機關文件傳遞管理制度一、總則（一）目的為了加強公司機關文件傳遞的規范化、制度化管理，確保文件傳遞的及時、準確、安全，提高公司工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機關各部門之間以及公司與外部單位之間的文件傳遞管理。（三）基本原則1.及時高效原則：文件傳遞要確保時效性，避免延誤，以滿足工作需要。2.準確無誤原則：傳遞過程中要保證文件內容準確，避免信息錯誤。3.安全保密原則：嚴格遵守保密規定，防止文件丟失、泄露。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司決議、通知、通報、報告等。2.業務文件：涉及公司各項業務工作的文件，如合同、協議、業務報表等。3.人事文件：有關員工招聘、培訓、考核、任免等方面的文件。4.財務文件：財務預算、決算、報銷等相關文件。（二）文件編號1.公司對各類文件進行統一編號，以便于管理和查詢。編號規則如下：行政文件：[公司簡稱]XZ[年份][序號]業務文件：[公司簡稱]YW[年份][序號]人事文件：[公司簡稱]RS[年份][序號]財務文件：[公司簡稱]CW[年份][序號]2.編號由文件管理部門負責編制，一經確定不得隨意更改。三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草由相關部門或人員負責，起草人應根據工作需要和上級要求，確保文件內容準確、完整、清晰。2.起草文件應使用規范的格式和語言，注明文件標題、主送單位、抄送單位、正文、附件、起草部門、起草人、審核人、批準人等信息。（二）審核1.文件起草完成后，需經起草部門負責人審核。審核內容包括文件內容的準確性、合理性、規范性，以及與相關政策法規和公司制度的一致性。2.對于重要文件，還需提交公司分管領導或總經理審核，審核通過后方可進入文件傳遞流程。四、文件傳遞方式（一）紙質文件傳遞1.內部紙質文件傳遞各部門之間的紙質文件傳遞，一般通過公司內部文件交換站進行。文件起草部門將文件整理好后，送至文件交換站，由文件交換站工作人員按照收件部門進行分類存放，收件部門定期到文件交換站領取。緊急文件或不宜通過文件交換站傳遞的文件，可由起草部門直接送達收件部門，并辦理簽收手續。2.外部紙質文件傳遞公司與外部單位之間的紙質文件傳遞，一般采用郵政快遞或專人送達的方式。對于重要文件或機密文件，應選擇具有保密資質的快遞公司，并要求對方提供簽收憑證。如通過專人送達，需填寫《文件傳遞登記表》，注明文件名稱、份數、送達單位、送達人、收件人等信息，由送達人和收件人簽字確認。（二）電子文件傳遞1.內部電子文件傳遞公司內部電子文件傳遞主要通過公司內部辦公系統進行。文件起草部門將電子文件上傳至辦公系統指定的文件夾或工作流中，收件部門可根據權限在辦公系統中查閱和下載。對于需要緊急處理的電子文件，起草部門可通過即時通訊工具（如微信、QQ等）向收件部門相關人員發送文件鏈接或文件副本，但需在辦公系統中進行相應的記錄。2.外部電子文件傳遞公司與外部單位之間的電子文件傳遞，一般通過電子郵件進行。發送電子郵件時，應確保郵件主題明確、正文清晰，并準確填寫收件人郵箱地址。對于重要電子文件，應采用加密方式發送，并要求對方及時回復確認收到。同時，要妥善保存郵件發送記錄，以備查詢。五、文件簽收與登記（一）簽收1.紙質文件簽收收件部門收到紙質文件后，收件人應及時在《文件傳遞登記表》上簽字確認。簽字應清晰、完整，注明簽收日期和時間。如收件人不在，可由部門指定的其他人代收，但代收人應在《文件傳遞登記表》上注明代收情況，并及時通知收件人。2.電子文件簽收通過辦公系統接收電子文件的，收件人應定期登錄辦公系統查看，并在系統中進行確認簽收操作。通過電子郵件接收電子文件的，收件人應及時查看郵件，并根據郵件要求進行相應處理。如需回復確認收到，應及時回復。（二）登記1.文件管理部門應建立文件傳遞登記臺賬，對所有文件傳遞情況進行詳細記錄。