機關單位文件管理制度一、總則（一）目的為加強機關單位文件管理，確保文件的規范、高效運轉，提高工作效率，保障工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關單位內部各部門及全體工作人員在文件的起草、審核、印發、傳遞、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.準確規范原則：文件內容應準確無誤，格式符合規定要求，語言表達清晰、簡潔、規范。2.及時高效原則：文件的處理應及時、迅速，避免積壓延誤，確保工作的時效性。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，確保文件信息的安全，防止文件泄露。4.精簡實用原則：文件應注重實效，精簡內容，避免形式主義，切實解決實際問題。二、文件分類與編號（一）文件分類1.上級文件：包括黨和國家機關、上級主管部門下發的各類文件。2.本機關文件：由本機關制發的各類文件，包括決定、通知、通報、報告、請示、批復等。3.平行文件：與本機關平級單位之間往來的文件。4.下級文件：本機關下屬單位上報的文件。（二）文件編號1.上級文件編號：沿用上級文件原編號。2.本機關文件編號：采用“[機關代字][年份][序號]”的形式。其中，機關代字由辦公室統一確定；年份為文件制發的公元年份，用全稱標注，并用六角括號“〔〕”括入；序號為文件的流水號，用阿拉伯數字標注，不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。例如：[機關代字]〔20XX〕1號。3.平行文件編號：參照本機關文件編號規則進行編號。4.下級文件編號：由各下屬單位自行編號，并報本機關備案。三、文件起草（一）起草要求1.文件起草應圍繞工作實際，主題明確，內容具體，邏輯嚴謹，語言通順。2.涉及多個部門的文件，由主辦部門負責起草，并征求相關部門意見。3.重要文件應進行深入調研，廣泛征求意見，確保文件的科學性、可行性。（二）起草流程1.承辦人根據工作需要確定文件主題和內容框架，開展調查研究，收集相關資料。2.承辦人按照公文格式要求起草文件初稿，內容應準確反映工作實際情況，提出切實可行的措施和建議。3.初稿完成后，承辦人應認真校對，確保文字表述準確、格式規范。四、文件審核（一）審核內容1.政策法規審核：文件內容是否符合國家法律法規和方針政策的要求。2.內容準確性審核：文件表述是否準確、完整，數據是否可靠，措施是否可行。3.格式規范性審核：文件格式是否符合規定要求，字體、字號、排版等是否規范統一。4.程序合規性審核：文件的起草、會簽、審批等程序是否符合規定。（二）審核流程1.一般性文件由部門負責人審核后報辦公室核稿。2.重要文件或涉及多個部門的文件，由辦公室組織相關部門進行會審，必要時召開專題會議研究討論。3.審核人應認真履行審核職責，提出明確的審核意見，對審核結果負責。審核通過的文件，審核人應簽署同意意見；審核不通過的文件，應提出修改意見，退回承辦人修改。五、文件印發（一）印發審批1.文件起草部門將審核通過的文件送辦公室，辦公室按照發文程序進行編號、排版、印制。2.一般性文件由辦公室主任審批；重要文件由機關主要領導審批。3.涉及多個部門的聯合發文，由主辦部門負責協調相關部門會簽后，按程序審批印發。（二）印發格式1.文件格式應符合國家有關公文格式標準的要求，包括版頭、主體、版記等部分。2.版頭應標明機關單位名稱、文件編號、密級、緊急程度等；主體應包括標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章等；版記應包括抄送機關、印發機關和印發日期等。3.文件排版應規范整齊，頁面設置合理，字體、字號、行距等符合規定要求。（三）印發份數根據文件的發送范圍和工作需要，合理確定文件的印發份數。文件印發份數應嚴格控制，避免浪費。六、文件傳遞（一）傳遞方式1.紙質文件傳遞：通過機要交換、專人送達、郵政特快專遞等方式進行傳遞。2.電子文件傳遞：通過辦公自動化系統、電子郵件等方式進行傳遞。（二）傳遞要求1.機要文件應嚴格按照機要文件傳遞規定進行傳遞，確保文件安全。2.專人送達文件時，送達人應將文件直接交給收件人，并要求收件人在送達回執上簽字確認。3.通過辦公自動化系統或電子郵件傳遞電子文件時，應確保文件格式正確、內容完整，并在發送后及時提醒收件人查收。七、文件保管（一）保管責任1.辦公室負責機關單位文件的統一保管，指定專人負責文件的收集、整理、歸檔、保管等工作。2.各部門應明確專人負責本部門文件的收集、整理，并定期移交辦公室統一保管。（二）保管方式1.紙質文件應分類存放于文件柜中，按照年度、類別、保管期限等進行排列，便于查找和利用。2.電子文件應存儲于服務器或移動存儲設備中，按照文件類別、年度等進行分類存儲，并建立電子文件索引目錄，便于檢索。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的文件材料，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的文件材料分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的文件材料：主要是本機關在一定時期內形成的，對本機關工作有重要查考利用價值的文件材料。保管期限為10年的文件材料：主要是本機關在較短時期內形成的，對本機關工作有一般查考利用價值的文件材料。八、文件利用（一）查閱權限1.機關工作人員因工作需要查閱文件的，應填寫《文件查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到辦公室查閱。2.外單位人員查閱本機關文件的，應持單位介紹信，經機關主要領導批準后，方可查閱。查閱重要文件的，還應經上級主管部門同意。（二）查閱要求1.查閱人應在指定地點查閱文件，不得將文件帶出辦公室。如需復印文件，應經辦公室同意，并按規定辦理復印手續。2.查閱人應愛護文件，不得在文件上涂改、圈劃、批注、污損等。查閱完畢后，應及時將文件歸還辦公室，并辦理歸還手續。（三）文件借閱1.機關工作人員因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到辦公室辦理借閱手續。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應辦理延期手續。3.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人，不得擅自擴大借閱范圍。借閱期滿后，應及時歸還辦公室，并辦理歸還手續。九、文件清退與銷毀（一）文件清退1.辦公室應定期對文件進行清理，對已辦理完畢、不需留存的文件進行清退。2.清退文件時，辦公室應填寫《文件清退登記表》，注明文件名稱、文號、數量等，經清退人、接收人簽字確認后，辦理清退手續。（二）文件銷毀1.對已過保管期限、確無保存價值的文件，由辦公室提出銷毀意見，報機關主要領導批準后，進行銷毀。2.文件銷毀應采用適當的方式進行，確保文件信息無法恢復。銷毀文件時，應填寫《文件銷毀登記表》，注明文件名稱、文號、數量、銷毀時間、銷毀方式等，經銷毀人、監銷人簽字確認后，存檔備查。十、保密規定（一）保密范圍1.涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私等敏感信息的文件。2.未經公開的內部工作文件、會議紀要、領導批示等。（二）保密措施1.加強對文件管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書。2.文件保管場所應具備必要的安全保密設施，如防盜門、防盜窗、保險柜等。3.嚴格控制文件的知悉范圍，按照規定的程序和權限進行文件的傳遞、查閱、借閱等。4.對涉及保密內容的文件，應在文件上標明密級，并采取相應的保密措施。十一、監督與考核（一）監督檢查1.辦公室負責對機關單位文件管理工作進行定期監督檢查，及時發現問題并督促整改。2.各部門應配合辦公室做好文件管理工作的監督檢查，對發現的問題應及時進行整改。（二）考核評價1.將文件管理工作納入機關單位績效考核體系，對文