機關科室印鑒管理制度總則1.目的為加強公司機關科室印鑒的管理，規范印鑒使用流程，維護公司印章的權威性、嚴肅性和安全性，保障公司各項業務的正常開展，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司機關各科室的所有印鑒，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法人章以及各科室專用章等。3.管理原則印鑒管理遵循“嚴格審批、規范使用、專人負責、安全保管”的原則。未經批準，任何科室和個人不得擅自使用印鑒。印鑒的刻制與啟用1.印鑒刻制公司機關科室因工作需要刻制印鑒時，由科室負責人填寫《印鑒刻制申請表》，詳細說明刻制印鑒的名稱、用途、樣式等內容，并經分管領導審核后，報公司總經理審批。經批準后，由公司行政部門統一安排到具有合法資質的印章刻制單位進行刻制。刻制完成后，行政部門應及時將印鑒移交申請科室，并辦理交接手續。2.印鑒啟用新刻制的印鑒啟用前，申請科室應填寫《印鑒啟用申請表》，注明啟用日期、印鑒名稱、印模等信息，并附上啟用說明。經分管領導審核、公司總經理批準后，在公司內部發布印鑒啟用通知，明確印鑒的使用范圍和管理要求。印鑒啟用后，申請科室應將印鑒的啟用情況及時告知相關部門和人員，確保業務工作的順利銜接。印鑒的保管1.保管人員公司機關各科室的印鑒應由專人負責保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識，熟悉印鑒管理規定。印鑒保管人員因工作調動、離職等原因需要更換時，必須辦理印鑒交接手續，確保印鑒安全交接。2.保管方式印鑒應存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設施。對于重要印鑒，如公司公章、合同專用章等，應實行雙人保管制度，即由兩名保管人員分別保管印鑒的不同部分，使用時需兩人同時在場。3.保管要求印鑒保管人員不得擅自將印鑒帶出辦公室，確因工作需要攜帶外出的，必須經科室負責人批準，并辦理相關借用手續。借用期間，保管人員應確保印鑒的安全，使用完畢后及時歸還。印鑒保管人員應定期對印鑒進行檢查，如發現印鑒有損壞、遺失等情況，應及時報告科室負責人，并采取相應的措施進行處理。印鑒的使用1.使用范圍公司機關科室印鑒的使用必須嚴格按照規定的范圍進行，不得超出授權范圍使用。具體使用范圍包括但不限于公司文件、報告、通知、合同、協議、證明等。嚴禁將印鑒用于任何違法違規、損害公司利益的活動。2.使用流程填寫《印鑒使用申請表》：使用科室應根據業務需要，填寫《印鑒使用申請表》，詳細說明使用印鑒的事項、用途、文件名稱、文號、份數等內容，并由科室負責人簽字確認。審批：《印鑒使用申請表》經科室負責人簽字后，按照公司審批流程進行審批。一般事項由分管領導審批，重要事項需報公司總經理審批。用印：經審批同意后，印鑒保管人員方可在《印鑒使用申請表》上登記用印信息，并按照規定的格式和要求在文件、合同等材料上加蓋印鑒。用印時應確保印鑒清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。登記：印鑒使用完畢后，保管人員應及時在《印鑒使用登記簿》上記錄用印日期、文件名稱、文號、份數、申請人等信息，并由申請人簽字確認。3.特殊情況處理如遇緊急情況需要使用印鑒，而審批領導無法及時簽字的，使用科室應電話請示審批領導同意后先行用印，并在事后及時補辦審批手續。對于涉及金額較大、風險較高的合同或協議，在加蓋印鑒前，應先由公司法律部門進行審核，確保合同條款合法合規，避免法律風險。印鑒的停用與銷毀1.停用因機構調整、業務變更、印章損壞等原因，需要停用印鑒時，由科室負責人填寫《印鑒停用申請表》，詳細說明停用原因，并附上印鑒原件。經分管領導審核、公司總經理批準后，在公司內部發布印鑒停用通知，明確印鑒停用日期和后續處理要求。印鑒停用后，保管人員應將印鑒妥善保管，不得擅自銷毀或丟棄。2.銷毀對于已停用且不再使用的印鑒，由保管人員填寫《印鑒銷毀申請表》，注明印鑒名稱、停用日期、銷毀原因等信息，并附上印鑒原件。經科室負責人審核、分管領導批準后，由行政部門會同相關科室組成銷毀小組，對印鑒進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等，并由參與人員簽字確認。銷毀完成后，行政部門應將《印鑒銷毀申請表》及銷毀記錄存檔保存，以備查閱。監督與檢查1.監督機制公司設立印鑒管理監督小組，由公司行政部門、財務部門、審計部門等相關人員組成，負責對公司機關科室印鑒的管理情況進行定期檢查和不定期抽查。2.檢查內容印鑒的保管情況，包括保管人員是否符合要求、保管方式是否安全可靠、印鑒是否存放在規定地點等。印鑒的使用情況，包括使用流程是否規范、審批手續是否齊全、用印記錄是否完整等。印鑒的停用與銷毀情況，包括停用和銷毀手續是否完備、銷毀過程是否合規等。3.問題處理監督小組在檢查過程中發現印鑒管理存在問題的，應及時下達整改通知書，要求責任科室限期整改。對于違反印鑒管理制