招商禮品采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司招商禮品采購工作，確保禮品采購活動的合理性、合規性與高效性，充分發揮招商禮品在業務拓展中的積極作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有招商禮品的采購活動，包括但不限于各類商務會議、展會、拜訪客戶等招商場景中使用的禮品。（三）基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定，確保采購活動合法合規。2.實用性原則：禮品應具有一定的實用價值，能夠滿足目標客戶的實際需求，提高禮品的使用效率和客戶滿意度。3.針對性原則：根據不同的招商對象、招商場景和業務需求，選擇合適的禮品，體現公司對客戶的關注和尊重。4.預算控制原則：嚴格控制禮品采購預算，確保采購成本在預算范圍內，避免浪費和超支。5.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律規定，杜絕收受供應商賄賂等不正當行為，確保采購過程公正、透明。二、管理職責（一）采購部門1.負責制定禮品采購計劃，根據招商需求和預算安排，選擇合適的禮品供應商。2.組織實施禮品采購工作，與供應商進行商務洽談、簽訂采購合同，并跟進禮品的到貨、驗收等環節。3.定期對禮品采購市場進行調研，收集禮品信息，為公司禮品采購提供參考。4.負責建立和維護禮品采購檔案，包括采購申請、采購合同、發票、驗收報告等相關資料。（二）招商部門1.根據招商活動的具體需求，提出禮品采購申請，明確禮品的種類、規格、數量、預算等要求。2.協助采購部門進行禮品供應商的篩選和評估，提供相關市場信息和客戶反饋。3.參與禮品的驗收工作，對禮品的質量、適用性等進行確認。（三）財務部門1.負責審核禮品采購預算，確保預算的合理性和準確性。2.對禮品采購費用進行核算和報銷，嚴格執行財務審批流程，確保資金使用合規。3.定期對禮品采購成本進行分析和監控，提供財務數據支持和建議。（四）審計部門1.對禮品采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購行為是否公正透明、采購成本是否合理等。2.對發現的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保禮品采購活動規范運行。三、禮品采購流程（一）采購申請1.招商部門根據招商活動計劃和業務需求，提前填寫《招商禮品采購申請表》，詳細說明禮品的用途、種類、規格、數量、預算等信息，并提交至采購部門。2.《招商禮品采購申請表》應經招商部門負責人審核簽字后，報分管領導審批。審批通過后，申請表原件交采購部門作為采購依據，復印件留存招商部門備案。（二）采購計劃制定采購部門收到經審批的《招商禮品采購申請表》后，結合公司禮品采購預算和市場供應情況，制定禮品采購計劃。采購計劃應明確禮品的具體名稱、規格、數量、預計采購時間、采購預算等內容，并報采購部門負責人審核。（三）供應商選擇與評估1.采購部門根據禮品采購計劃，通過多種渠道收集禮品供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對收集到的供應商進行初步篩選，建立供應商名錄。篩選標準包括供應商的信譽度、產品質量、價格水平、供貨能力、售后服務等方面。3.采購部門組織相關人員（如招商部門代表、財務人員等）對入圍供應商進行實地考察或評估。考察內容包括供應商的生產經營狀況、質量管理體系、倉儲物流情況等。4.根據考察評估結果，確定最終的禮品供應商，并與其簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利義務、禮品規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式等條款。（四）采購執行1.采購部門根據采購合同要求，向供應商下達采購訂單，明確采購禮品的具體要求和交貨時間。2.采購人員應及時跟進采購訂單的執行情況，與供應商保持密切溝通，確保禮品按時、按質、按量供應。如遇供應商交貨延遲、產品質量問題等異常情況，應及時與供應商協商解決，并向采購部門負責人匯報。3.供應商交貨前，采購部門應通知招商部門、財務部門等相關人員做好驗收準備工作。（五）驗收1.禮品到貨后，采購部門組織招商部門、財務部門等相關人員按照采購合同和驗收標準進行驗收。驗收內容包括禮品的數量、規格、質量、外觀等方面。2.驗收人員應認真填寫《招商禮品驗收報告》，詳細記錄驗收情況。