酒店合同類管理制度一、總則1.目的為加強酒店合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護酒店合法權益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于酒店與自然人、法人及其他組織簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同、勞動合同等。3.基本原則依法合規原則：合同的簽訂、履行等應符合國家法律法規及相關政策的要求。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權益。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理職責1.合同管理部門及職責法務部門負責合同的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規進行把關。參與重大合同的談判、起草工作，提供法律意見和建議。處理合同糾紛，代表酒店參與訴訟、仲裁等法律程序。業務部門負責合同的前期調查、談判、起草工作，確保合同內容符合業務實際需求。負責合同的履行跟蹤，及時解決合同履行過程中出現的問題。配合法務部門處理合同糾紛，提供相關業務資料和證據。財務部門參與合同涉及財務條款的審核，確保合同財務條款合理、合規。負責合同款項的收付管理，監督合同款項的支付情況。提供財務數據和分析，為合同管理決策提供支持。行政部門負責合同文本的統一編號、歸檔管理，建立合同臺賬。協助業務部門辦理合同簽訂所需的相關手續，如蓋章、登記等。負責合同管理相關文件的收發、傳遞和保管。2.合同管理人員職責熟悉國家法律法規和酒店合同管理制度，具備相應的法律知識和業務能力。負責合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等環節的具體工作。及時收集、整理、歸檔合同相關資料，建立健全合同管理檔案。定期對合同管理工作進行總結和分析，提出改進建議和措施。三、合同簽訂管理1.合同簽訂流程合同立項業務部門根據工作需要提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的名稱、對方當事人、合同標的、數量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等主要內容，并附上相關背景資料和初步談判情況。合同審批《合同立項申請表》經業務部門負責人審核簽字后，提交法務部門進行合法性審查。法務部門對合同條款的合法性、合規性進行審查，提出審查意見，并將審查通過的合同申請表及合同草案提交財務部門進行財務審核。財務部門對合同涉及的財務條款進行審核，如付款方式、結算周期、發票開具等，確保財務條款合理、合規，并出具財務審核意見。經法務部門和財務部門審核通過的合同申請表及合同草案，提交酒店總經理審批。總經理根據合同的重要性、風險程度等因素進行審批，簽署審批意見。合同簽訂合同經審批通過后，業務部門負責與對方當事人進行合同簽訂。合同簽訂人員應確保合同文本與審批通過的合同草案一致，不得擅自修改合同條款。合同簽訂時，應加蓋酒店公章或合同專用章。合同文本一式多份，分別由業務部門、法務部門、財務部門、行政部門等留存歸檔。2.合同條款審查要點合法性條款：確保合同內容符合國家法律法規的強制性規定，避免出現違法條款。權利義務條款：明確合同雙方的權利和義務，條款應具體、明確、可操作，避免模糊不清或歧義。價格條款：明確合同價款或報酬的金額、支付方式、結算周期等，確保價格合理、公平。質量條款：詳細約定合同標的的質量標準、驗收方式等，確保質量條款明確、可衡量。違約責任條款：明確雙方違約的情形及應承擔的違約責任，違約責任應具有可操作性和合理性。爭議解決條款：約定合同爭議的解決方式，如協商、仲裁或訴訟，并明確具體的仲裁機構或管轄法院。3.合同簽訂注意事項簽訂合同前，應認真審查對方當事人的主體資格、經營范圍、資信狀況等，確保對方具有簽訂合同的能力和信譽。合同文本應使用規范的語言文字，避免使用模糊、歧義或容易引起爭議的表述。合同簽訂過程中，應嚴格按照審批流程進行，不得越級審批或擅自簡化審批程序。合同簽訂后，應及時將合同副本分發給相關部門，確保各部門了解合同內容，做好合同履行的準備工作。四、合同履行管理1.合同履行跟蹤業務部門負責合同履行的跟蹤管理，指定專人負責合同履行情況的監督和檢查。合同履行跟蹤人員應定期與對方當事人溝通，了解合同履行進度，及時掌握合同履行過程中出現的問題。對于合同履行過程中出現的異常情況，如對方未按時履行義務、產品質量問題、價格調整等，合同履行跟蹤人員應及時向業務部門負責人報告，并采取相應的措施進行處理。2.合同變更管理合同履行過程中，如需變更合同內容，業務部門應填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容及對合同履行的影響，并附上相關證明材料。《合同變更申請表》經業務部門負責人審核簽字后，提交法務部門進行合法性審查。