前臺管理及訪客管理制度總則一、目的為規范公司前臺管理及訪客接待工作，維護公司的正常秩序和形象，特制定本制度。本制度旨在確保前臺工作的高效、有序進行，為公司員工和來訪客人提供優質的服務。二、適用范圍本制度適用于公司全體員工及來訪的客人，包括內部員工、合作伙伴、客戶、供應商等。三、管理職責1.人事行政部負責制定和完善前臺管理及訪客管理制度，并監督執行。負責對前臺工作人員進行培訓和考核，提高其服務水平和業務能力。協調處理前臺工作中出現的問題和糾紛，維護公司的正常秩序。2.前臺工作人員負責接待來訪客人，提供熱情、周到的服務。負責登記來訪客人的信息，包括姓名、單位、來訪事由等，并及時通知被訪人員。負責接聽電話，準確傳達信息，及時轉接電話或記錄留言。負責維護前臺區域的整潔和衛生，保持良好的工作環境。協助人事行政部處理其他相關事務，如文件收發、辦公用品采購等。四、前臺工作流程1.來訪客人接待當有來訪客人到達公司時，前臺工作人員應立即起身微笑迎接，詢問客人的姓名和來訪事由，并請客人出示有效證件（如身份證、工作證等）進行登記。前臺工作人員應及時通知被訪人員，告知其有客人來訪，并詢問是否需要提供幫助。如果被訪人員在公司內，前臺工作人員應引導客人前往被訪人員的辦公室；如果被訪人員不在公司，前臺工作人員應請客人在休息區等候，并提供茶水等服務。當被訪人員接待完客人后，前臺工作人員應及時詢問客人是否需要幫助或安排其他事宜，并禮貌地送別客人。2.電話接聽與轉接前臺工作人員應在電話鈴聲響起三聲內接聽電話，使用禮貌用語問候對方，并報出公司名稱。認真傾聽對方的來電事由，如能立即解答，應給予準確、清晰的答復；如不能立即解答，應記錄對方的姓名、聯系方式和來電事由，并及時轉告相關人員或部門，在約定的時間內回復對方。如需轉接電話，應禮貌地詢問對方是否需要轉接，并準確地轉接至相應的人員或部門。如果對方要找的人員不在，應向對方說明情況，并提供其他聯系方式或建議。3.文件收發與傳遞前臺工作人員應負責接收和分發公司的文件、快遞等物品，確保文件的及時送達和簽收。對于重要文件或急件，應及時通知相關人員領取，并做好登記和交接手續。如需將文件傳遞給其他部門或人員，應填寫文件傳遞單，注明文件的名稱、接收部門或人員、傳遞日期等信息，并及時傳遞給對方。4.辦公用品采購與管理前臺工作人員應根據公司的需求，定期統計辦公用品的使用情況，及時向人事行政部提出采購申請。負責辦公用品的驗收、入庫和出庫登記工作，確保辦公用品的數量和質量符合要求。合理安排辦公用品的發放，遵守公司的辦公用品管理制度，避免浪費和濫用。訪客管理規定一、訪客分類1.普通訪客：指來訪公司辦理一般性業務或與公司員工進行短暫交流的人員，如客戶、合作伙伴、供應商等。2.重要訪客：指來訪公司進行重要業務洽談、參觀考察或參加公司重要活動的人員，如政府官員、行業專家、知名企業代表等。二、訪客登記1.所有來訪客人均需在前臺進行登記，填寫《訪客登記表》，提供有效證件（如身份證、工作證等）進行驗證。2.登記內容應包括訪客的姓名、單位、來訪事由、聯系電話、到達時間、離開時間等信息。3.對于重要訪客，前臺工作人員應在登記的同時，通知相關部門或人員做好接待準備，并在《重要訪客接待記錄表》中進行記錄。三、訪客證件管理1.公司為來訪客人提供臨時訪客證，訪客證應佩戴在胸前，便于識別。2.訪客證僅限本人使用，不得轉借他人。如有遺失或損壞，應及時向前臺工作人員報告，并補辦訪客證。3.訪客離開公司時，應將訪客證交回前臺工作人員，由前臺工作人員進行注銷。四、訪客接待1.普通訪客由前臺工作人員引導至被訪人員的辦公室或指定區域進行接待，如有需要，可提供茶水等服務。2.重要訪客的接待由人事行政部或相關部門負責安排，應提前做好接待準備工作，如安排會議室、準備資料等。接待人員應熱情、周到地接待訪客，確保訪客的需求得到滿足。3.對于來訪的政府官員、行業專家等重要訪客，公司應安排專人陪同參觀、講解，展示公司的形象和實力。4.訪客在公司期間，應遵守公司的各項規章制度，不得隨意進入未經允許的區域，不得損壞公司的財物和設施。五、訪客安全管理1.前臺工作人員應負責訪客的安全管理工作，確保訪客的人身安全和財產安全。2.對于來訪的重要訪客，公司應安排專人負責安全保衛工作，確保訪客的安全。3.訪客在公司期間，如發現可疑人員或安全隱患，應及時向前臺工作人員或保安人員報告。六、訪客離開管理1.訪客離開公司時，前臺工作人員應及時通知被訪人員，并提醒被訪人員送別訪客。2.訪客離開公司時，應將訪客證交回前臺工作人員，由前臺工作人員進行注銷。3.前臺工作人員應在《訪客登記表》中記錄訪客的離開時間，并對訪客的離開情況進行檢查，確保公司的財物和設施沒有受到損失。前臺工作規范一、儀容儀表1.前臺工作人員應保持整潔、得體的儀容儀表，穿著公司統一的工作服，佩戴工作牌。2.頭發應梳理整齊，不得留怪異發型；面部應保持清潔，不得化妝過于濃重；手部應保持清潔，不得留長指甲。3.站姿應端正，不得彎腰駝背、東倒西歪；坐姿應端莊，不得蹺二郎腿、抖腿等。二、語言表達1.前臺工作人員應使用文明、禮貌的語言，接待來訪客人時應使用“您好”、“請”、“謝謝”、“對不起”等禮貌用語。2.接聽電話時應使用規范的普通話，語速適中，語調親切，語言表達清晰、準確。3.與同事和其他部門人員溝通時，應使用禮貌、友好的語言，不得使用粗俗、生硬的語言。三、行為舉止1.前臺工作人員應保持良好的行為舉止，不得在工作時間內大聲喧嘩、打鬧、吃東西等。2.接待來訪客人時，應主動起身迎接，微笑服務，不得冷漠對待客人或敷衍了事。3.工作時間內不得處理個人事務，不得使用公司電話、電腦等辦公設備進行私人活動。四、工作紀律1.前臺工作人員應遵守公司的各項規章制度，按時上下班，不得遲到、早退或曠工。2.工作時間內不得擅自離崗、串崗或閑聊，不得做與工作無關的事情。3.不得將公司的機密信息泄露給他人，不得利用工作之便謀取私利。附則一、本制度由人事行政部負責解釋和修訂，自發布之日起生效。二、本制度如有未盡事宜，可根據公司的實際情況進