文件資料歸類管理制度一、總則（一）目的為了加強公司文件資料的規范化管理，提高文件資料的利用效率，確保文件資料的完整性、準確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各崗位在工作中形成的各類文件資料的歸類管理。（三）基本原則1.集中統一原則：公司文件資料實行集中統一管理，由專門的部門或人員負責歸口管理。2.分類科學原則：根據文件資料的來源、內容、形式等特征進行科學分類，便于查找和使用。3.便于利用原則：文件資料的歸類管理應充分考慮實際工作需要，方便員工查閱和利用。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規和公司保密制度，確保文件資料的安全與保密。二、文件資料的分類（一）行政文件1.公司決議：包括董事會決議、總經理辦公會決議等，記錄公司重大決策和事項。2.公司制度：涵蓋公司各項規章制度、管理辦法、操作流程等。3.行政公文：如通知、通報、報告、請示、批復等，用于公司內部及與外部單位的溝通協調。4.會議文件：各類會議的通知、議程、紀要、報告等相關資料。5.工作計劃與總結：公司年度、季度、月度工作計劃和總結，部門及個人的工作計劃與總結。（二）人事文件1.招聘文件：招聘計劃、招聘啟事、應聘人員簡歷、面試評估表、錄用通知等。2.培訓文件：培訓計劃、培訓教材、培訓記錄、培訓考核資料等。3.績效考核文件：績效考核方案、考核指標、考核結果、績效反饋記錄等。4.薪酬福利文件：薪酬體系文件、工資表、福利政策、獎金分配方案等。5.員工檔案：員工個人基本信息、勞動合同、崗位變動記錄、培訓記錄、績效考核記錄、獎懲記錄等。（三）財務文件1.財務制度：財務管理制度、會計核算制度、財務審批流程等。2.預算文件：年度預算報告、預算執行情況分析報告等。3.財務報表：資產負債表、利潤表、現金流量表等月度、季度、年度財務報表。4.費用報銷文件：費用報銷申請單、發票、報銷審批記錄等。5.稅務文件：納稅申報資料、稅務審計報告、稅務優惠申請文件等。（四）業務文件1.市場調研文件：市場調研報告、行業分析報告、競爭對手分析報告等。2.銷售文件：銷售合同、銷售訂單、銷售報表、客戶資料等。3.采購文件：采購計劃、采購訂單、供應商資料、采購合同、驗收報告等。4.生產文件：生產計劃、生產工藝文件、質量檢驗報告、設備維護記錄等。5.研發文件：研發項目計劃、研發報告、技術文檔、專利申請資料等。（五）其他文件1.資質證書文件：公司營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、行業資質證書等。2.榮譽獎項文件：公司獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等相關資料。3.對外合作文件：合作協議、合作項目文件、合作成果報告等。4.法律文件：合同糾紛處理文件、訴訟文件、法律咨詢意見等。5.其他臨時性文件：根據實際工作需要臨時產生的文件資料。三、文件資料的編號（一）編號規則1.行政文件：以“XZ”開頭，后面依次為年份、月份、文件序號，如“XZ202305001”。2.人事文件：以“RS”開頭，后面依次為年份、月份、文件序號，如“RS202305002”。3.財務文件：以“CW”開頭，后面依次為年份、月份、文件序號，如“CW202305003”。4.業務文件：以“YW”開頭，根據業務類型細分編號，如市場調研文件以“YWSC”開頭，銷售文件以“YWXS”開頭等，后面依次為年份、月份、文件序號，如“YWSC202305004”、“YWXS202305005”。5.其他文件：以“QT”開頭，后面依次為年份、月份、文件序號，如“QT202305006”。（二）編號管理1.文件資料編號由歸口管理部門負責統一編制，確保編號的唯一性和系統性。2.編號應在文件資料形成時及時賦予，并在文件資料的首頁或封面顯著位置標注。3.如有文件資料的修訂、補充或廢止，原編號保持不變，在文件資料上注明修訂版本號及修訂日期。四、文件資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.文件資料形成后，承辦人員應及時將文件資料原件或復印件提交給部門文件資料收集人員。3.對于外來文件資料，如上級部門文件、合作單位文件等，由相關部門負責簽收，并及時傳遞給文件資料收集人員。（二）整理要求1.文件資料收集人員應按照本制度規定的分類標準，對收集到的文件資料進行初步分類整理。2.對每份文件資料進行核對，確保文件資料的內容完整、準確，簽字蓋章等手續齊全。3.去除文件資料上的訂書釘、回形針等金屬物品，對破損或褪色的文件資料進行修復或復印。