法務部門對合同變更條款的合法性、合規性進行審查，提出審查意見，并將審查通過的合同變更申請表及變更后的合同草案提交財務部門進行財務審核。財務部門對合同變更涉及的財務條款進行審核，如付款方式、結算周期、發票開具等，確保財務條款合理、合規，并出具財務審核意見。經法務部門和財務部門審核通過的合同變更申請表及變更后的合同草案，提交酒店總經理審批。總經理根據合同變更的具體情況進行審批，簽署審批意見。合同變更經審批通過后，業務部門負責與對方當事人簽訂合同變更協議，并按照變更后的合同履行。3.合同終止管理合同履行完畢或出現法定終止情形時，業務部門應填寫《合同終止申請表》，詳細說明合同終止的原因、時間及相關事項，并附上相關證明材料。《合同終止申請表》經業務部門負責人審核簽字后，提交法務部門進行合法性審查。法務部門對合同終止條款的合法性、合規性進行審查，提出審查意見，并將審查通過的合同終止申請表提交財務部門進行財務結算審核。財務部門對合同終止涉及的財務款項進行結算審核，如應收應付賬款的清理、發票開具等，確保財務結算準確、合規，并出具財務結算審核意見。經法務部門和財務部門審核通過的合同終止申請表，提交酒店總經理審批。總經理根據合同終止的具體情況進行審批，簽署審批意見。合同終止經審批通過后，業務部門負責與對方當事人辦理合同終止手續，如交接合同標的物、清理往來款項等。行政部門負責對合同終止相關資料進行歸檔管理。五、合同糾紛處理1.糾紛預防加強合同管理，嚴格按照合同簽訂流程和審批程序簽訂合同，確保合同條款明確、合法、有效。加強合同履行跟蹤，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題，避免糾紛的發生。定期組織合同管理人員進行法律法規培訓，提高合同管理人員的法律意識和業務水平。2.糾紛處理流程合同糾紛發生后，業務部門應及時收集相關證據材料，如合同文本、往來函件、送貨單、驗收單、發票等，并填寫《合同糾紛處理申請表》，詳細說明糾紛的原因、經過、爭議焦點及處理建議。《合同糾紛處理申請表》經業務部門負責人審核簽字后，提交法務部門。法務部門對合同糾紛進行分析研究，制定糾紛處理方案，并組織相關人員進行協商談判。協商談判過程中，應充分聽取業務部門、財務部門等相關部門的意見和建議。如協商談判無法解決合同糾紛，法務部門應及時代表酒店提起訴訟或申請仲裁，并負責處理訴訟或仲裁相關事宜。在訴訟或仲裁過程中，業務部門、財務部門等相關部門應積極配合法務部門，提供必要的證據材料和支持。3.糾紛處理原則依法依規原則：合同糾紛的處理應嚴格按照國家法律法規及相關政策的要求進行，維護酒店的合法權益。公平公正原則：在合同糾紛處理過程中，應堅持公平公正的原則，客觀、公正地處理糾紛，不得偏袒任何一方。協商解決優先原則：盡量通過協商談判解決合同糾紛，協商解決不成的，再考慮通過訴訟或仲裁等方式解決。六、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，業務部門應及時將合同文本及相關資料提交給行政部門進行歸檔。合同相關資料包括合同立項申請表、審批意見、合同變更申請表、終止申請表、往來函件、送貨單、驗收單、發票等。行政部門應指定專人負責合同檔案的收集工作，確保合同檔案資料的完整性和準確性。2.檔案整理行政部門對收集到的合同檔案資料進行整理，按照合同類別、簽訂時間、編號等進行分類歸檔。合同檔案應建立電子檔案和紙質檔案，電子檔案應按照規定的格式和命名規則進行存儲，紙質檔案應進行裝訂成冊，并編制檔案目錄。3.檔案保管行政部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，確保合同檔案的安全保管。合同檔案應按照國家檔案管理的有關規定進行保管，保管期限根據合同的性質和重要程度確定。一般合同檔案的保管期限為[X]年，重要合同檔案的保管期限為[X]年。定期對合同檔案進行清查盤點，確保檔案的完整性和準確性。如發現檔案丟失、損壞等情況，應及時采取措施進行處理。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱的原因、內容、范圍等，并經業務部門負責人或相關領導審批。行政部門根據審批意見，為查閱人員提供合同檔案查閱服務。查閱人員應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或進行涂改、復印、拍照等行為。查閱完畢后，查閱人員應及時將合同檔案歸還行政部門，并在《合同檔案查閱登記表》上簽字確認。七、監督與考核1.監督檢查酒店定期對合同管理工作進行監督檢查，檢查內容包括合同簽訂、履行、變更、終止等環節的合規性，合同檔案管理的完整性和準確性等。監督檢查可采取定期檢查和不定期抽查相結合的方式進行。定期檢查每年至少進行[X]次，不定期抽查根據工作需要隨時進行。對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。2.考核評價建立合同管理工作考核評價制度，對合同管理部門及合同管理人員的工作進行考核評價。考核評價指標包括合同簽訂的合規性、合同履行的情況、合同糾紛的處理結果、合同檔案