應商。競爭性談判采購活動中，采購部組織談判小組與供應商進行談判，根據談判結果確定成交供應商。單一來源采購活動中，采購部按照審批意見與供應商進行協商，確定采購價格和合同條款。合同簽訂與執行1.合同簽訂采購部根據采購結果，與成交供應商簽訂采購合同。合同應明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等內容。采購合同簽訂前，應提交法務部進行審核，確保合同條款合法合規，避免法律風險。2.合同執行采購部負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量交付物資或服務。需求部門應配合采購部做好合同執行過程中的相關工作，如提供技術支持、驗收物資等。如遇合同變更、解除等情況，采購部應按照合同約定和公司相關規定辦理審批手續，并及時通知供應商。驗收與付款1.驗收采購物資到貨后，采購部應及時通知需求部門、質量檢驗部門等相關人員進行驗收。驗收人員按照合同要求和相關標準對采購物資的數量、質量、規格等進行檢驗，填寫驗收報告。對于驗收合格的物資，辦理入庫手續；對于驗收不合格的物資，采購部應及時與供應商協商解決，要求供應商更換、補貨或退貨等。2.付款采購部根據合同約定和驗收情況，填寫付款申請單，附上發票、驗收報告等相關憑證，報財務部審核。財務部按照公司財務制度和審批流程對付款申請進行審核，審核通過后辦理付款手續。采購風險管理風險識別與評估1.采購部定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、法律風險等。2.采用定性與定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的可能性和影響程度，劃分風險等級。風險應對措施1.市場風險應對關注市場動態，及時掌握物資價格波動情況，通過簽訂長期合同、套期保值等方式降低市場價格風險。建立采購價格預警機制，當市場價格波動超過一定范圍時，及時調整采購策略。2.供應商風險應對加強供應商管理，定期評估供應商，淘汰不合格供應商，降低供應商違約風險。與多家供應商建立合作關系，避免過度依賴單一供應商，降低供應中斷風險。3.質量風險應對嚴格供應商資質審查和產品質量檢驗，確保采購物資符合質量要求。在合同中明確質量標準和違約責任，加強對供應商質量的監督和考核。4.合同風險應對加強合同管理，嚴格合同簽訂流程，確保合同條款合法合規、明確清晰。定期對合同執行情況進行檢查，及時發現和解決合同履行過程中的問題。5.法律風險應對采購合同簽訂前，提交法務部進行審核，確保合同符合法律法規要求。加強采購人員法律知識培訓，提高法律意識，防范法律風險。采購監督與審計內部監督1.采購部定期對采購工作進行自查，檢查采購流程是否規范、采購文件是否齊全、采購合同是否履行等情況。2.審計部定期對采購活動進行審計監督，檢查采購過程的合法性、合規性、效益性，發現問題及時提出整改意見。外部監督1.接受政府相關部門的監督檢查，配合做好采購項目的備案、審批等工作。2.主動接受社會監督，及時處理供應商和其他利益相關者的投訴和舉報。采購人員管理人員招聘與培訓1.根據采購工作需要，招聘具備相關專業知識和技能的采購人員，要求其具備良好的溝通協調能力、談判能力、成本控制能力等。2.定期組織采購人員參加培訓，包括采購業務知識、法律法規、職業道德等方面的培訓，不斷提高采購人員的業務水平和綜合素質。績效考核與激勵1.建立采購人員績效考核體系，從采購任務完成情況