機關檔案管理管理制度一、總則（一）目的為加強機關檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發揮檔案在機關工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關各部門及全體工作人員在工作中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則機關檔案由機關綜合檔案室集中統一管理，各部門不得自行分散保存檔案。2.真實性原則檔案應如實反映機關工作活動的真實情況，確保檔案內容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集機關工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規，對涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的檔案進行保密管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優化檔案管理流程，提高檔案整理、檢索和利用效率，為機關工作和社會利用提供便利。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室綜合檔案室是機關檔案管理的職能部門，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作。其主要職責包括：1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定本機關檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、征集機關各部門形成的各類檔案，對檔案進行分類、整理、編目、裝訂等工作，確保檔案的規范化管理。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設施設備，確保檔案的安全保管。對破損、褪色的檔案及時進行修復和復制，對電子檔案進行定期備份，防止數據丟失。4.定期對檔案進行鑒定，按照規定的程序和標準，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案進行鑒定和銷毀。5.負責檔案的統計工作，建立檔案統計臺賬，及時準確地統計檔案的收進、移出、保管、利用等情況。6.編制檔案檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄、電子檢索系統等，方便檔案的查閱和利用。積極開發檔案信息資源，為機關工作提供參考依據和決策支持。7.組織開展檔案業務培訓和宣傳工作，提高機關工作人員的檔案意識和業務水平。8.負責與上級檔案部門和其他相關單位的檔案業務聯系與交流，接受業務指導和監督檢查。（二）各部門檔案管理人員各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，并協助綜合檔案室做好檔案的查閱利用等工作。其主要職責包括：1.負責收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進行分類、裝訂，定期移交綜合檔案室。2.對本部門移交的檔案進行初步審核，確保檔案材料的齊全完整、準確真實。3.根據工作需要，及時向綜合檔案室查閱檔案資料，并做好查閱登記工作。4.協助綜合檔案室開展檔案整理、編目、鑒定等工作，提供相關檔案信息和資料。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍機關檔案的收集范圍包括：1.上級機關下發的與本機關工作相關的文件、指示、通知、通報等。2.本機關形成的各種文件材料，如黨組（黨委）文件、行政文件、會議文件、工作計劃、總結、報告、統計報表、合同協議、人事檔案、財務檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.下級機關報送的重要文件、請示、報告、統計報表等。4.本機關與其他單位簽訂的合同、協議、合作項目文件等。5.本機關組織的重要會議、活動、調研等形成的文件材料、照片、錄音、錄像等。6.本機關工作人員在工作中形成的具有保存價值的文件材料、工作筆記、書信等。（二）歸檔要求1.各部門應在文件材料形成后及時進行整理，按照檔案分類方案進行分類，確保文件材料的齊全完整、準確真實。2.歸檔文件材料應字跡清晰、簽署完備，禁用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料書寫。紙張應符合檔案保存要求，破損、褪色的文件材料應進行修復或復制。3.歸檔文件材料應按照一定的順序排列，如年度、保管期限、機構（問題）等，便于查閱和管理。4.電子文件應按照國家有關電子文件管理的規定進行整理和歸檔，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。電子文件應與相應的紙質文件同時歸檔，并建立電子文件與紙質文件的關聯關系。（三）移交時間各部門應在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢后移交綜合檔案室。特殊情況需延期移交的，應經綜合檔案室同意。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法機關檔案采用年度機構（問題）保管期限分類法進行整理。1.年度分類將檔案按其形成年度進行分類，不同年度的檔案分別整理。2.機構（問題）分類在每個年度內，按機關內部的機構設置或問題性質進行分類。機構分類時，應保持相對穩定，避免頻繁變動。問題分類時，應根據文件材料的主要內容和性質進行歸類。3.保管期限分類根據檔案的保存價值，將檔案分為永久、定期（長期、短期）三種保管期限。永久保管的檔案主要是反映機關主要職能活動和歷史面貌的重要文件材料；長期保管的檔案是反映機關一般工作活動，在較長時間內對機關工作有查考利用價值的文件材料；短期保管的檔案是在較短時間內對機關工作有參考價值的文件材料。（三）整理步驟1.裝訂對歸檔文件材料進行裝訂，去除金屬物，破損文件應進行修復。