待客住宿簽單管理制度總則一、目的為規范公司待客住宿簽單行為，加強對公司招待費用的管理，合理控制成本，特制定本管理制度。本制度旨在確保公司招待住宿活動的合規性、公正性和透明度，同時為公司客戶和合作伙伴提供舒適的住宿環境。二、適用范圍本制度適用于公司所有部門及員工在接待客戶、合作伙伴等來訪人員時的住宿簽單行為。三、管理原則1.嚴格控制原則：嚴格控制招待住宿費用，避免不必要的開支，確保公司資源的合理利用。2.審批程序原則：所有招待住宿簽單必須經過嚴格的審批程序，確保簽單的合理性和必要性。3.公開透明原則：招待住宿簽單信息應公開透明，便于公司內部監督和審計。4.責任追究原則：對違反本制度的行為，將追究相關人員的責任。四、管理職責1.人事行政部負責制定和完善待客住宿簽單管理制度，并監督制度的執行情況。負責接待住宿的安排和協調，包括預訂酒店、安排房間等。負責審核招待住宿簽單的合理性和必要性，確保簽單符合公司規定。負責保管招待住宿簽單的相關資料，包括簽單記錄、發票等。2.財務部負責審核招待住宿簽單的費用明細，確保費用的真實性和合理性。負責按照公司規定的報銷流程，辦理招待住宿費用的報銷手續。負責對招待住宿費用進行統計和分析，為公司管理提供數據支持。3.各部門負責接待本部門的客戶和合作伙伴，提出住宿需求，并填寫住宿申請單。負責審核本部門招待住宿簽單的合理性和必要性，確保簽單符合公司規定。負責督促本部門員工及時歸還住宿費用，避免逾期欠款。住宿安排與預訂一、住宿安排原則1.根據來訪人員的級別、身份和需求，合理安排住宿酒店和房間類型。2.優先選擇公司協議酒店，以享受優惠價格和優質服務。3.如公司協議酒店無法滿足需求，可選擇其他合適的酒店，但需經人事行政部經理批準。二、住宿預訂流程1.各部門在接待來訪人員前，應提前填寫住宿申請單，注明來訪人員的姓名、級別、入住時間、退房時間、預計費用等信息，并經部門經理批準。2.住宿申請單應提交給人事行政部，由人事行政部根據來訪人員的需求和公司規定，安排住宿酒店和房間類型。3.人事行政部應提前與酒店聯系，預訂房間，并確保房間的可用性和舒適性。4.如因特殊情況需要更改住宿安排，應及時通知人事行政部，由人事行政部重新安排住宿。簽單流程與規定一、簽單流程1.來訪人員入住酒店時，應出示有效證件，并填寫入住登記單。2.酒店前臺應將入住登記單的復印件交予來訪人員，并將原件留存。3.來訪人員在退房時，應將住宿費用結清，并在住宿登記單上簽字確認。4.酒店前臺應將住宿登記單的原件交予人事行政部，由人事行政部審核簽字后，辦理報銷手續。二、簽單規定1.招待住宿簽單必須經人事行政部經理和財務部經理批準后方可生效。2.簽單金額應嚴格控制在公司規定的范圍內，不得超出預算。3.簽單時應注明來訪人員的姓名、級別、入住時間、退房時間、房間類型、費用明細等信息，確保簽單的準確性和完整性。4.如因特殊情況需要超出預算簽單，應經公司總經理批準后方可生效。5.人事行政部應定期對招待住宿簽單進行清理和核對，確保簽單的真實性和合理性。費用報銷與結算一、費用報銷流程1.人事行政部應在每月底收集本月的招待住宿簽單，并整理成報銷清單。2.報銷清單應包括簽單日期、來訪人員姓名、級別、入住時間、退房時間、房間類型、費用明細等信息，并經人事行政部經理和財務部經理審核簽字。3.財務部應根據報銷清單，核對費用明細和發票，確保費用的真實性和合理性。4.財務部應按照公司規定的報銷流程，辦理招待住宿費用的報銷手續，將報銷款項支付給酒店。二、費用結算規定1.公司與酒店應定期進行費用結算，結算周期為每月一次。2.人事行政部應在每月底與酒店核對本月的招待住宿費用，并簽署費用結算單。3.費用結算單應包括簽單日期、來訪人員姓名、級別、入住時間、退房時間、房間類型、費用明細等信息，并經人事行政部經理和財務部經理審核簽字。4.財務部應根據費用結算單，核對費用明細和發票，確保費用的真實性和合理性。5.財務部應按照公司規定的付款流程，將招待住宿費用支付給酒店。監督與審計一、內部監督1.人事行政部應定期對招待住宿簽單管理制度的執行情況進行檢查和監督，發現問題及時整改。2.各部門應加強對本部門招待住宿簽單行為的管理，確保簽單的合理性和必要性。3.財務部應加強對招待住宿費用的審核和監督，確保費用的真實性和合理性。二、外部審計1.公司應定期接受外部審計機構的審計，審計內容包括招待住宿簽單管理制度的執行情況、招待住宿費用的真實性和合理性等。2.如外部審計機構發現公司存在違反招待住