建筑國企采購管理制度一、總則（一）目的為加強公司采購管理，規范采購行為，確保采購工作高效、有序進行，保障公司工程建設及運營所需物資的及時供應，降低采購成本，提高公司經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各項目的物資采購活動，包括工程建設所需的原材料、構配件、設備等，以及辦公用品、勞保用品等其他物資的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.效益原則：在滿足公司需求的前提下，通過合理的采購策略和流程，降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商都有平等的參與機會，不得偏袒任何一方。4.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資符合公司要求和相關標準。5.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，嚴格履行采購合同，維護公司利益和形象。二、采購組織與職責（一）采購管理部門公司設立采購管理部門，負責公司采購工作的統一管理和協調。其主要職責包括：1.制定和完善公司采購管理制度、流程和標準。2.建立和維護供應商管理體系，對供應商進行評估、選擇、考核和管理。3.編制采購計劃，組織實施采購活動，確保物資按時、按質、按量供應。4.負責采購合同的簽訂、執行、變更和終止等管理工作。5.協調處理采購過程中的糾紛和問題，維護公司合法權益。6.定期對采購工作進行總結和分析，提出改進建議和措施。（二）需求部門各需求部門負責提出物資采購需求，配合采購管理部門進行采購工作。其主要職責包括：1.根據公司業務發展和項目建設需要，準確編制物資采購申請，明確物資的規格、型號、數量、質量要求等。2.參與供應商的考察和評估工作，提供相關意見和建議。3.負責采購物資的驗收工作，確保物資符合要求。4.及時反饋采購物資的使用情況和問題，協助采購管理部門進行后續處理。（三）財務部門財務部門負責采購資金的預算管理、支付審核和賬務處理等工作。其主要職責包括：1.參與編制采購預算，審核采購資金的使用計劃。2.對采購合同的付款條款進行審核，確保付款方式和時間符合公司財務規定。3.按照合同約定及時支付采購款項，做好賬務記錄和核算工作。4.對采購成本進行核算和分析，提供財務數據支持和建議。（四）審計部門審計部門負責對采購活動進行審計監督，確保采購工作合規、公正、透明。其主要職責包括：1.制定采購審計計劃，對采購項目進行定期或不定期審計。2.審查采購制度的執行情況，檢查采購流程是否規范。3.監督采購合同的簽訂、執行和變更情況，核實采購資金的使用和支付情況。4.對采購過程中的違規行為進行調查和處理，提出審計意見和建議。三、采購流程（一）采購申請1.各需求部門根據工作需要和項目進度，填寫《采購申請表》，詳細注明物資名稱、規格型號、數量、需求時間、質量要求、用途等信息，并經部門負責人審核簽字后提交給采購管理部門。2.采購管理部門對采購申請進行匯總和初審，對于不符合規定或不合理的申請，及時與需求部門溝通并退回修改。（二）采購計劃編制采購管理部門根據審核通過的采購申請，結合公司庫存情況、市場供應情況等因素，編制采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格型號、數量、采購時間、采購方式等內容，并報公司領導審批。（三）供應商選擇與管理1.供應商開發采購管理部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。對于新的采購項目，根據采購物資的特點和要求，從供應商數據庫中篩選或開發潛在供應商。2.供應商評估采購管理部門組織相關人員對潛在供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。評估可采用實地考察、問卷調查、樣品檢驗、業績評價等方式進行。3.供應商選擇根據評估結果，采購管理部門選擇確定合格供應商，并與其簽訂《供應商合作協議》，明確雙方的權利和義務。對于重要物資或大額采購項目，應采用招標、競爭性談判等方式選擇供應商。4.供應商管理采購管理部門定期對供應商進行考核評價，考核內容包括交貨期、產品質量、售后服務、價格變動等方面。對于考核不合格的供應商，及時采取警告、暫停合作、終止合作等措施，并重新選擇供應商。（四）采購實施1.采購方式選擇根據采購物資的特點、金額大小、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式。采購方式主要包括招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等。招標采購：適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的物資采購項目。采購管理部門應按照國家有關法律法規和公司規定，編制招標文件，發布招標公告，組織開標、評標、定標等工作。競爭性談判采購：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的物資采購項目，以及技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的物資采購項目等。