2.分類按照年度機構（問題）保管期限的分類方法，對文件材料進行分類。3.編號為每份文件材料編制唯一的檔號，檔號應包括年度、機構（問題）代碼、保管期限代碼、件號等信息。4.編目填寫歸檔文件目錄，包括檔號、文號、責任者、題名、日期、頁數、備注等項目。5.裝盒將編目后的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫相關信息，如年度、機構（問題）、保管期限、起止件號等。五、檔案的保管（一）保管設施綜合檔案室應配備專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。檔案庫房應安裝溫濕度調控設備、消防設備、防盜報警設備等，確保檔案的安全保管。同時，應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒、光盤柜等。（二）庫房管理1.檔案庫房應保持清潔衛生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。2.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。溫濕度超出規定范圍時，應及時采取調控措施。3.檔案庫房應設置專門的管理人員，管理人員應嚴格遵守庫房管理制度，不得在庫房內吸煙、用火、存放易燃、易爆物品等。非檔案管理人員未經允許不得進入檔案庫房。4.定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的保管狀況、數量、質量等。發現問題應及時采取措施進行處理，并做好記錄。（三）檔案裝具管理1.檔案裝具應定期進行檢查和維護，確保其完好無損。對損壞的檔案裝具應及時進行更換或修復。2.檔案裝具應按照檔案分類順序進行排列，便于檔案的查找和利用。3.檔案裝具應標明檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于識別和管理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責人、各部門檔案管理人員及相關業務人員組成。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（二）鑒定標準檔案鑒定應根據國家有關規定和機關實際情況，從檔案的內容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，確定檔案的保存價值和保管期限。具體鑒定標準如下：1.反映機關主要職能活動和歷史面貌的重要文件材料，如黨組（黨委）文件、行政文件、重要會議文件、工作計劃、總結、報告、統計報表等，應永久保管。2.反映機關一般工作活動，在較長時間內對機關工作有查考利用價值的文件材料，如一般性會議文件、業務文件、合同協議等，應長期保管。保管期限一般為15年50年。3.在較短時間內對機關工作有參考價值的文件材料，如臨時性通知、簡報、一般事務性文件等，應短期保管。保管期限一般為5年15年。4.不具備保存價值的文件材料，如重份文件、無查考利用價值的事務性文件等，經鑒定后可以銷毀。（三）鑒定程序1.每年定期對檔案進行鑒定，由檔案管理人員提出初步鑒定意見，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定工作小組對檔案管理人員提出的初步鑒定意見進行審核，必要時可征求相關部門和人員的意見。3.根據審核結果，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定是否需要繼續保存或銷毀。4.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，經機關負責人批準后進行銷毀。銷毀清冊應永久保存。（四）銷毀1.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無法恢復。2.銷毀檔案時，應派兩人以上監銷，并在銷毀清冊上簽字確認。銷毀清冊應注明檔案的名稱、文號、數量、銷毀時間、銷毀方式等信息。3.對電子檔案的銷毀，應按照國家有關電子文件管理的規定進行操作，確保電子檔案數據徹底刪除。七、檔案的統計（一）統計內容檔案統計內容包括檔案的收進、移出、保管、利用等情況。具體統計指標如下：1.檔案收進數量：指本年度接收的各類檔案的數量。2.檔案移出數量：指本年度向其他單位移交或銷毀的檔案數量。3.檔案保管數量：指本年度末實際保管的檔案數量。4.檔案利用人次：指本年度檔案被查閱利用的人次。5.檔案利用卷次：指本年度檔案被查閱利用的卷次。（二）統計方法檔案統計工作應建立健全統計臺賬，定期進行統計。統計數據應準確、及時、完整，不得虛報、瞞報、漏報。檔案管理人員應按照規定的統計報表格式和要求，按時向上級檔案部門和機關領導報送檔案統計報表。八、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應遵循保密、合法、有償的原則。在確保檔案安全和保密的前提下，為機關工作和社會利用提供便利。（二）利用范圍1.機關內部工作人員因工作需要查閱檔案的，可直接到綜合檔案室查閱。2.外單位因工作需要查閱機關檔案的，應持單位介紹信，經機關負責人批準后，方可查閱。查閱重要檔案的，還應報上級主管部門備案。3.涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的檔案，未經批準不得查閱和利用。（三）利用手續1.機關內部工作人員查閱檔案時，應填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內容、利用目的等信息。2.外單位查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經機關負責人批準后，到綜合檔案室辦理查閱手續。查閱申請表應注明查閱單位名稱、查閱人姓名、查閱內容、利用目的、查閱時間等信息。3.查閱檔案時，應在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印、摘錄檔案內容的，應經檔案管理人員同意，并辦理相關手續。4.查閱檔案人員應愛