管理費收取管理制度總則目的為規范公司管理費收取工作，確保公司各項費用及時、足額收繳，保障公司正常運營和發展，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司所有涉及管理費收取的部門、崗位及相關業務活動。基本原則1.依法合規原則：嚴格按照國家法律法規、政策規定及公司相關合同約定進行管理費收取工作。2.公平公正原則：對待所有客戶一視同仁，確保收費標準公平合理，收費過程公正透明。3.及時足額原則：明確收費責任和期限，確保管理費及時、足額收取，避免出現欠費現象。4.優質服務原則：在收費過程中注重與客戶溝通，提供優質服務，維護公司良好形象，促進客戶主動繳費。管理職責財務管理部門1.負責制定管理費收費標準、收費流程及相關財務管理制度。2.審核管理費收取明細，確保收費數據準確無誤，并進行賬務處理。3.定期對管理費收取情況進行統計分析，向管理層匯報收費進度及存在的問題。4.負責與客戶進行費用結算、對賬及開具發票等工作。業務部門1.負責與客戶簽訂相關服務合同，明確管理費的收費標準、收費方式、繳費期限等條款。2.在業務開展過程中，及時向客戶傳達公司收費政策和要求，提醒客戶按時繳費。3.協助財務管理部門進行欠費客戶的催繳工作，提供客戶相關信息及欠費原因分析。4.對于客戶提出的收費疑問或異議，及時與財務管理部門溝通協調，共同解決問題。客戶服務部門1.負責接待客戶關于管理費收取的咨詢和投訴，解答客戶疑問，處理客戶投訴。2.收集客戶對收費工作的意見和建議，及時反饋給相關部門，以便改進收費服務質量。3.協助業務部門和財務管理部門做好客戶關系維護工作，促進客戶按時繳費。法務部門1.審核管理費收取相關合同、協議等法律文件，確保公司收費行為合法合規。2.為管理費收取過程中出現的法律問題提供專業咨詢和解決方案，維護公司合法權益。收費標準與計費方式收費標準制定1.財務管理部門應根據公司運營成本、市場行情、服務內容及質量等因素，定期制定或調整管理費收費標準。2.收費標準應明確、具體，包括收費項目、收費金額、計費單位、收費周期等內容，并報公司管理層審批后執行。3.在制定收費標準時，應充分考慮客戶承受能力和市場競爭情況，確保收費標準具有合理性和競爭力。計費方式1.按面積計費：適用于以面積為計費依據的服務項目，如物業管理費、場地租賃費等。根據服務區域的面積大小，按照既定的收費標準計算管理費金額。2.按時間計費：適用于以時間為計費依據的服務項目，如設備維護費、咨詢服務費等。根據服務時長，按照每小時或每天的收費標準計算管理費金額。3.按項目計費：適用于特定的、一次性的服務項目，如項目策劃費、裝修工程費等。根據服務項目的具體內容和工作量，按照事先約定的收費標準計算管理費金額。收費流程費用通知1.財務管理部門應在每個收費周期開始前，向客戶發送費用通知，明確告知客戶本期應繳納的管理費金額、繳費期限、繳費方式等信息。2.費用通知可通過郵件、短信、信函等方式發送給客戶，確保客戶能夠及時收到通知。繳費提醒1.在繳費期限臨近時，客戶服務部門應通過電話、短信等方式對欠費客戶進行繳費提醒，提醒客戶按時繳費，避免逾期產生滯納金。2.對于多次提醒仍未繳費的客戶，業務部門應協助客戶服務部門進行重點跟進，了解客戶未繳費原因，并采取相應措施促其繳費。費用收繳1.客戶應在規定的繳費期限內，按照費用通知指定的繳費方式繳納管理費。繳費方式可包括銀行轉賬、現金繳納、支票支付等。2.業務部門或客戶服務部門在收到客戶繳費后，應及時將繳費信息傳遞給財務管理部門。財務管理部門在收到繳費信息后，應進行核對確認，并開具收款憑證。欠費管理1.對于逾期未繳費的客戶，財務管理部門應及時將欠費信息反饋給業務部門和客戶服務部門。業務部門和客戶服務部門應協同開展欠費催繳工作。2.催繳方式可包括電話催繳、上門催繳、發送催款函等。在催繳過程中，應向客戶明確告知逾期欠費的后果，如產生滯納金、影響信用記錄等，并要求客戶盡快繳費。3.對于經多次催繳仍拒不繳費的客戶，法務部門應介入處理，通過法律途徑追討欠費，維護公司合法權益。發票管理發票開具1.財務管理部門應根據客戶繳費情況，及時為客戶開具發票。發票內容應與實際收費項目、金額一致，確保發票真實、合法、有效。2.發票開具應按照國家稅收法律法規的規定進行，嚴格遵守發票開具流程和要求。對于增值稅發票，應按照相關規定進行開具和管理。發票傳遞與存檔1.財務管理部門在開具發票后，應及時將發票傳遞給客戶。發票傳遞方式可根據客戶要求選擇郵寄、專人送達等方式。2.同時，財務管理部門應做好發票開具記錄和存檔工作，將發票存根聯、記賬聯等相關資料妥善保管，以備稅務機關檢查和查詢。監督與考核內部監督1.公司內部審計部門應定期對管理費收取工作進行審計監督，檢查收費流程是否合規、收費數據是否準確、欠費催繳是否及時有效等。2.對于審計過程中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。考核機制1.建立管理費收取工作考核機制，對涉及管理費收取的部門和崗位進行考核。考核指標包括收費率、欠費回收率、客戶滿意度等。2.根據考核結果，對表現優秀的部門和個人給予獎勵，對未完成考核指標的部門和個人進行相應的處罰。信息管理收費信息系統建設1.公司應建立完善的管理費收費信息系統，實現收費數據的集中管理和共享。收費信息系統應具備客戶信息管理、費用計算、繳費記錄查詢、欠費管理、統計分析等功能。2.通過收費信息系統，提高收費工作效率和準確性，為公司管理層提供及時、準確的收費數據支持和決策依據。數據安全與保密1.加強對收費信息系統的安全管理，采取必要的安全防護措施，確保收費數據的安全。防止數據泄露、丟失、篡改等情況發生。2.對涉及收費信息的工作人員進行保密教育，明確保密責任，嚴格遵守公司保密制度，不得泄露客戶信息和收費數據。應急處理突發事件應對1.針對可能影響管理費收取工作的突發事件，如自然災害、公共衛生事件、社會突發事件等，制定應急預案。2.在突發事件發生時，應及時啟動應急預案，采取有效措施保障收費工作的正常進行，如調整收費方式、延長繳費期限、加強與客戶溝通等。特殊情況處理1.對于客戶因特殊原因無法按時繳費的情況，業務部門和客戶服務部門應及時了解客戶困難，根據實際情況與客戶協商解決方案，如緩繳、分期繳納等。2.在處理特殊情況時，應遵循公司相關規定和流程，確保公司利益不受損害，同時維護客戶關系。培訓與宣傳培訓計劃1.定期組織涉及管理費收取的部門和崗位人員進行業務培訓，培訓內容包括收費政策法規、收費標準、收費流程、溝通技巧等。2.通過培訓，提高工作人員的業務水平和服務意識，確保收費工作順利開展。宣傳工作1.加強對公司收費政策和服務內容的宣傳，通過公司官網、微信公眾號、宣傳手冊等渠道向客戶廣泛宣傳，提高客