如驗收合格，驗收人員應簽字確認；如發現問題，應及時與供應商溝通協商解決，并在驗收報告中注明問題詳情和處理意見。3.對于驗收不合格的禮品，采購部門應及時通知供應商進行更換或補貨，直至驗收合格為止。因供應商原因導致的驗收不合格，由此產生的費用和損失由供應商承擔。（六）入庫與領用1.驗收合格的禮品應及時辦理入庫手續，由倉庫管理人員按照禮品類別、規格、數量等進行分類存放，并建立禮品庫存臺賬。2.招商部門根據實際需要，填寫《招商禮品領用申請表》，注明領用禮品的名稱、規格、數量、用途等信息，經招商部門負責人審核簽字后，到倉庫辦理領用手續。3.倉庫管理人員根據《招商禮品領用申請表》發放禮品，并在庫存臺賬上記錄禮品的領用情況。（七）報銷與結算1.采購人員憑采購合同、發票、驗收報告等相關憑證，按照公司財務報銷制度辦理禮品采購費用的報銷手續。報銷憑證應真實、合法、有效，且與采購合同和驗收情況相符。2.財務部門對采購費用報銷進行審核，審核通過后予以報銷付款。付款方式應按照采購合同約定執行，如支票、轉賬、電匯等。3.采購部門應定期與供應商進行對賬結算，確保雙方賬目清晰。如發現賬目差異，應及時與供應商核對原因，協商解決。四、禮品采購預算管理（一）預算編制1.公司每年年初根據上一年度招商禮品采購情況和本年度招商計劃，由財務部門牽頭，會同采購部門、招商部門等相關部門編制招商禮品采購預算。2.招商禮品采購預算應明確各項禮品采購的預計金額、采購時間、采購用途等內容，并按照不同的招商項目和活動進行分類編制。3.預算編制過程中，應充分考慮市場價格波動、業務需求變化等因素，確保預算的合理性和準確性。預算編制完成后，報公司管理層審批。（二）預算執行1.采購部門應嚴格按照經審批的招商禮品采購預算執行采購任務，不得擅自突破預算。如因特殊情況需要調整預算，應按照公司預算調整流程進行申請和審批。2.財務部門應加強對禮品采購預算執行情況的監控，定期對預算執行進度進行分析和通報。對于預算執行偏差較大的項目，應及時查找原因，采取有效措施加以糾正。（三）預算調整1.在預算執行過程中，如遇市場價格大幅波動、招商活動計劃變更等原因導致原預算無法滿足實際需求時，采購部門應及時提出預算調整申請。2.預算調整申請應詳細說明調整的原因、調整的金額、調整后的預算安排等內容，并附相關證明材料。預算調整申請經采購部門負責人審核簽字后，報財務部門審核，再報公司管理層審批。3.經審批后的預算調整申請作為預算執行和費用報銷的依據，采購部門應嚴格按照調整后的預算執行采購任務。五、禮品管理與使用（一）禮品庫存管理1.倉庫管理人員應定期對禮品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點內容包括禮品的數量、規格、質量、存放位置等方面。2.盤點結束后，倉庫管理人員應編制《招商禮品庫存盤點報告》，詳細記錄盤點情況。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的賬務處理和實物調整。3.禮品庫存應按照先進先出的原則進行管理，避免禮品積壓過期。對于長期積壓或不再使用的禮品，應及時清理并報公司相關部門審批處理。（二）禮品使用登記1.招商部門在領用禮品時，應詳細登記禮品的領用時間、領用人員、禮品用途、領用數量等信息。禮品使用登記記錄應妥善保存，以備查詢。2.招商人員在使用禮品過程中，應嚴格按照公司規定的用途使用禮品，不得擅自挪作他用。如因業務需要調整禮品用途，應提前向招商部門負責人報告，并經批準后方可使用。（三）禮品使用效果跟蹤1.招商部門應定期對禮品的使用效果進行跟蹤和評估，了解客戶對禮品的滿意度和反饋意見。跟蹤評估方式可包括問卷調查、客戶回訪、業務數據分析等。2.根據禮品使用效果跟蹤評估結果，總結經驗教訓，為今后的禮品采購和使用提供參考依據。對于效果較好的禮品，可考慮繼續采購使用；對于效果不佳的禮品，應及時調整采購策略。六、監督與檢查（一）內部審計監督1.審計部門定期對招商禮品采購活動進行內部審計，檢查采購流程是否合規、采購行為是否公正透明、采購成本是否合理、禮品管理與使用是否規范等方面。2.審計部門在審計過程中，有權查閱相關文件資料、詢問相關人員、實地查看禮品庫存等。對于審計發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）采購部門自查1.采購部門應建立健全禮品采購內部自查機制，定期對采購工作進行自查自糾。自查內容包括采購流程執行情況、供應商管理情況、采購合同履行情況、禮品驗收情況等方面。2.采購部門在自查過程中，如發現問題應及時采取措施加以整改，并將自查情況和整改結果報公司相關部門備案。（三）違規處理1.對于違反本制度規定的采購行為和相關人員，公司將視情