購用印鑒卡管理制度一、總則1.目的為規范公司印鑒卡的購用管理，確保印鑒使用的安全性、合法性和規范性，維護公司的正常運營秩序，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及公司印鑒使用的相關活動。3.定義印鑒卡：指公司用于證明特定身份或授權進行某項業務活動的印章卡片，包括但不限于公章、財務專用章、合同專用章、法人章等。二、印鑒卡的種類及用途1.公章代表公司對外行使權力和承擔責任的主要印鑒，用于各類重要文件、合同、協議、證明等的簽署。2.財務專用章專門用于公司財務結算、票據開具、資金收付等財務相關業務。3.合同專用章用于簽訂各類經濟合同、業務合作協議等，明確公司在合同關系中的權利和義務。4.法人章通常用于特定的財務事項或經法人授權的其他重要文件簽署。三、印鑒卡的購置1.購置申請各部門因工作需要購置印鑒卡時，應填寫《印鑒卡購置申請表》，詳細說明購置印鑒卡的種類、用途、數量及預計使用期限等信息，并經部門負責人審核簽字后，提交至行政管理部門。2.審核審批行政管理部門收到《印鑒卡購置申請表》后，應進行嚴格審核，重點審查購置需求的合理性、必要性以及是否符合公司相關規定。審核通過后，報公司分管領導審批。3.統一購置經審批同意購置的印鑒卡，由行政管理部門統一負責聯系具有資質的印章制作單位進行制作。購置過程中，應要求印章制作單位嚴格按照公司規定的樣式、規格和材質進行制作，并提供質量合格證明。4.驗收登記印鑒卡制作完成后，行政管理部門應組織相關人員進行驗收。驗收內容包括印鑒卡的外觀質量、印章文字清晰度、規格尺寸是否符合要求等。驗收合格后，由行政管理部門負責進行登記，建立印鑒卡臺賬，詳細記錄印鑒卡的種類、編號、購置日期、使用部門、保管人等信息。四、印鑒卡的領用1.領用申請使用部門根據工作需要領用印鑒卡時，應填寫《印鑒卡領用申請表》，注明領用印鑒卡的種類、用途、預計使用期限等，并經部門負責人簽字確認后，提交至行政管理部門。2.審批發放行政管理部門對《印鑒卡領用申請表》進行審核，確保領用需求合理合規。審核通過后，報公司分管領導審批。經審批同意后，行政管理部門按照規定發放印鑒卡，并要求領用人在《印鑒卡領用登記表》上簽字確認。3.交接手續領用人領取印鑒卡時，應與行政管理部門辦理交接手續，明確印鑒卡的數量、完好狀況等信息。交接過程中，雙方應在《印鑒卡交接清單》上簽字確認，以備后續查詢核對。五、印鑒卡的保管1.專人保管印鑒卡應由專人負責保管，保管人應具備高度的責任心和保密意識。各部門應指定一名政治素質高、業務能力強的員工作為印鑒卡保管人，并報行政管理部門備案。2.保管場所印鑒卡應存放在安全可靠的場所，如保險柜、文件柜等，并確保存放場所具備防火、防盜、防潮、防蟲等條件。3.保管要求保管人應妥善保管印鑒卡，不得隨意轉借、丟失或擅自銷毀。如因工作需要暫時離開崗位，應將印鑒卡交部門負責人指定的其他人員代為保管，并辦理交接手續。嚴禁將印鑒卡帶出公司辦公區域，如有特殊情況需要帶出，必須經公司分管領導批準，并采取相應的安全措施。4.定期盤點行政管理部門應定期對印鑒卡進行盤點，確保印鑒卡的數量、狀態與臺賬記錄一致。盤點工作每季度進行一次，盤點結果應形成書面報告，報公司領導審閱。如發現印鑒卡丟失、損壞等異常情況，應立即查明原因，并采取相應的補救措施。六、印鑒卡的使用1.使用范圍印鑒卡必須嚴格按照規定的使用范圍使用，不得超出授權范圍擅自使用。具體使用范圍如下：公章：用于公司對外的重要文件、合同、協議、證明等的簽署。財務專用章：用于公司財務結算、票據開具、資金收付等財務相關業務。合同專用章：用于簽訂各類經濟合同、業務合作協議等。法人章：用于特定的財務事項或經法人授權的其他重要文件簽署。2.使用審批使用印鑒卡時，應填寫《印鑒卡使用申請表》，詳細說明使用印鑒卡的事項、用途、涉及金額、使用期限等信息，并經相關部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。如涉及重大事項或金額較大的業務，還需報公司法人審批。3.使用登記印鑒卡使用人應在《印鑒卡使用登記表》上詳細記錄印鑒卡的使用時間、使用事項、使用人等信息。使用完畢后，應及時將印鑒卡歸還保管人，并在登記表上簽字確認。4.使用監督行政管理部門應加強對印鑒卡使用情況的監督檢查，定期對印鑒卡使用記錄進行抽查核實。如發現違規使用印鑒卡的行為，應及時制止并進行調查處理，視情節輕重給予相應的處罰。七、印鑒卡的更換與注銷1.更換情形印鑒卡如有磨損、損壞、字跡不清等情況，或因公司名稱變更、業務調整等原因需要更換印鑒卡樣式時，由行政管理部門提出更換申請，并填寫《印鑒卡更換申請表》，詳細說明更換原因、更換內容等信息。經公司分管領導審批同意后，按照本制度規定的購置流程進行更換。2.注銷情形印鑒卡因不再使用、遺失、被盜等原因需要注銷時，由保管人填寫《印鑒卡注銷申請表》，說明注銷原因，并經部門負責人審核簽字后，提交至行政管理部門。行政管理部門核實情況后，報公司分管領導審批。經審批同意后，行政管理部門負責將注銷的印鑒卡進行封存，并在印鑒卡臺賬上注明注銷日期、注銷原因等信息。3.更換與注銷手續印鑒卡更換或注銷時，行政管理部門應組織相關人員進行監交，確保印鑒卡的更換或注銷過程規范、準確。更換或注銷完成后，應及時更新印鑒卡臺賬及相關檔案資料。八、印鑒卡的遺失處理1.掛失報告如發現印鑒卡遺失，保管人應立即向部門負責人報告，并在第一時間向行政管理部門掛失。同時，應采取必要的措施防止印鑒卡被冒用，如通知相關業務往來單位、銀行等。2.調查處理行政管理部門接到掛失報告后，應立即展開調查，查明印鑒卡遺失的原因、時間、地點等情況。如因保管不善導致印鑒卡遺失，應視情節輕重追究保管人的責任。同時，應及時向公司領導匯報情況，并根據公司領導的指示，采取相應的補救措施，如登報聲明作廢、向公安機關報案等。3.補辦手續在完成掛失報告和調查處理后，如確需補辦印鑒卡，應按照本制度規定的購置流程進行補辦。補辦過程中，應注明“遺失補辦”字樣，并在印鑒卡臺賬及相關檔案資料中進行詳細記錄。九、違規責任追究1.責任界定凡違反本制度規定使用、保管印鑒卡的行為，均視為違規行為。違規行為包括但不限于未經審批擅自使用印鑒卡、超范圍使用印鑒卡、轉借印鑒卡、丟失印鑒卡未及時報告等。2.責任追究對于違規使用、保管印鑒卡的行為，公司將視情節輕重給予相應的責任追究。責任