某某局郵箱管理制度總則1.目的為規(guī)范某某局郵箱的使用，確保信息傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全和高效，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于某某局全體工作人員。3.基本原則安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保郵箱信息安全，防止信息泄露。規(guī)范使用原則：按照規(guī)定的流程和要求使用郵箱，保證郵件內(nèi)容的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。高效便捷原則：充分利用郵箱功能，提高工作效率，便捷地進(jìn)行信息溝通和業(yè)務(wù)處理。郵箱賬號(hào)管理1.賬號(hào)申請(qǐng)與開通新入職員工由所在部門負(fù)責(zé)人提出郵箱賬號(hào)申請(qǐng)，填寫《某某局郵箱賬號(hào)申請(qǐng)表》，注明員工姓名、部門、崗位等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至局辦公室。局辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一為新員工開通郵箱賬號(hào)，并告知員工初始密碼。2.賬號(hào)使用與保管員工應(yīng)妥善保管自己的郵箱賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)被盜用或密碼泄露，應(yīng)立即向局辦公室報(bào)告，并及時(shí)采取措施修改密碼。3.賬號(hào)停用與注銷員工離職或崗位變動(dòng)不再需要使用郵箱時(shí)，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通知局辦公室停用該賬號(hào)。局辦公室在接到通知后，對(duì)賬號(hào)進(jìn)行停用操作，并刪除相關(guān)郵件數(shù)據(jù)。對(duì)于長(zhǎng)期未使用的郵箱賬號(hào)，局辦公室將定期進(jìn)行清理，經(jīng)確認(rèn)無(wú)使用需求后予以注銷。郵件收發(fā)管理1.郵件發(fā)送員工在發(fā)送郵件時(shí)，應(yīng)確保收件人郵箱地址準(zhǔn)確無(wú)誤。郵件主題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，概括郵件主要內(nèi)容，便于收件人快速了解郵件主旨。郵件正文應(yīng)內(nèi)容完整、條理清晰、語(yǔ)言規(guī)范，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的表述。重要郵件應(yīng)進(jìn)行加密發(fā)送，加密方式按照局里統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行。涉及工作機(jī)密、敏感信息或重要決策的郵件，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行審批后發(fā)送。審批流程如下：郵件起草人填寫《某某局郵件審批表》，詳細(xì)說(shuō)明郵件內(nèi)容、發(fā)送范圍、密級(jí)等信息。部門負(fù)責(zé)人對(duì)郵件進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，郵件方可發(fā)送。2.郵件接收員工應(yīng)定期登錄郵箱查看郵件，及時(shí)處理收到的郵件，避免延誤工作。對(duì)于重要郵件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)，并做好記錄。如收到不明來(lái)源或可疑的郵件，不要隨意打開附件或點(diǎn)擊鏈接，應(yīng)及時(shí)向局辦公室報(bào)告。3.郵件存檔員工應(yīng)定期對(duì)重要郵件進(jìn)行分類存檔，以便日后查閱和參考。存檔郵件應(yīng)按照年份、月份、主題等進(jìn)行分類整理，建立清晰的索引目錄。局辦公室負(fù)責(zé)定期對(duì)全局郵件進(jìn)行備份，確保郵件數(shù)據(jù)的安全性和完整性。郵箱使用規(guī)范1.內(nèi)容規(guī)范郵件內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和局里的各項(xiàng)規(guī)章制度，不得包含違法、違規(guī)、有害或不良信息。嚴(yán)禁在郵件中傳播未經(jīng)證實(shí)的謠言、虛假信息或進(jìn)行惡意攻擊、詆毀他人等行為。涉及工作業(yè)務(wù)的郵件，應(yīng)提供準(zhǔn)確、詳細(xì)的信息，確保工作的順利開展。2.格式規(guī)范郵件字體應(yīng)統(tǒng)一使用常用字體，如宋體、黑體等，字號(hào)適中，便于閱讀。段落間距應(yīng)適中，保持郵件內(nèi)容的層次感和清晰度。郵件簽名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，包含姓名、部門、職務(wù)、聯(lián)系方式等信息。3.附件規(guī)范如需發(fā)送附件，應(yīng)確保附件內(nèi)容與郵件主題相關(guān)，且附件格式清晰、可正常打開。附件大小應(yīng)符合局里規(guī)定的限制，如超過(guò)限制應(yīng)進(jìn)行壓縮或分拆發(fā)送。對(duì)于多個(gè)附件，應(yīng)進(jìn)行打包壓縮，并在郵件正文中注明附件內(nèi)容和文件名。安全保密管理1.安全意識(shí)培訓(xùn)局辦公室定期組織員工進(jìn)行郵箱安全保密意識(shí)培訓(xùn)，提高員工的安全防范意識(shí)和技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)、郵箱使用規(guī)范、信息保密制度等。2.安全防護(hù)措施安裝正版殺毒軟件和防火墻，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)更新，確保郵箱系統(tǒng)安全。不隨意在不可信的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中登錄郵箱，避免賬號(hào)被盜用。妥善保管涉及郵箱賬號(hào)和密碼的相關(guān)設(shè)備，如手機(jī)、電腦等，防止丟失或被盜。3.保密要求嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和局里的保密制度，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和敏感信息的郵件進(jìn)行嚴(yán)格保密。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將郵箱中的機(jī)密信息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或在互聯(lián)網(wǎng)上公開。在處理涉及保密信息的郵件時(shí)，應(yīng)采取加密、專人傳遞等安全措施，確保信息安全。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查局辦公室負(fù)責(zé)對(duì)郵箱使用情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括賬號(hào)使用、郵件收發(fā)、安全保密等方面。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行督促整改，并記錄在案。2.考核機(jī)制將郵箱使用情況納入員工績(jī)效考核體系，考核指標(biāo)包括郵件處理及時(shí)性、內(nèi)容規(guī)范性、安全保密性等。對(duì)于違反郵箱管理制度的行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的考核扣分或紀(jì)律處分。3.責(zé)任追究如