4.按照文件資料的編號順序，將文件資料排列整齊，并在文件資料首頁右上角空白處加蓋“文件資料章”，注明文件資料名稱、編號、日期、頁碼等信息。五、文件資料的歸檔（一）歸檔時間1.一般文件資料應在次年第一季度內完成歸檔。2.重要文件資料、緊急文件資料應及時歸檔，不得拖延。（二）歸檔流程1.文件資料整理完畢后，由部門文件資料收集人員填寫《文件資料歸檔清單》，詳細列出文件資料的名稱、編號、日期、份數等信息。2.將《文件資料歸檔清單》及整理好的文件資料一并提交給公司文件資料歸口管理部門。3.公司文件資料歸口管理部門對提交的文件資料進行審核，核對文件資料的完整性、準確性和分類合理性。審核無誤后，在《文件資料歸檔清單》上簽字確認，并將文件資料存入檔案柜或電子檔案系統。（三）歸檔存儲1.文件資料應按照分類存放于專門的檔案柜中，檔案柜應貼上明顯的標識，注明存放的文件資料類別。2.對于電子文件資料，應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并按照分類建立文件夾進行管理。電子文件資料應定期進行備份，防止數據丟失。3.檔案柜應保持清潔、干燥、通風，防止文件資料受潮、發霉、蟲蛀等。六、文件資料的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司員工因工作需要查閱文件資料，可向文件資料歸口管理部門提出申請。2.查閱涉及公司機密的文件資料，需經公司相關領導批準。3.外部單位因工作需要查閱公司文件資料，需提前向公司提出書面申請，并經公司總經理批準。（二）查閱流程1.查閱人填寫《文件資料查閱申請表》，注明查閱文件資料的名稱、編號、查閱目的等信息。2.將《文件資料查閱申請表》提交給文件資料歸口管理部門負責人審批。3.審批通過后，查閱人在文件資料歸口管理部門工作人員的陪同下，在指定地點查閱文件資料。查閱人不得擅自將文件資料帶出指定地點，不得在文件資料上涂改、標記、損壞。4.查閱完畢后，查閱人應及時將文件資料歸還文件資料歸口管理部門，并在《文件資料查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權限1.公司員工因工作需要借閱文件資料，可向文件資料歸口管理部門提出申請。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。2.借閱涉及公司機密的文件資料，需經公司相關領導批準，并簽訂《文件資料借閱保密協議》。3.外部單位因工作需要借閱公司文件資料，需提前向公司提出書面申請，并經公司總經理批準，同時簽訂《文件資料借閱保密協議》。（四）借閱流程1.借閱人填寫《文件資料借閱申請表》，注明借閱文件資料的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息。2.將《文件資料借閱申請表》提交給文件資料歸口管理部門負責人審批。3.審批通過后，借閱人在文件資料歸口管理部門工作人員處辦理借閱手續，領取文件資料，并在《文件資料借閱登記表》上簽字確認。4.借閱人應妥善保管借閱的文件資料，不得轉借他人，不得擅自復印、摘錄、傳播文件資料內容。如因保管不善造成文件資料丟失、損壞的，應承擔相應的賠償責任。5.借閱期限屆滿，借閱人應及時將文件資料歸還文件資料歸口管理部門，并在《文件資料借閱登記表》上注明歸還日期。如因特殊原因不能按時歸還，應提前辦理續借手續。七、文件資料的保管與保密（一）保管責任1.文件資料歸口管理部門負責文件資料的日常保管工作，確保文件資料的安全與完整。2.檔案管理人員應定期對文件資料進行檢查、清點，發現問題及時報告并處理。（二）保密措施1.嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司機密的文件資料進行嚴格保密。2.檔案管理人員應具備良好的保密意識，不得泄露文件資料的內容。3.在文件資料的查閱、借閱過程中，應采取必要的保密措施，防止文件資料的泄露。4.對于不再使用或已過期的文件資料，應按照公司規定進行銷毀處理，銷毀過程應進行記錄，確保文件資料的徹底銷毀。八、文件資料的清理與銷毀（一）清理期限1.定期對文件資料進行清理，一般每[X]年進行一次全面清理。2.對于已超過保管期限或已無保存價值的文件資料，應及時進行清理。（二）清理流程1.文件資料歸口管理部門制定文件資料清理計劃，明確清理范圍、清理時間、清理方式等。2.檔案管理人員按照清理計劃，對文件資料進行逐一核對，確定需要清理的文件資料清單。3.將需要清理的文件資料清單提交給公司相關領導審批。4.審批通過后，按照公司規定的銷毀