登記內容包括文件編號、文件名稱、文件類型、起草部門、起草人、審核人、批準人、傳遞方式、送達單位、收件人、簽收日期、備注等信息。2.登記臺賬應定期進行核對和清理，確保記錄準確無誤。同時，要妥善保管登記臺賬，以備查閱。六、文件傳閱與處理（一）傳閱1.對于需要多個部門或人員傳閱的文件，由文件管理部門按照規定的傳閱范圍進行傳閱。傳閱文件應使用《文件傳閱單》，注明文件名稱、傳閱部門或人員、傳閱日期等信息。2.傳閱人應在《文件傳閱單》上簽字確認，并注明傳閱日期。傳閱過程中，傳閱人不得擅自擴大或縮小傳閱范圍，不得截留文件。3.文件管理部門應及時跟蹤文件傳閱情況，對于超過規定傳閱期限仍未返回的文件，應及時催閱。（二）處理1.收件部門或人員收到文件后，應按照文件要求及時進行處理。對于需要辦理的文件，應明確責任人和辦理期限，并在規定時間內完成辦理。2.辦理結果應及時反饋給文件管理部門或相關領導。對于需要歸檔的文件，應按照檔案管理規定進行整理和歸檔。3.對于文件處理過程中出現的問題或需要協調的事項，文件管理部門應及時進行溝通和協調，確保文件得到妥善處理。七、文件歸檔與保管（一）歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應按照檔案管理規定，及時將文件整理歸檔。歸檔文件應齊全、完整、準確，符合檔案整理要求。2.歸檔文件應按照文件分類和編號順序進行排列，編制歸檔目錄，注明文件編號、文件名稱、日期、保管期限等信息。3.檔案管理部門應定期對歸檔文件進行檢查和核對，確保歸檔文件的質量。（二）保管1.公司設立專門的檔案室，負責文件檔案的保管工作。檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保文件檔案的安全。2.文件檔案應按照保管期限進行分類存放，便于查找和利用。保管期限分為永久、長期和短期，具體劃分按照國家和公司有關規定執行。3.檔案管理人員應定期對文件檔案進行清查和盤點，發現問題及時報告并處理。同時，要做好檔案的借閱、歸還登記工作，確保檔案的安全和完整。八、文件保密與銷毀（一）保密1.公司員工應嚴格遵守文件保密規定，對涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密等重要文件，要妥善保管，不得泄露給無關人員。2.在文件傳遞過程中，要采取必要的保密措施，如對紙質文件進行密封包裝，對電子文件進行加密處理等。3.對于因工作需要接觸機密文件的人員，應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。（二）銷毀1.文件保管期限屆滿或已失去保存價值的，由檔案管理部門提出銷毀意見，報公司領導批準后進行銷毀。2.銷毀文件應填寫《文件銷毀登記表》，注明文件名稱、編號、數量、銷毀日期、銷毀方式等信息，由銷毀人和監銷人簽字確認。3.文件銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保文件信息無法恢復。對于涉及重要機密的文件，應在專門的銷毀場所進行銷毀，并安排專人監銷。九、監督與考核（一）監督1.公司設立文件傳遞管理監督小組，負責對文件傳遞管理制度的執行情況進行監督檢查。監督小組由公司辦公室、人力資源部、審計部等相關部門人員組成。2.監督小組定期對文件傳遞流程、文件簽收登記、文件傳閱處理、文件歸檔保管等情況進行檢查，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核1.將文件傳遞管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和相關人員的文件傳遞管理工作進行考核評價。2.考核內容包括文件傳遞的及時性、準確性、安全性，文件處理的效率和質量，文件歸檔保管的規范性等方面。3.對于在文件傳遞管理工作中表現優秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于違反文件