辦公室文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公室文件管理，確保文件的規范生成、傳遞、存儲和使用，提高工作效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在辦公過程中涉及的各類文件管理。（三）基本原則1.統一管理原則：公司辦公室負責文件的統一歸口管理，確保文件管理的規范性和一致性。2.及時準確原則：文件的起草、審核、發布、傳遞等環節應及時、準確，避免延誤和錯誤。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規和公司保密規定，確保文件信息的安全。4.便于查閱原則：文件的分類、編號、存儲等應便于查找和使用，提高工作效率。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司決議、決定、通知、通報、報告、請示、批復等，用于傳達公司決策、部署工作、溝通信息等。2.業務文件：與公司具體業務相關的文件，如合同、協議、項目計劃、技術文檔等。3.人事文件：涉及員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利等人事管理方面的文件。4.財務文件：包括財務預算、決算、報表、審計報告等財務相關文件。5.其他文件：不屬于上述分類的其他文件，如會議紀要、工作匯報、規章制度等。（二）文件編號1.文件編號由部門代碼、年份、序號組成。2.部門代碼：根據公司組織架構確定各部門的代碼，如辦公室為“BG”，人力資源部為“RL”等。3.年份：文件生成的年份，采用公元紀年，如“20XX”。4.序號：按照文件生成的先后順序依次編號，從“001”開始。5.編號示例：BG20XX001，表示辦公室在20XX年生成的第1份文件。三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草應根據工作需要和相關政策法規要求，確保內容準確、完整、清晰。2.起草人應注明文件的主題、目的、主要內容、執行要求等，并簽名及注明日期。3.涉及多個部門的文件，由主辦部門負責起草，相關部門配合提供資料和意見。（二）審核1.文件起草完成后，應提交部門負責人審核。2.部門負責人應重點審核文件內容是否符合公司政策和工作要求，格式是否規范，與其他相關文件是否協調一致等。3.審核通過后，部門負責人應簽名及注明日期，并提交辦公室進行統一編號和登記。四、文件發布與傳遞（一）發布1.辦公室根據文件的性質和發布范圍，確定發布方式，如內部發文、電子郵件、公司網站發布等。2.內部發文應使用公司統一的文件格式，包括文件頭、正文、附件等。文件頭應注明文件編號、標題、主送部門、抄送部門、印發日期等。3.電子郵件發布的文件應在郵件主題中注明文件編號和標題，并確保附件格式正確、內容完整。4.公司網站發布的文件應按照網站管理規定進行上傳和維護，確保信息的準確性和及時性。（二）傳遞1.文件傳遞應確保及時、準確，避免延誤和丟失。2.重要文件應采用專人送達或機要傳遞的方式，確保文件的安全性。3.一般文件可通過內部郵件、辦公系統等方式傳遞，但應做好記錄，以便查詢和追溯。五、文件存儲與保管（一）存儲方式1.文件應按照分類進行電子存儲和紙質存儲。2.電子文件應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并建立相應的文件夾結構，按照文件分類和編號進行存放。3.紙質文件應存放在公司文件柜中，按照文件類別和時間順序進行排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.文件保管期限根據文件性質和重要程度確定，分為永久保存、長期保存和短期保存。2.永久保存的文件包括公司章程、營業執照、稅務登記證等重要文件。3.長期保存的文件包括公司年度工作計劃、總結、財務報表等，保管期限一般為10年。4.短期保存的文件包括一般性的通知、報告、會議紀要等，保管期限一般為13年。（三）定期清理1.辦公室應定期對文件進行清理，銷毀過期或無用的文件，確保存儲空間的合理利用。2.文件清理應填寫《文件銷毀清單》，注明文件編號、標題、保管期限、銷毀日期等信息，并由部門負責人簽字確認。3.涉及公司機密的文件應按照公司保密規定進行銷毀，確保信息安全。六、文件查閱與借閱（一）查閱1.公司員工因工作需要查閱文件，可到辦公室查閱。2.查閱人應填寫《文件查閱登記表》，注明查閱文件的編號、標題、查閱日期、查閱目的等信息，并簽名。3.辦公室工作人員應根據查閱人提供的信息，及時查找并提供文件，查閱人應在辦公室指定的地點查閱文件，不得擅自將文件帶出。（二）借閱1.因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的編號、標題、借閱期限、借閱目的等信息，并經部門負責人簽字同意后，到辦公室辦理借閱手續。2.辦公室工作人員應在《文件借閱登記表》上登記借閱信息，并將文件借給借閱人。3.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人，不得在文件上涂改、圈劃、批注等。如需復印文件，應經辦公室同意，并按照規定進行登記。4.借閱期限屆滿，借閱人應及時歸還文件。如需延長借閱期限，應重新辦理借閱手續。七、文件保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等重要信息的文件。2.公司內部規定為保密的文件。（二）保密措施1.對保密文件應進行標識，注明“機密”、“秘密”等字樣，并采取加密存儲、專人保管等措施。2.接觸保密文件的人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露文件內容。3.在文件的起草、審核、發布、傳遞、存儲、查閱、借閱等環節，應采取相應的保密措施，防止文件信息泄露。（三）責任追究1.對違反文件保密規定，造成文件信息泄露的，公司將視情節輕重，給予相應的紀律處分，并追究其法律責任。2.因工作失誤導致保密文件丟失或損壞的，應及時采取補救措施，并承擔相應的責任。八、文件信息化管理（一）辦公系統應用1.公司應推廣使用辦公系統進行文件管理，實現文件的電子起草、審核、發布、傳遞、存儲等功能。2.員工應熟練掌握辦公系統的操作方法，按照規定在系統中進行文件處理，提高工作效率。（二）數據備份與恢復1.辦公室應定期對電子文件進行備份，確保數據的安全性和完整性。2.備份數據應存儲在不同的存儲介質上，并分別存