采購管理部門應確定談判小組，與不少于三家的供應商進行談判，確定成交供應商。詢價采購：適用于采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的物資采購項目。采購管理部門向不少于三家的供應商發出詢價通知書，要求其在規定時間內報價，根據報價情況確定成交供應商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的物資采購項目，以及發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的物資采購項目等。采購管理部門應按照公司規定的程序，與單一供應商進行協商，確定采購價格和合同條款。2.采購合同簽訂采購管理部門根據采購結果，與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、交貨地點、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂后，應及時將合同副本分送需求部門、財務部門等相關部門。3.采購訂單下達采購管理部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購物資的具體要求和交貨時間等信息。采購訂單下達后，應跟蹤訂單執行情況，及時與供應商溝通協調，確保物資按時、按質、按量供應。（五）物資驗收1.驗收準備需求部門在物資到貨前，應做好驗收準備工作，包括制定驗收方案、準備驗收工具和場地等。2.到貨通知采購管理部門在物資到貨前，應及時通知需求部門和相關人員做好驗收準備，并提供物資的相關信息，如供應商名稱、物資名稱、規格型號、數量等。3.驗收實施需求部門組織相關人員按照驗收方案對采購物資進行驗收，驗收內容包括物資的數量、規格型號、質量、外觀等方面。對于重要物資或大型設備，可邀請專業機構或專家進行驗收。驗收過程中，應做好驗收記錄，填寫《物資驗收單》。4.驗收結果處理驗收合格的物資，需求部門應在《物資驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續。驗收不合格的物資，需求部門應及時通知采購管理部門，采購管理部門負責與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。對于因質量問題給公司造成損失的，應按照合同約定追究供應商的違約責任。（六）采購付款1.付款申請采購合同執行完畢，物資驗收合格后，供應商應向采購管理部門提交付款申請，附上采購合同、發票、驗收單等相關資料。采購管理部門對付款申請進行審核，審核無誤后提交給財務部門。2.付款審核財務部門對付款申請進行審核，重點審核采購合同的執行情況、發票的真實性和合法性、驗收單的完整性等。審核無誤后，按照公司財務規定辦理付款手續。3.付款方式采購付款方式應根據采購合同約定執行，一般包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。對于金額較大的采購項目，可采用分期付款方式。四、采購風險管理（一）風險識別與評估采購管理部門定期對采購過程中的風險進行識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質量問題、價格波動、合同糾紛等，并評估風險發生的可能性和影響程度。（二）風險應對措施1.供應商風險管理加強供應商管理，選擇資質信譽良好、實力較強的供應商，并與其簽訂詳細的合作協議，明確雙方的權利和義務。定期對供應商進行考核評價，及時發現和解決供應商存在的問題，對于不合格供應商及時采取措施進行處理。建立供應商風險預警機制，密切關注供應商的經營狀況和市場動態，及時發現潛在風險并采取應對措施。2.質量風險管理嚴格把控采購物資的質量標準，在采購合同中明確質量要求和驗收標準。加強物資驗收工作，確保采購物資符合質量要求。對于重要物資或關鍵設備，可增加檢驗頻次或進行抽檢。建立質量追溯機制，對于出現質量問題的物資，及時追溯供應商責任，采取相應的處理措施。3.價格風險管理關注市場價格動態，定期收集和分析市場價格信息，合理制定采購價格策略。對于價格波動較大的物資，可采用套期保值、簽訂長期合同等方式鎖定價格，降低價格風險。在采購談判中，充分利用市場競爭機制，爭取有利的采購價格。4.合同風險管理加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同內容合法、合規、完整。明確合同雙方的權利和義務，特別是違約責任條款，以保障公司的合法權益。定期對合同執行情況進行跟蹤檢查，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題。建立合同糾紛處理機制，對于發生的合同糾紛，及時采取協商、仲裁、訴訟等方式解決。五、采購監督與考核（一）采購監督1.審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購制度的執行情況、采購流程的規范性、采購合同的簽訂和執行情況等。2.公司內部設立舉報郵箱和電話，接受員工對采購過程中違規行為的舉報。對于舉報信息，及時進行調查核實，嚴肅處理違規行為。（二）采購考